Mietrecht-Ratgeber: Die wichtigsten Fristen für Nebenkostenabrechnungen

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Wer zur Miete wohnt oder selbst vermietet, für diejenigen heißt es im Regelfall: Einmal im Jahr wird über die Nebenkosten abgerechnet, soweit zusätzlich zur monatlichen Kaltmiete eine Vorauszahlung der Betriebskosten (Nebenkosten) vereinbart wurde, wie in den meisten Fällen.
Welche Fristen im Rahmen dieser Nebenkostenabrechnung für Vermieter*innen und Mieter*innen gelten und was passiert, wenn diese nicht eingehalten werden, soll im Folgenden dargestellt werden. 

Inhalt

1. Nebenkostenabrechnung Frist Vermieter*innen
   1. Abrechnungszeitraum Nebenkosten
   2. Die Abrechnungsfrist
      1. Auszug des*der Mieter*in
   3. Rechtzeitiger Zugang der Nebenkostenabrechnung
   4. Folgen einer verspäteten Nebenkostenabrechnung
   5. Sonderfälle
2. Nebenkostenabrechnung Frist Mieter*innen
   1. Frist für Nachzahlung oder Guthaben
   2. Ausbleibende oder fehlerhafte Nebenkostenabrechnung
      1. Keine Nebenkostenabrechnung
      2. Widerspruch Nebenkostenabrechnung
   3. Nebenkostenabrechnung Verjährung
   4. Noch ein letzter Tip

Nebenkostenabrechnung Frist Vermieter*innen

Die zentrale gesetzliche Regelung, die festlegt, welche Zeiträume und Fristen bei der Nebenkostenabrechnung zu beachten sind, ist § 556 Abs. 3 BGB. Dort heisst es, dass Vermieter*innen jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen haben und diese dem*der Mieterin „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums“ mitteilen müssen.

Abrechnungszeitraum Nebenkosten

Der Zeitraum, für den die Betriebskostenabrechnung erstellt wird, darf demnach maximal 12 Monate betragen. Nebenkostenabrechnungen über einen längeren Zeitraum sind ungültig und berechtigen den*die Mieter*in, eine etwaige Nachzahlung zu verweigern.  In den meisten Fällen wird das Kalenderjahr selbst, 1. Januar bis 31. Dezember, als Abrechnungszeitraum gewählt. Jedoch kann auch ein anderer Zeitraum im Mietvertrag vereinbart werden, beispielsweise vom 1. Juni eines Jahres bis zum 31. Mai des Folgejahres. Wann ein Mietverhältnis beginnt oder endet, ist irrelevant. Der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nie überschreiten.

Ist beispielsweise das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum vereinbart und der*die Mieter*in zieht zum 1. November ein, so wäre eine Nebenkostenabrechnung, die über den Zeitraum 1. November bis 31. Dezember des Folgejahres erstellt wird, unzulässig, weil sie 14 Monate umfasst. Zulässig wäre es aber, die Abrechnung über einen kürzeren Zeitraum zu erstellen. In diesem Beispiel wäre eine Nebenkostenabrechnung vom 1. November bis 31. Dezember desselben Jahres möglich. 

Die Abrechnungsfrist

Hat der*die Vermieter*in die Jahresabrechnung erstellt, muss sie dem*der Mieter*in spätestens 12 Monate nach Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums schriftlich, d.h. in Textform (per Post, Mail oder Fax) zugestellt worden sein.  Gilt also das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum, muss dem*der Mieter*in die Nebenkostenabrechnung spätestens am 31.Dezember des Folgejahres vorliegen. Beispielsweise müsste die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2018 spätestens am 31. Dezember 2019 zugehen. Für den Abrechnungszeitraum vom 1. Juni 2017 bis 31. Mai 2018 müsste die Abrechnung spätestens am 31. Mai 2019 vorliegen.

Auszug des*der Mieter*in

Wann das Mietverhältnis endet, ob mitten im Jahr oder am Ende des Jahres, das beeinflusst die Abrechnungsfrist nicht. Zieht der*die Mieter*in also beispielsweise am 31. März 2019 aus und wurde das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum festgelegt, hat der*die Vermieter*in bis zum 31.12.2020 Zeit, dem*der ehemaligen Mieter*in die Nebenkostenabrechnung für 2019 zukommen zu lassen. Einziger Unterschied: er*sie darf natürlich nur anteilig für die Monate Januar bis März 2019 die Nebenkosten berechnen.

Rechtzeitiger Zugang der Nebenkostenabrechnung

Die erstellte Nebenkostenabrechnung muss dem*der Mieter*in rechtzeitig vorliegen. Entscheidend ist, wann sie ihm*ihr zugegangen ist und nicht, wann sie abgeschickt wurde. Fällt das Fristende auf einen Werktag, muss die Abrechnung an diesem Tag bis spätestens 24 Uhr vorliegen. Fällt der Tag, an dem die Frist endet, jedoch auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, gilt etwas anderes. Nach § 193 BGB verschiebt sich das Fristende dann auf den nächsten Werktag. Wurde also das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum vereinbart und fällt der 31. Dezember auf einen Samstag oder Sonntag, endet die Frist, an dem die Nebenkostenabrechnung dem*der Mieter*in spätestens vorliegen muss, erst am 2. Januar. Achtung, der 31. Dezember ist kein gesetzlicher Feiertag, der 1.1. aber schon!

Folgen einer verspäteten Nebenkostenabrechnung

Liegt dem*der Mieter*in die jährliche Nebenkostenabrechnung nach Ablauf der 12 Monate nicht vor, oder ist sie verspätet zugegangen, kann der*die Vermieter*in etwaige Nachforderungen nicht mehr geltend machen, § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. Das bedeutet, dass Mieter*innen nicht bezahlen müssen, sollte sich eine Nachzahlung aus der Abrechnung ergeben haben. Hat sich hingegen ein Guthaben für den*die Mieter*in ergeben, bleibt der Anspruch auf dessen Auszahlung in jedem Fall bestehen.

Sonderfälle

Etwas anderes ergibt sich nur, wenn den*die Vermieter*in für die Verspätung der Nebenkostenabrechnung keine Schuld trifft. In diesem Fall bleibt sein*ihr Anspruch auf etwaige Nachforderungen bestehen, obwohl die Nebenkostenabrechnung dem*der Mieter*in verspätet zugegangen ist. Solche Ausnahmefälle sind beispielsweise eine lange Krankheit des*der Vermieter*in, eine unbekannte Nachsendeadresse des*der Mieter*in nach Auszug, ein Poststreik oder, wenn wichtige Belege für die Berechnung nicht rechtzeitig vorlagen, jedoch muss sich der*die Vermieter*in ernsthaft um diese Belege bemüht haben. 

Nebenkostenabrechnung Frist Mieter*innen

Auch für Mieter*innen gibt es Fristen im Rahmen der Nebenkostenabrechnung, die sie kennen und einhalten sollten.

Frist für Nachzahlung oder Guthaben

Ergibt sich aus der jährlichen Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung des*der Vermieter*in, muss diese innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung beglichen werden, wenn keine individuelle Zahlungsfrist durch den*die Vermieter*in festgelegt wurde. Hat sich ein Guthaben für den*die Mieter*in ergeben, muss dieses ebenfalls innerhalb von 30 Tagen ausgezahlt werden. Eine Verrechnung des Guthabens mit künftigen Nebenkostenvorauszahlungen ist ebenfalls möglich und kann vereinbart werden.

Ausbleibende oder fehlerhafte Nebenkostenabrechnung

Kommt die Jahresabrechnung über die Nebenkosten verspätet an, müssen Mieter*innen, wie bereits erwähnt, eine Nachforderung nicht bezahlen. Das Anrecht auf ein Guthaben bleibt bestehen. Doch was ist zu tun, wenn die Nebenkostenabrechnung komplett ausbleibt oder ungerechtfertigt hoch erscheint? 

Keine Nebenkostenabrechnung

Erstellt der*die Vermieter*in überhaupt keine Nebenkostenabrechnung, handelt er*sie zu seinem*ihrem eigenen Nachteil, soweit sich eine Nachzahlung für den*die Mieter*in ergeben hätte. Jedoch ist es äußerst ärgerlich für Mieter*innen, wenn eine Rückzahlung zu erwarten ist. Fakt ist, dass Mieter*innen einen Anspruch auf die jährliche Erstellung einer Nebenkostenabrechnung haben. Bleibt diese aus, besteht zunächst die Möglichkeit, alle zukünftigen Nebenkosten (aber nicht die gesamte Miete) einzubehalten und den*die Vermieter*in darüber zu informieren. Zudem sollte dem*der Vermieter*in eine Frist gesetzt werden, innerhalb der die Nebenkostenabrechnung erstellt und zugesandt werden soll. Achtung: die einbehaltenen Nebenkosten sollten nicht ausgegeben werden, denn sobald der*die Vermieter*in die Abrechnung erstellt und zugesandt hat, müssen die Nebenkosten wieder beglichen werden.  Passiert weiterhin nichts, bleibt am Ende nur noch der Klageweg. Hierbei unbedingt die dreijährige Verjährungsfrist beachten (siehe 3. Nebenkostenabrechnung Verjährung).

Widerspruch Nebenkostenabrechnung

Es kann passieren, dass Mieter*innen die Nebenkostenabrechnung ungerechtfertigt hoch oder fehlerhaft vorkommt. In diesem Fall ist eine Überprüfung äußerst ratsam. Alle relevanten Belege können vom*von der Vermieter*in angefordert und eingesehen werden. Sollte sich ein*e Mieter*in eine eigene Prüfung nicht zutrauen, kann er*sie die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen, etwa von einem Anwalt oder anderen Experten. Werden Fehler entdeckt und eine zu hohe Nachforderung festgestellt, sollte unbedingt Widerspruch eingelegt werden. Mieter*innen haben dafür 12 Monate nach Erhalt der entsprechenden Nebenkostenabrechnung Zeit, so sagt es das Gesetz in § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Trotz der langen Widerspruchsfrist sollten Mieter*innen sich aber nicht allzu viel Zeit lassen. Zwar ist es möglich, noch Widerspruch einzulegen, wenn die Nachforderung bereits bezahlt wurde, in diesem Fall haben Mieter*innen einen Rückforderungsanspruch. An der Tatsache, dass eine Nachforderung in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung beglichen werden muss, ändert sich jedoch nichts. Bei einer festgestellten fehlerhaften Nachforderung ergeben sich zwei Möglichkeiten: Entweder der*die Mieter*in bezahlt die gesamte geforderte Nachforderung, legt aber gleichzeit Widerspruch ein und weist darauf hin, dass er sich das Recht vorbehält, die getätigte Zahlung oder die Differenz zurück zu fordern (Zahlung unter Vorbehalt). Oder der*die Mieter*in legt innerhalb der 30-Tages-Frist Widerspruch ein und bezahlt nur den (geringeren) Teil der Nebenkostennachforderung, der sich bei einer ordnungsgemäßen Überprüfung ergeben hat. Behält der*die Mieter*in Recht, muss er*sie das zu viel bezahlte Geld nicht langwierig zurückfordern. 

Nebenkostenabrechnung Verjährung

Auch die Verjährungsfrist sollte im Rahmen einer Betriebskostenabrechnung nicht außer Acht gelassen werden. Für beide Parteien gilt: Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung sind nach 3 Jahren verjährt, § 195 BGB, d.h. sie können dann nicht mehr geltend gemacht werden. Fristbeginn ist jeweils das Ende der Abrechnungsfrist, § 199 Abs. 1 BGB. Ein Beispiel: Vereinbarter Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr. Die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2018 muss dem*der Mieter*in damit spätestens am 31. Dezember 2019 zugehen. Die Verjährungsfrist für alle Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung beginnt dann am 1. Januar 2020 (und zwar unabhängig davon, ob die Abrechnung dem*der Mieter*in bereits früher vorliegt, etwa am 5. September 2019) und endet am 1. Januar 2023. Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung, muss der*die Vermieter*in die Nachforderung innerhalb dieser drei Jahre geltend machen. Wichtig: wurde hingegen die Abrechnungsfrist nicht eingehalten (geht die Abrechnung also zum Beispiel erst am 15. Januar 2020 zu), ist auch die Verjährungsfrist hinfällig, eine Nachforderung ist dann ohnehin ausgeschlossen.  Hat sich ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung ergeben und nimmt der*die Vermieter*in die Rückzahlung nicht von sich aus vor, muss der*die Mieter*in das Guthaben ebenfalls innerhalb dieser drei Jahre einfordern. Und schließlich muss auch die Erstellung der Nebenkostenabrechnung innerhalb von diesem Zeitraum vom*von der Vermieter*in gefordert werden, wenn die Nebenkostenabrechnung ganz ausbleiben sollte.

Noch ein letzter Tipp

Vermieter*innen und Mieter*innen sollten immer in Schriftform (per Post, Mail oder Fax) kommunizieren. Insbesondere bei der Einhaltung der Fristen einer Nebenkostenabrechnung oder eines Widerspruchs kommt es auf den (rechtzeitigen) Zugang an, der im Streitfall nachgewiesen werden muss.