Nebenkostenabrechnung prüfen

Ratgeber: Nebenkostenabrechnung / Betriebskostenabrechnung prüfen

(Lesezeit: ca. 16 Minuten)

Die Abrechnung der Nebenkosten (auch: Betriebskosten) zählt zu den häufigsten Streitpunkten zwischen Mieter*innen und Vermieter*innen. Dabei kommt es vor allem auf die im Mietvertrag festgelegten Vereinbarungen an. Die klare Vorgabe, dass eine Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung übersichtlich und nachvollziehbar sein muss, schlägt sich in der Realität oft nicht nieder. Ist diese Transparenz nicht gegeben oder erscheint die Rechnung als zu hoch oder fehlerhaft, empfiehlt sich eine anwaltliche Beratung und Prüfung.

Das Wichtigste in Kürze

• Ob und welche Nebenkosten von Vermieter*innen auf Mieter*innen umgelegt werden, bestimmt der Mietvertrag.
• In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist genau geregelt, welche Nebenkosten von Vermieter*innen umgelegt werden können und welche nicht.
• Für die Umlage und Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten gelten besondere Vorschriften.
• Die Nebenkostenabrechnung muss übersichtlich und nachvollziehbar gestaltet sein.
• Vermieter*innen müssen den Mieter*innen die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem vereinbarten Abrechnungszeitraum zukommen lassen.
• Nach Fristablauf ist keine Nachforderung mehr durchsetzbar.
• Mieter*innen haben ein Recht, die Abrechnungsbelege zur Nebenkostenabrechnung einzusehen.
• Mieter*innen haben das Recht innerhalb von 12 Monaten Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung zu erheben.

Inhaltsverzeichnis

1. Nebenkosten für Haus und Wohnung als „Zweite Miete“
2. Welche Nebenkosten sind umlagefähig und wie können diese von Vermieter*innen auf die Mieter*innen umgelegt werden?
   1. Umlagefähige Nebenkosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV)
   2. Nicht umlagefähige Kosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV)
   3. Wie dürfen Vermieter*innen die umlagefähigen Kosten auf die Mieter*innen umlegen?
      1. Umlageschlüssel (auch: Verteilerschlüssel)
      2. Besonderheiten bei der Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten
3. Wie muss eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung aussehen?
4. Welchen Abrechnungszeitraum müssen der Vermieter*innen einhalten?
5. Innerhalb welchen Zeitraums müssen Vermieter*innen den Mieter*innen die Nebenkostenabrechnung zukommen lassen?
6. Wurde von den Vermieter*innen der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet?
7. Haben Mieter*innen ein Recht auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen?
8. Möglichkeit der Mieter*innen Einwendungen / Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung geltend zu machen
   1. Frist für Mieter*innen Einwendungen zu erheben
   2. Form der Einwendungen
   3. Begründung der Einwendungen
   4. Frist der Mieter*innen die geforderte Nachforderung zu begleichen
9. Ist es Vermieter*innen möglich, die Nebenkostenvorauszahlungen zu erhöhen?
10. Nebenkostenabrechnung Frist (Fristen für Vermieter*innen und Mieter*innen)
11. Fazit: Nebenkostenabrechnung online prüfen lassen

Nebenkosten für Haus und Wohnung als „Zweite Miete“

Zusätzlich zur monatlichen, im Mietvertrag festgelegten Mietzahlung, müssen die meisten Mieter*innen eines Hauses oder einer Wohnung Nebenkosten, welche vielen auch als „zweite Miete“ bekannt sind, zahlen.

Ob Mieter*innen tatsächlich Nebenkosten zu zahlen haben, welche dies genau sind, und in welcher Form sie das tun müssen, ob als Pauschale (Nebenkostenpauschale) oder als Vorauszahlung (Nebenkostenvorauszahlungen), muss im Mietvertrag, der zwischen Vermieter*innen und Mieter*innen abgeschlossen wurde, geregelt sein.

Sind im Mietvertrag neben der vereinbarten monatlichen Miete keine Nebenkosten aufgeführt, gilt die Bruttomiete (Inklusivmiete) und die Mieter*innen müssen, mit Ausnahme der Heiz- und Warmwasserkosten, zusätzlich keine Nebenkosten zahlen.

Sind Nebenkosten im Mietvertrag aufgeführt, müssen diese genau aufgelistet sein, oder es muss im Mietvertrag auf § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) verwiesen sein. Eine allgemeine Formulierung im Mietvertrag, die besagt, dass Mieter*innen alle Nebenkosten zu tragen haben, reicht nicht aus und ist rechtlich unwirksam.

Die Zahlung von Nebenkosten kann, je nachdem was im Mietvertrag vereinbart wurde, durch eine Pauschale oder durch monatliche Vorauszahlungen erfolgen (§ 556 Abs. 2 BGB).

Bei Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale zahlen Mieter*innen einen festen Pauschalbetrag unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Dies bedeutet, dass weder Vermieter*innen noch Mieter*innen Nachzahlungen oder Rückzahlungen verlangen können. Eine zusätzliche Nebenkostenabrechnung ist dann nicht zulässig. Eine Ausnahme gilt für die Heizkosten und Kosten für Warmwasser, die nicht durch eine Nebenkostenpauschale abgedeckt werden dürfen.

Bei einer Vereinbarung von monatlichen Vorauszahlungen hingegen, sind Vermieter*innen gemäß § 556 Abs. 3 BGB dazu verpflichtet, über die tatsächlich verbrauchten, umlagefähigen Nebenkosten, jährlich eine Abrechnung (sog. Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung) zu erstellen.

Fallen die tatsächlichen Kosten dann höher aus als die geleisteten Vorauszahlungen, können Vermieter*innen von Mieter*innen Nachzahlungen verlangen und die Vorauszahlungen gemäß § 560 BGB für den nächsten Abrechnungszeitraum erhöhen.

Fallen die tatsächlichen Kosten hingegen niedriger aus, müssen der Vermieter*innen den Mieter*innen die zu viel gezahlten Vorauszahlungen zurückzahlen und die Mieter*innen können von den Vermieter*innen die Zahlung eines geringeren Vorauszahlungsbetrags für den nächsten Abrechnungszeitraum verlangen.

Welche Nebenkosten sind umlagefähig und wie können diese von Vermieter*innen auf die Mieter*innen umgelegt werden?

Grundsätzlich ist bei den Nebenkosten im eigentlichen Sinne zwischen den Nebenkosten und den Betriebskosten zu unterscheiden. Bei den Nebenkosten handelt es sich um alle Kosten, die den Vermieter*innen durch den Besitz, die Instandhaltung sowie die Verwaltung ihres Wohneigentums entstehen.

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist in § 556 jedoch geregelt, dass Vermieter*innen nicht die Gesamtkosten, sondern nur einen Teil dieser Kosten, die sogenannten Betriebskosten, auf die Mieter*innen umlegen dürfen. Diese sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) explizit aufgeführt.

Da sich im Bereich des Mietrechts jedoch der Begriff Nebenkosten durchgesetzt hat, werden in der Praxis auch die Betriebskosten zumeist als Nebenkosten und deren Abrechnung als Nebenkostenabrechnung bezeichnet.

In § 556 Abs. 1 S. 2 BGB, sowie § 1 BetrKV ist definiert, das Betriebskosten die Kosten sind, die den Eigentümer*innen durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Dies bedeutet, dass Vermieter*innen nur solche Kosten umlegen können, die ihnen laufend entstehen und einmalige Kosten nicht.

Welche Kosten das genau sind, ist in § 2 BetrKV geregelt. Dieser enthält eine abschließende Aufzählung aller umlagefähigen Kosten im Sinne des § 1 BetrKV. Dies bedeutet, dass Vermieter*innen Kosten, die dort nicht aufgeführt sind, auch nicht auf die Mieter*innen umlegen können.

Umlagefähige Nebenkosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV)

Insgesamt sind in § 2 BetrKV siebzehn umlagefähige Kostenpositionen aufgeführt.

Dies sind unter anderem die laufenden öffentliche Lasten des Grundstücks, wie die jährlich anfallende Grundsteuer. Außerdem Versicherungsbeiträge für eine Gebäudeversicherung gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden und Versicherungsbeiträge für eine Glasversicherung. Des Weiteren eine Haftpflichtversicherung für das Gebäude und den Aufzug. Ist eine Ölheizung vorhanden, ist auch eine Versicherung für den Öltank auf die Mieter*innen umlegbar.

Ebenso sind Heizkosten als umlagefähige Kostenposition aufgeführt, für deren Abrechnung besondere rechtliche Vorgaben gelten, die in der Heizkostenverordnung (HeizkVO) festgehalten sind. Aufgrund der besonderen Vorschriften die für die Verbrauchserfassung und die Umlage von Heizkosten gelten, ist es weitgehend üblich, dass spezialisierte Dienstleister von den Vermieter*innen damit beauftragt werden, die Heizkostenabrechnung für Mieter*innen zu erstellen. Die durch solche Firmen in Rechnung gestellten Kosten, können ebenfalls als Nebenkosten aus dem Bereich Heizung auf die Mieter*innen umgelegt werden.

Des Weiteren sind in § 2 BetrKV folgende umlagefähige Kostenpositionen aufgeführt:

• Kosten der Wasserversorgung
• Kosten der Entwässerung
• Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
• Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Kosten der Gartenpflege
• Kosten der Beleuchtung
• Kosten der Schornsteinreinigung
• Kosten für den Hauswart
• Kosten für den Betrieb der Gemeinschaftsantennenanlage oder Breitbandnetzes
• Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten

Unter die letzte Kostenposition „sonstige Kosten“ fallen gemäß § 2 BetrKV alle weiteren denkbaren Nebenkosten im Sinne des § 1BetrKV die nicht ausdrücklich in § 2 BetrKV genannt sind.

Bisher anerkannte umlagefähige Kosten im Sinne des § 1 BetrKV sind hierbei unter anderen die Reinigungskosten von Dachrinnen, die Wartungskosten von Alarmanlagen, Videoanlagen, Rauchmeldern, Lüftungsanlagen, Blitzableitern, und Aufzügen, sowie die Kosten für den Betrieb von Klimaanlagen oder Schwimmbädern.

Sonstigen Kosten dürfen jedoch nur von Vermieter*innen auf die Mieter*innen umgelegt werden, wenn diese konkret im Mietvertrag aufgeführt sind. Eine pauschale Bezeichnung als „sonstige Kosten“, reicht nicht aus.

Grundsätzlich können Vermieter*innen auch eigens erbrachte Leistungen abrechnen. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Vermieter*innen von den Mieter*innen nur das verlangen, was sie einer anderen Person oder Unternehmen für diese Leistung hätten bezahlen müssen.

Nicht umlagefähige Nebenkosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV)

In § 1 Abs. 2 BetrKV ist definiert, welche Kosten nicht zu den auf die Mieter*innen umlegbaren Nebenkosten der Immobilienbewirtschaftung gehören. Dies sind Kostenpositionen wie Reparatur- und Instandsetzungsmaßnahmen, Bankgebühren und Verwaltungskosten.

Wie dürfen Vermieter*innen die umlagefähigen Nebenkosten auf die Mieter*innen umlegen?

Umlageschlüssel (auch: Verteilerschlüssel)

Die Kosten dürfen von Vermieter*innen nicht beliebig, sondern nur nach dem Umlageschlüssel (auch: Verteilerschlüssel), der im Mietvertrag für die jeweiligen Kostenpositionen vereinbart wurde, umgelegt werden. Anhand des Umlageschlüssels legen Vermieter*innen fest, nach welchem Maßstab sie die einzelnen Nebenkosten auf die Mieter*innen umlegen.

Grundsätzlich können Vermieter*innen diesen zu Beginn des Mietverhältnisses für die einzelnen Kostenpositionen frei wählen und im Mietvertrag festlegen. Hierbei müssen sie auch nicht den gerechtesten Umlageschlüssel auswählen. Nur bei manchen Kostenarten sind sie gesetzlich verpflichtet nach einem bestimmten Umlageschlüssel, oder verbrauchsabhängig abzurechnen.

Ebenfalls dürfen Vermieter*innen durch die Wahl des Umlageschlüssels keinen finanziellen Vorteil erlangen. Sie sind beispielsweise nicht berechtigt, den Leerstand einer Wohnung auf die Mieter*innen umzulegen, sondern müssen diesen selbst tragen.

In der Praxis gängige Umlageschlüssel, welche von den Vermieter*innen auch miteinander kombiniert werden können, sind:

• Wohnfläche
• Kubikmeteranzahl des umbauten Raums
• Verbrauch
• Personenzahl
• Wohneinheit

Wurde im Mietvertrag kein Umlageschlüssel vereinbart, sind die Nebenkosten gemäß § 556a Abs. 1 BGB nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen, mit Ausnahme von Nebenkosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter*innen abhängen. Diese sind gemäß § 556a Abs. 1 S. 2 BGB nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.

Besonderheiten bei der Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten

Die freie Vereinbarung des Umlageschlüssels gilt nicht für die Abrechnung der Heizkosten und Kosten für Warmwasser, die meistens den Großteil der Betriebskosten ausmachen, sondern für diese gelten die Vorschriften der Heizkostenverordnung (HeizKVO).

Nach dieser dürfen Vermieter*innen, wenn sie die Umlage von Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung im Mietvertrag vereinbart haben, den Umlageschlüssel nicht frei wählen, sondern müssen einen prozentualen Teil der Heizkosten und Kosten für Warmwasser nach Verbrauch abrechnen. So sieht die Heizkostenverordnung vor, dass mindestens 50 %, höchstens 70 % der umgelegten Heizkosten als Verbrauchskosten zu berechnen sind und bei bestimmten älteren Gebäuden die Heizkosten zu 70 % nach Verbrauch umzulegen sind. Der andere, verbrauchsunabhängige Teil, ist nach der Wohnfläche zu verteilen. Auf der Abrechnung werden die Anteile als Verbrauchskostenanteil und als Grundkostenanteil ausgewiesen.

Durch diese Regelung sollen Mieter*innen die Gelegenheit haben, durch das Einsparen von Heizenergie einen spürbaren wirtschaftlichen Vorteil zu erlangen.

Haben Vermieter*innen die Heiz- und Warmwasserkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, haben Mieter*innen gemäß § 12 der Heizkostenverordnung das Recht, die auf sie anfallenden Prozente der Heiz- und Warmwasserkosten um 15 % zu kürzen. Dabei dürfen Mieter *innen nicht die gesamten auf sie entfallenden Heiz-und Warmwasserkosten kürzen, sondern nur die Kosten, die Vermieter*innen entgegen der Heizkostenabrechnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet haben.

Wie muss eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung aussehen?

Eine Nebenkostenabrechnung muss übersichtlich und nachvollziehbar gestaltet sein, damit die Mieter*innen dazu in der Lage sind, diese auf Fehler zu überprüfen.

Die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit einer Nebenkostenabrechnung hat der Bundesgerichtshof jedoch in seiner Entscheidung zum Aktenzeichen BGH VIII ZR 93/15, die am 20.01.2016 verkündet worden ist, gelockert. Den Vermieter*innen einer Wohnanlage wurde gestattet, nicht alle Zwischenschritte einer Berechnung zu dokumentieren, sodass die Mieter*innen, um diese Berechnung prüfen zu können, Belegeinsicht, also Einsicht in die zugrundeliegenden Belege, nehmen müssen.

Zuvor hatten die obersten deutschen Zivilrichter in ständiger Rechtsprechung die Ansicht vertreten, dass alle Rechenschritte von der Summe der verbrauchten Gelder bis zur Umlage, für die einzelnen Mieter*innen aus der Abrechnung erkennbar sein müssten.

Aufgrund der neuen Situation, ist die Beauftragung eines*einer Expert*in, der*die die Nebenkostenabrechnung und die Fristen prüft, noch wichtiger geworden. Falls Sie einem Mieterverein angehören, können Sie sich bei Fragen und Problemen auch an diesen wenden.

Grundsätzlich sollte aus der Nebenkostenabrechnung für die Mieter*innen klar hervorgehen, wie hoch die Gesamtkosten sind, wie diese auf die Mieter*innen umgelegt werden (Umlageschlüssel), welcher prozentuale Anteil von den Mieter*innen zu tragen ist und wie die Nebenkostenvorauszahlungen angerechnet wurden.

Welchen Abrechnungszeitraum müssen Vermieter*innen einhalten?

Vermieter*innen müssen den richtigen Abrechnungszeitraum eingehalten haben.

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 1 BGB sind Vermieter*innen dazu verpflichtet, jährlich über die Nebenkosten eine Abrechnung zu erstellen. Der Abrechnungszeitraum beträgt somit höchstens zwölf Monate und darf nicht überschritten werden. Dieser muss jedoch nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen, sondern es sind auch andere Abrechnungszeiträume zulässig. Ausschlaggebend ist der Abrechnungszeitraum, der im Mietvertrag vereinbart wurde.

Wurde der Abrechnungszeitraum von höchstens zwölf Monaten von den Vermieter*innen überschritten, ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam und die Vermieter*innen können eventuelle Ansprüche auf Nachzahlungen nicht mehr geltend machen.

Im Einzelfall können die Vermieter*innen jedoch einen kürzeren Abrechnungszeitraum wählen, beispielsweise dann, wenn die Mieter*innen erst im Laufe und nicht zu Beginn der Abrechnungsperiode in das Mietobjekt eingezogen sind. In solch einem Fall kann der Abrechnungszeitraum dann ausnahmsweise weniger als zwölf Monate betragen.

Innerhalb welchen Zeitraums müssen Vermieter*innen den Mieter*innen die Nebenkostenabrechnung zukommen lassen?

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 2 BGB sind Vermieter*innen dazu verpflichtet, den Mieter*innen die Nebenkostenabrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums mitzuteilen.

Wurden die Nebenkosten nach Kalenderjahr abgerechnet und endet der Abrechnungszeitraum somit am 31. Dezember, dann muss die Nebenkostenabrechnung den Mieter*innen spätestens zum 31. Dezember des Folgejahres zugegangen sein. Hierbei ist der Eingang bei den Mieter*innen ausschlaggebend und nicht die Postabgabe. Die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang tragen die Vermieter*innen.

Nach Ablauf dieser gesetzlich vorgeschriebenen Frist, können Vermieter*innen keine möglichen Ansprüche auf Nachzahlungen mehr geltend machen, es sei denn, sie haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, § 556 Abs. 3 S. 3 BGB.

Ein Nichtvertreten seitens der Vermieter*innen liegt beispielsweise dann vor, wenn die Mieter*innen an einen den Vermieter*innen unbekannten Ort verzogen sind und die Vermieter*innen von diesem noch nicht über die neue Adresse informiert wurden. Liegt ein solcher Fall vor, ist die Nebenkostenabrechnung noch wirksam und die Vermieter*innen können Ansprüche aus dieser geltend machen.

Unberührt von einem fristgerechten Zugang der Nebenkostenabrechnung bleibt der Anspruch der Mieter*innen auf Auszahlung eines Guthabens. Zudem können diese auch nach Fristablauf noch das Nachreichen der Nebenkostenabrechnung von den Vermieter*innen verlangen.

Wurde von den Vermieter*innen der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachtet?

Vermieter*innen sind gemäß § 556 Abs. 3 S. 1 BGB dazu verpflichtet, bei der Abrechnung der Nebenkosten den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (auch: Wirtschaftlichkeitsgebot) zu beachten. Dies bedeutet, dass sie auf ein vernünftiges Kosten-Nutzen Verhältnis Rücksicht nehmen müssen, damit für die Mieter*innen keine unnötigen Kosten entstehen.

Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit bedeutet jedoch nicht , dass die Vermieter*innen immer auf das günstigste Angebot zurückgreifen müssen (LG Hannover, Urteil vom 31.01.2002, 3 S 1268/01-81, WUM 2003 S. 450).

Grundsätzlich haben Vermieter*innen bei der Auswahl einen Ermessensspielraum, was bedeutet, dass sie zwischen Preis und Qualität abwägen können und beispielsweise aufgrund einer höheren Qualität durchaus auch der teurere Auftrag angemessen sein kann.

Die Darlegungs- und Beweislast für einen Verstoß der Vermieter*innen gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit liegt jedoch bei den Mieter*innen, das heißt sie müssen einen Verstoß belegen können.

Hierbei reicht ein einfaches Bestreiten der Angemessenheit der Kosten sowie pauschale Behauptungen nicht aus, sondern die Mieter*innen müssen nachvollziehbar darlegen und beweisen können, dass gleichwertige Angebote und Leistungen zu einem geringeren Preis zur Verfügung gestanden hätten, beziehungsweise dass die Kosten unangemessen und nicht ortsüblich sind.

Haben Mieter*innen ein Recht auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen?

Damit die Mieter*innen die Nebenkostenabrechnung richtig auf Fehler überprüfen können, steht diesen ein Recht auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen (Rechnungen, Belege, Steuerunterlagen und Verträge) zu, die sogenannte Belegeinsicht. Vermieter*innen sind jedoch nicht verpflichtet, die Abrechnungsunterlagen für die Mieter*innen der Nebenkostenabrechnung beizulegen. Sie, oder die von ihnen beauftragte Hausverwaltung, müssen den Mieter*innen, oder einem von ihnen mitgebrachten Fachmann, die Einsichtnahme lediglich am Wohnsitz der Vermieter*innen oder in den Räumen der Hausverwaltung gestatten.

Ist die Nebenkostenabrechnung für die Mieter*innen ohne Einsicht in die Unterlagen anderer Mieter*innen nicht nachvollziehbar, so dürfen sie auch diese einsehen (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).

Der Anspruch der Mieter*innen auf Einsicht in die Abrechnungsunterlagen umfasst auch die Erstellung von Fotokopien der Abrechnungsunterlagen mit technischen Hilfsmitteln (Landgericht Potsdam, Urteil vom 17.08.2011, AZ: 4 S 31/11).

Vermieter*innen hingegen sind grundsätzlich nicht zur Verfügungsstellung von Fotokopien der Abrechnungsunterlagen verpflichtet, auch dann nicht, wenn die Mieter*innen hierfür die Kosten übernehmen (BGH, Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05).

Nur in besonderen Ausnahmefällen haben Mieter*innen ein Recht auf die Verfügungsstellung von Fotokopien der Abrechnungsunterlagen und zwar dann, wenn diesen eine Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in den Räumen der Vermieter*innen oder deren Hausverwaltung, nicht zugemutet werden kann. Sei es, aufgrund Krankheit, Alter, Streitigkeiten mit den Vermieter*innen oder räumlicher Entfernung (BGH ZMR 2006, 361). In einem solchen Fall müssen die Mieter*innen jedoch die Kosten für die Kopien übernehmen. Aktuell wird von den Gerichten eine Erstattung von 0,25 Euro pro Kopie als angemessen angesehen (Landgericht Berlin, Urteil vom 11.06.2014, AZ: 65 S 233/13).

Möglichkeit der Mieter*innen Einwendungen / Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung geltend zu machen

Haben Mieter*innen Zweifel an der Fehlerfreiheit der Nebenkostenabrechnung können sie Einwendungen (Widerspruch) gegen diese geltend machen.

Frist für Mieter*innen Einwendungen zu erheben

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 5 BGB können Mieter*innen die Einwendungen innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung geltend machen.

Die Frist Einwendungen zu erheben endet hierbei am Tag genau zwölf Monate nach Zugang der Nebenkostenabrechnung und nicht erst am Ende des Kalendermonats (LG Berlin, Urteil v. 25. 10. 2016, AZ: 63 S 35/16). Dies bedeutet, dass wenn den Mieter*innen die Nebenkostenabrechnung beispielsweise am 15.03.2017 zugegangen ist, die Einwendungsfrist am 15.03.2018 endet.

Diese Einwendungsfrist gilt jedoch nach der einheitlichen Rechtsprechung nur dann, wenn den Mieter*innen eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vorliegt.

Nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist können Mieter*innen gemäß § 556 Abs. 3 S. 6 BGB keine Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung mehr geltend machen, es sei denn sie haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Ein Nichtvertreten seitens der Mieter*innen liegt dann vor, wenn diese keine Schuld an der verspäteten Erhebung der Einwendungen trifft. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn denMieter*innen von den Vermieter*innen nicht rechtzeitig Einblick in die Abrechnungsbelege gewährt wurde, zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung Drittbeauftragte den Mieter*innen diese verspätet zukommen haben lassen, oder den Mieter*innen aus gesundheitlichen Gründen eine fristgerechte Prüfung nicht möglich war.

Die Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 S. 5 BGB gilt auch dann, wenn die Mieter*innen Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung geltend machen, die sie in den vergangenen Jahren schon erhoben hatten. Auch diese müssen erneut und innerhalb der Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 S. 5 BGB erhoben werden (BGH, Urteil vom 12.05.2010, AZ: VIII ZR 185/09).

Haben Mieter*innen Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung erhoben, müssen die Vermieter*innen diese überprüfen. Sollten die Einwendungen berechtigt sein, haben die Vermieter*innen die Nebenkostenabrechnung entsprechend zu korrigieren und die korrigierte Form der Nebenkostenabrechnung den Mieter*innen zukommen zu lassen.

Form der Einwendungen

Die Einwendungen der Mieter*innen bedürfen keiner besonderen Form. Sie können sowohl mündlich, schriftlich, per E-Mail oder Fax erfolgen. Dennoch sollten Mieter*innen den Vermieter*innen die Einwendungen aus Beweissicherungsgründen schriftlich zukommen lassen, denn diese tragen die Pflicht nachzuweisen, dass die Einwendungen fristgerecht bei den Vermieter*innen eingegangen sind.

Zu empfehlen ist ein Einschreibebrief oder die persönliche Übergabe an die Vermieter*innen. Bei persönlicher Abgabe sollten sich die Mieter*innen den Zugang zum Nachweis auf einer Kopie des Schreibens quittieren lassen.

Begründung der Einwendungen

Die von den Mieter*innen im Schreiben an die Vermieter*innen erhobenen Einwendungen, müssen genau begründet sein. Allgemeine Behauptungen sind nicht ausreichend (AG Berlin-Mitte, Urteil vom 21.01.2015, AZ: 17 C 247/14). Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Formulierung oder Fragen hierzu haben, können Sie sich gegebenenfalls von Ihrer Mietervereinigung beraten lassen.

Frist der Mieter*innen die geforderten Nachforderungen zu begleichen

Wichtig zu beachten ist, dass das Einlegen von Einwendungen die Mieter*innen nicht von der Pflicht befreit, die geforderten Nachforderungen zu begleichen (BGH ZMR 2006, 358).

Die Frist für die Fälligkeit einer Nebenkostenabrechnung beträgt 30 Tage. Das bedeutet, dass die geforderten Nachforderungen spätestens ein Monat nach dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung beglichen sein müssen, da die Mieter*innen andernfalls in Zahlungsverzug geraten.

Auch die Vermieter*innen müssen den Mieter*innen einen eventuellen Rückzahlungsbetrag innerhalb der 30 Tage zurückzahlen.

Ist es Vermieter*innen möglich, die Nebenkostenvorauszahlungen zu erhöhen?

Stellt sich bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung heraus, dass die von den Mieter*innen monatlich geleisteten Vorauszahlungen nicht ausgereicht haben, können die Vermieter*innen diese gemäß § 560 Abs. 4 BGB nach der Abrechnung der Nebenkosten durch einseitige Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Vermieter*innen können die Anpassung sowohl in der Nebenkostenabrechnung als auch in einer extra Erklärung an die Mieter*innen einfordern.

Begründen müssenVermieter*innen die Anpassung nicht und die Mieter*innen müssen dieser auch nicht zustimmen. Bezüglich der Angemessenheit, ist sich an der Nebenkostenabrechnung des Vorjahres zu orientieren.

Die Mieter*innen schulden die erhöhten Vorauszahlungen dann mit Beginn des auf die Erklärung der Vermieter*innen folgenden übernächsten Monats. Eine rückwirkende Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen ist den Vermieter*innen nicht gestattet.

Nebenkostenabrechnung Frist (Fristen für Vermieter*innen und Mieter*innen)

Im Folgenden sind noch einmal die wichtigsten Fristen (für Vermieter*innen und Mieter*innen) zur Nebenkostenabrechnung zusammengefasst und anschaulich in einer Grafik dargestellt.

Fristen für Vermieter*innen:

• Abrechnungszeitraum für die Nebenkostenabrechnung: Maximal 12 Monate (Als Maßstab wird oft das Kalenderjahr genommen).
• Abrechnungsfrist für Vermieter*innen: Innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Innerhalb dieser Frist dürfen Vermieter*innen die Nebenkostenabrechnung auch noch im Nachhinein (auch nach Abgabe an die Mieter*innen) verbessern. Die verbesserte Nebenkostenabrechnung ersetzt dann die vorherige Nebenkostenabrechnung.
• Verjährungsfrist für Ansprüche der Vermieter*innen aus der Nebenkostenabrechnung: 3 Jahre.

Fristen für Mieter*innen:

• Frist der Mieter*innen Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung zu erheben (Widerspruchsfrist): Ab Zugang der Nebenkostenabrechnung 12 Monate. Sinnvoll ist es für die Mieter*innen dann Einwendungen zu erheben, wenn die Abrechnungsfrist der Vermieter*innen abgelaufen ist, denn zu diesem Zeitpunkt dürfen die Vermieter*innen die Nebenkostenabrechnung nicht mehr zu ihrem Vorteil verbessern, sind aber zugunsten der Mieter*innen dazu verpflichtet, diese nachzubessern.

Fazit: Nebenkostenabrechnung online prüfen lassen

Nebenkostenabrechnungen bzw. Betriebskostenabrechnungen enthalten oft Fehler, da z.B. der zu zahlende Anteil der Grundsteuer, die Kosten für die Straßenreinigung, Wasserversorgung oder Wartungskosten falsch berechnet wurden. Dadurch können nicht nur den Mieter*innen widerrechtlich Kosten entstehen. Eine mangelhafte Nebenkostenabrechnung / Betriebskostenabrechnung kann auch den Vermieter*innen schaden und das Mietverhältnis unnötig belasten.

Gehen Sie daher auf Nummer sicher und lassen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung / Betriebskostenabrechnungen zum Festpreis von unseren Expert*innen online auf Fehler überprüfen!

Interessante Informationen zum Thema gewerbliche Nebenkostenabrechnung (Betriebskostenabrechnung) entnehmen Sie auch unserem Ratgeber "Besonderheiten der Nebenkostenabrechnung (auch: Betriebskostenabrechnung) im Gewerbemietverhältnis".

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