Gewerbliche Nebenkostenabrechnung prüfen

Ratgeber: Gewerbliche Nebenkostenabrechnung

(Lesezeit: Ca. 9 Minuten)

Im Gewerbemietrecht zählt die Abrechnung der Nebenkosten (auch: Betriebskosten) zu den häufigsten Streitpunkten zwischen Mieter und Vermieter. Im Vergleich zur Nebenkostenabrechnung (auch: Betriebskostenabrechnung) im Wohnraummietverhältnis, gibt es jedoch einige Besonderheiten zu beachten, mit denen sich folgender Ratgeber befasst.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Nebenkostenumlage (auch: Betriebskostenumlage) muss vertraglich festgelegt werden, ansonsten ist keine geschuldet.
• Die vertraglichen Vereinbarungen unterliegen dem Transparenzgebot und Bestimmtheitsgrundsatz: Der Mieter muss erkennen können, welche Nebenkosten umgelegt werden. 
• Im gewerblichen Mietverhältnis können weitaus mehr Nebenkosten wirksam auf den Mieter umgelegt werden. Eine grenzenlose Umlegung ist jedoch unzulässig.
• Die Ausschlussfrist für die Nebenkostenabrechnung aus dem Wohnraummietverhältnis gilt nicht im gewerblichen Mietverhältnis.
• Der Mieter hat ein Druckmittel, um den Vermieter zur Abrechnung zu bewegen: Das Zurückbehaltungsrecht gemäß §273 BGB.

Inhaltsverzeichnis

1. Nebenkostenabrechnung bei Gewerbemietverträgen
2. Fristen der gewerblichen Betriebskostenabrechnung
3. Verjährung der Ansprüche aus gewerblicher Nebenkostenabrechnung
4. Inhaltliche Prüfung der Nebenkostenabrechnung für gewerbliche Mieter
   4.1 Grundsätzliches zur Prüfung der gewerblichen Nebenkostenabrechnung
   4.2 Prüfung der Heizkostenabrechnung
   4.3 Grundsteuern und Versicherung
   4.4 Prüfung bei Mischnutzung der Immobilie
5. Handlungsmöglichkeiten des gewerblichen Mieters
6. Fazit: Gewerbliche Nebenkostenabrechnung online prüfen lassen

1. Nebenkostenabrechnung bei Gewerbemietverträgen

Im Gegensatz zu Wohnmietverträgen wird bei gewerblichen Mietverträgen vom Gesetzgeber nicht von einer schwächeren und einer stärkeren Partei ausgegangen. Im Wohnraummietrecht ist der Mieter typischerweise wissensmäßig benachteiligt - er muss daher (im Auge des Gesetzgebers) stärker geschützt werden. Damit sind stärkere Regeln bezüglich der Rechte des Mieters, Ausschlussfristen und Auskunftsansprüche verbunden - und vor allem: Nur begrenzt umlagefähige Nebenkosten.

Dieser letzte Punkt ist entscheidend in der Abgrenzung der gewerblichen Miete und der Wohnraummiete. Denn bei gewerblichen Mietverträgen wird vom Gesetzgeber - trotz rechtspolitischer Diskussionenen, ob dies tatsächlich der Fall ist -  davon ausgegangen, dass sich gleichberechtigte Parteien gegenüberstehen - zwei Unternehmer, die beide gleich schutzbedürftig sind.

Durch die Annahme des Gesetzgebers ergeben sich einige Besonderheiten, besonders im Bezug auf die gewerbliche Nebenkostenabrechnung. So sind mehr Posten umlagefähig und die Fristen verändern sich. Allerdings ist auch der gewerbliche Mieter seinem Vermieter keinesfalls schutzlos ausgeliefert. Dazu mehr unter Punkt 4.

Bezüglich der gewerblichen Nebenkostenabrechnung im Ganzen ergeben sich folgende Punkte:

• Bei der Vermietung von Gewerberaum sind, da die Schutzvorschrift des § 556 BGB im gewerblichen Mietrecht nicht gilt, mehr Nebenkostenarten umlagefähig, als es die Betriebskostenverordnung eigentlich zulässt. Zum Beispiel darf der Vermieter im Gewerbemietrecht auch Verwaltungs- und Instandhaltungskosten als "sonstige Kosten" umlegen, was in der Wohnraummiete nicht möglich ist.
•  Um Nebenkosten überhaupt umlegen zu können, muss im Gewerbemietvertrag eine Vereinbarung zu diesen Nebenkosten vorliegen. Ansonsten ist es dem Vermieter nicht erlaubt, die Nebenkosten umzulegen bzw. eine monatliche Vorauszahlung zu verlangen.
• Es sind zwei Wege möglich, die Nebenkosten wirksam zu vereinbaren: Entweder verweist der Vermieter pauschal auf § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV), womit fast sämtliche dort angegebenen Posten automatisch umgelegt werden oder der Vermieter listet die einzelnen umgelegten Posten im Detail auf.

Gemäß § 2 Ziffern 1 bis 16 BetrKV gehören zu den umlagefähigen Nebenkosten folgende Kosten:

• die Entwässerungkosten
• die Straßenreinigungs- und Müllbeseitigungskosten
• die Kosten der Wasserversorgung
• die Kosten für den Hauswart
• die Kosten der Beleuchtung
• die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
• die Kosten der Heizungsversorgung
• die Kosten der Schornsteinreinigung.

Die in der Betriebskostenverordnung aufgezählten Posten beziehen sich allerdings nur auf die Wohnraummiete. Im Gewerbemietrecht fallen häufig weitere Kosten an. So fallen zum Beispiel in Einkaufzentren neben den normalen Nebenkostenpositionen weitere Positionen, wie die Reinigung der Innenbereiche, Kosten einer Lüftung- und Klima-Anlage, Kosten der Bewirtschaftung der Parkplätze und deren Instandhaltung, Fassadenreinigung und so weiter an. Möchte der Vermieter diese zusätzlichen Kosten, wie zum Beispiel die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, umlegen (im Sinne der Nr. 17. des § 2 BetrKV "sonstige Kosten"), muss er diese detailliert im Mietvertrag angeben. Dabei müssen zwei wichtige Grundsätze beachtet werden: Der Bestimmtheitsgrundsatz und das Transparenzgebot. Das heißt, die weiteren Posten müssen so bestimmt angegeben werden, dass der Mieter erkennen kann, was genau abgerechnet wird und gleichzeitig so transparent sein, dass der Mieter sie nachvollziehen und kalkulieren kann. Ein einfacher Verweis auf die "sonstigen Kosten" im Sinne der BetrKV reicht nicht aus und ist unwirksam

2. Fristen der gewerblichen Betriebskostenabrechnung

Bezüglich der Erstellung der Nebenkostenabrechnung besteht, anders als im Wohnraummietverhältnis, keine Ausschlussfrist (BGH, Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07).

Zwar wurde inzwischen auch im gewerblichen Mietverhältnis die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB, welche im Wohnraummietverhältnis gilt, zur Erstellung der Abrechnung als "angemessen" anerkannt, allerdings entfällt bei Überschreiten dieser Frist nicht zwingend der Anspruch auf Nachforderungen, wie es im Wohnraummietverhältnis gemäß § 556 Abs. 3 S. 3 BGB der Fall ist. Das bedeutet, der Vermieter kann im Gewerbemietrecht auch noch nach Ende der 12 Monatfrist die Abrechnung erstellen und etwaige Nachforderungen verlangen.

3. Verjährung der Ansprüche aus gewerblicher Nebenkostenabrechnung

Ansprüche aus der gewerblichen Nebenkostenabrechnung unterliegen der Verjährungsfrist des § 195 BGB. Somit verjähren Ansprüche wegen Nebenkostenvorauszahlungen oder Nebenkostennachforderungen, ebenso wie Ansprüche auf Erstattung von zu viel gezahlter Nebenkosten, innerhalb von 3 Jahren. Gemäß § 199 Abs. 1 BGB beginnt die Verjährungsfrist, soweit nicht ein anderer Verjährungsbeginn bestimmt ist, mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.

Im Einzelfall können aber viele weitere Punkte zu einer Verlängerung der Verjährungsfrist führen, z.B. weil über Rück- oder Nachzahlungen verhandelt wurde. Im Zweifel kann ein Anwalt die Verjährungsfrist rechtssicher bestimmen.

4. Inhaltliche Prüfung der Nebenkostenabrechnung für gewerbliche Mieter

4.1 Grundsätzliches zur Prüfung der gewerblichen Nebenkostenabrechnung

Um eine Nebenkostenabrechnung effektiv überprüfen zu können, benötigt der Mieter Erfahrung und Überblick. Die Hilfe eines Rechtsanwaltes zeigt häufig Schwachstellen solcher Berechnungen auf, die von weniger sachkundigen und qualifizierten Prüfern übersehen werden können.

Die praktische Kenntnis des Mietraumumfelds kann allerdings auch eine wichtige Rolle spielen. Bei größeren Gebäudeanlagen werden manchmal mehrere Gebäude eines Vermieters verwaltet. Falls nicht in allen Gebäuden der gleiche Standard herrscht, muss dies bei der Abrechnung beachtet werden. Fahrstuhlkosten dürfen beispielsweise nur dann umgelegt werden, wenn in dem Gebäude, in dem sich die Gewerbemietfläche befindet, ein Fahrstuhl vorhanden ist. Eine Kostenumlage für den Hausmeister setzt voraus, dass ein solcher im Bedarfsfall angesprochen werden kann. Es ist nicht notwendig, dass seine Dienste in der Abrechnungsperiode von jedem Mieter in Anspruch genommen worden sind. Anders ist es, wenn Kosten der Ungezieferbeseitigung in der Nebenkostenabrechnung mit aufgeführt werden. Hier ist der konkrete Befall des eigenen Mietkomplexes mit Ungeziefer Voraussetzung. Die im Einzelnen aufzuführenden Maßnahmen müssen konkret durchgeführt worden sein. Zur Prüfung steht dem Mieter ein Recht auf Belegeinsicht zu. Der Vermieter oder die von ihm beauftragte Hausverwaltung müssen die Einsichtnahme in Verträge, Rechnungen und Steuerunterlagen nicht nur dem Mieter selbst, sondern auch einem von ihm hinzugezogenen Anwalt gestatten.

4.2 Prüfung der Heizkostenabrechnung

Auch in gewerblichen Mietverhältnissen sind die Kosten von Zentralheizung und Warmwasserversorgung meist große Posten. Für deren Abrechnung gelten, genau wie im Wohnraummietverhältnis, die Vorschriften der Heizkostenverordnung (HeizKVO). Auf der Abrechnung werden die Anteile als Verbrauchskostenanteil und als Grundkostenanteil ausgewiesen. Die Heizkostenverordnung sieht vor, dass mindestens 50 % der umgelegten Kosten als Verbrauchskosten berechnet werden müssen, sich also nach dem tatsächlichen Verbrauch richten müssen

Hält der Abrechnungsmaßstab der Überprüfung stand, widmet sich der Prüfexperte (nach Möglichkeit ein Rechtsanwalt) den Wertangaben. Die Heizkosten setzen sich aus dem Brennstoffverbrauch und den speziellen, mit dem Betrieb einer Zentralheizung und eines Warmwasserbereiters verbundenen Kosten zusammen. Hier gelten aufgrund der Heizkostenverordnung teilweise Sonderregelungen. Im Bereich von Heizung und Warmwasser dürfen beispielsweise die Kosten für das Ablesen von Verbrauchsmessanlagen und für das Erstellen von Abrechnungen, die eine Drittfirma geltend macht, vollständig auf den Mieter umgelegt werden. Hinzu kommen Kosten für speziell von der Heizungsanlage und vom Warmwasserbereiter verbrauchten Strom, für Wartung, Säuberung und Reparaturen.

4.3 Grundsteuern und Versicherungen

Wenn der Mietvertrag eine entsprechende Klausel enthält, können öffentliche Lasten als Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Die bekannteste „öffentliche Last“ ist die jährlich fällige Grundsteuer. Im Zusammenhang mit der Grundsteuerumlage gibt es in der Praxis zwei wiederkehrende Problemstellungen: Zum einen können die Grundsteuern von der Gemeinde nachträglich erhöht werden. Die Umlage der Differenz für bereits abgerechnete Jahre stößt auf Schwierigkeiten, weil die Nebenkostenabrechnung nur solche Positionen enthalten darf, die in der aktuellen Abrechnungsperiode entstanden sind. Vermieter müssen, wenn eine nachträgliche Grundsteuererhöhung zu erwarten ist, einen ausdrücklichen Vorbehalt der späteren Nachforderung in ihre Abrechnung aufnehmen.

Der zweite praktische Prüfpunkt bei der Umlage von Grundsteuern betrifft die Nutzung des Gebäudes. Sind außer Gewerbeeinheiten auch Wohneinheiten vorhanden, steigert die gewerbliche Nutzung den Ertragswert, was zur Erhöhung der Grundsteuer führt. Ein Mietrechtsexperte (nach Möglichkeit ein Rechtsanwalt) kann darüber beraten, ob hier ordnungsgemäß abgerechnet wurde und die gesamte Rechtslage überblicken und dabei weitere Aspekte in Betracht ziehen und umfassend rechtlich beraten. Hier sollte man sich genau überlegen, ob man einen Rechtsanwalt oder einen Betriebsfachwirt mit einer Prüfung beauftragt. Beides wird im Internet angeboten.

Weitere umlagefähige öffentliche Lasten können Beiträge zum Wasser- und Bodenverband sein. Anlieger- und Erschließungsgebühren gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung.

Umlagefähig sind neben Grundsteuern auch Versicherungsbeiträge für eine Gebäudeversicherung und eine Haftpflichtversicherung für Immobilieneigentümer. Ist eine Ölheizung vorhanden, ist auch eine Versicherung für den Öltank auf die Mieter umlegbar. Bei einer ausführlichen Überprüfung ist darauf zu achten, dass der Vermieter keine Rechtsschutzversicherungsbeiträge und keine Privatversicherungen mit berechnet.

4.4 Prüfung bei Mischnutzung der Immobilie

Bei einer gemischt genutzten Immobilie (Immobilie die gleichzeitig aus Gewerbeeinheiten und Wohneinheiten besteht) ist bei Prüfung der Nebenkostenabrechnung zu beachten, dass der Vermieter nach der Rechtssprechung des Bundesgerichtshofes (BGH) dazu verpflichtet ist eine Kostentrennung vorzunehmen, wenn dem Mieter der Wohneinheit eine erhebliche Mehrbelastung durch eine gemeinsame Nebenkostenabrechnung entstehen würden (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az. VIII ZR 78/05).

Eine erhebliche Mehrbelastung des Mieters der Wohneinheit liegt nach der Rechtsprechung dann vor, wenn dieser wegen der Gewerbeeinheit im Haus mehr als 15 % mehr an Nebenkosten an Nebenkosten zu zahlen hat.

Die Darlegungs-und Beweislast dafür, dass eine erhebliche Mehrbelastung vorliegt und damit die Voraussetzungen für eine getrennte Kostenerfassung gegeben sind, liegt jedoch beim Wohnnungsmieter.

5. Handlungsmöglichkeiten des gewerblichen Mieters

Eine wichtige Frage ist, welche Handlungsmöglichkeiten man als gewerblicher Mieter hat.

Geht es dabei darum, dass der Vermieter dem Mieter keine Nebenkostenabrechnung vorlegt, gibt es das so genannte Zurückbehaltungsrecht gemäß § 273 BGB, welches dem Mieter in dieser Situation zusteht (BGH NZM 2005, 373) und ein effektives Druckmittel darstellt. Voraussetzung hierfür ist jedoch zum einen, dass die oben beschriebene Jahresfrist abgelaufen ist und der Vermieter immer noch keine Abrechnung über die Nebenkosten erstellt hat. Zum anderen, dass die zurückbehaltenen Nebenkostenvorauszahlungen in der Summe nicht höher sind als die Summe der Nebenkosten, über die noch keine Abrechnung gestellt wurde (KG Berlin GE 2002, 1129). Des Weiteren muss der Mieter den Vermieter zuvor aufgefordert haben eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und darüber in Kenntnis gesetzt haben, dass er bei Nichterstellung von seinen Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen wird.

Liegen diese Voraussetzungen vor, ist es dem Mieter in der Regel erlaubt, die folgenden monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen zurückzuhalten, bis der Vermieter seiner Pflicht zur Abrechnungsvorlage nachkommt. Nicht dazu berechtigt ist der Mieter im Rahmen des Zurückbehaltungsrechts auch seine Mietzahlungen einzustellen. Diese muss er weiter bezahlen.

Sobald der Vermieter die Nebenkostenabrechnung jedoch erstellt hat, ist der Mieter wieder verpflichtet die Nebenkostenvorauszahlungen zu leisten.

Geht es darum, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter fehlerhaft erscheint, muss zwischen formellen und materiellen Abrechnungsfehlern unterschieden werden.

Ist die Nebenkostenabrechnung formell fehlerhaft, darf der Mieter sein Zurückbehaltungsrecht an den zukünftigen Nebenkostenvorauszahlungen geltend machen und eine neue Nebenkostenabrechnung verlangen. Zudem ist eine etwaige Nachzahlungsforderung des Vermieters hinfällig, was bedeutet, dass der Mieter bei einer formell fehlerhaften Nebenkostenabrechnung auch eine Nachzahlung verweigern kann.

Ist die Nebenkostenabrechnung formell einwandfrei, beinhaltet aber materielle (inhaltliche) Fehler, kommt es darauf an, ob es sich bei diesen um einfache, leicht korrigierbare Fehler (bspw. Zahlendreher, die der Mieter selbst beheben kann), oder schwerwiegende Mängel handelt. Erstere berechtigen den Mieter nicht vom Vermieter eine neue Nebenkostenabrechnung zu verlangen oder die Nachforderungen zurückzubehalten, im Gegenteil: Der Mieter bleibt zur Zahlung der Nachforderungen verpflichtet. Bei letzteren ist der Mieter hingegen berechtigt, vom Vermieter eine neue Nebenkostenabrechnung zu verlangen und eine Nachzahlung zu verweigern.

6. Fazit: Gewerbliche Nebenkostenabrechnung online prüfen lassen

Da gewerbliche Nebenkostenabrechnungen bzw. Betriebskostenabrechnungen oft Fehler enthalten, ist eine rechtlich sichere Einschätzung nahezu unerlässlich. Hierbei ist es von Vorteil, einen entsprechend bewanderten Anwalt zu Rate zu ziehen. Er ist der optimale Ansprechpartner, um die Nebenkostenabrechnung prüfen zu lassen.

Daher sollten Sie Ihre gewerbliche Nebenkostenabrechnung jetzt online von einem der zertifizierten Anwälte bei yourXpert prüfen lassen.

Weitere interessante Informationen zum Thema Nebenkostenabrechnung entnehmen Sie auch unserem Ratgeber "Nebenkostenabrechnung (auch. Betriebskostenabrechnung) prüfen".