1. Überblick

Zunächst ist festzuhalten, dass Betriebskosten generell nur dann auf den Mieter umgelegt werden können, wenn dies zwischen den Mietparteien vertraglich vereinbart ist, § 556 BGB. Die Betriebskostenabrechnung darf höchstens einen Zeitraum von 12 Monaten umfassen. Der Vermieter ist zudem verpflichtet, die Abrechnung innerhalb von einem Jahr nach Ablauf des jeweils vorangegangenen Jahres vorzulegen, andernfalls sind sämtliche Ansprüche des Vermieters bzgl. der Betriebskosten ausgeschlossen.

2. Der Begriff der Betriebskosten

Der Begriff der Betriebskosten ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Hiernach sind Betriebskosten alle Kosten, die dem Vermieter laufend durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie entstehen (§ 1 BetrKV). Demnach können Kosten, die nicht regelmäßig anfallen, nicht auf den Mieter abgewälzt werden.

§ 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) enthält eine Auflistung der einzelnen Nebenkosten. Hierzu zählen beispielsweise die öffentlichen Lasten für das Grundstück wie die Grundsteuer, die Kosten für Heizung, Reinigung, Wartung, Warmwasser, Müllabfuhr, Beleuchtung, Gartenpflege, sowie Sach- und Haftpflichtversicherungen.

Bezüglich der Betriebskosten gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit, § 556 Abs. 3 BGB. Auf diesem Wege soll der Vermieter dazu verpflichtet werden, mit dem Geld der Mieter sorgsam umzugehen. Demnach ist der Vermieter grundsätzlich zu Preisvergleichen verpflichtet, muss aber nicht zwingend das günstigste Angebot wählen.

3. Die Betriebskostenabrechnung

Formelle und materielle Anforderungen an den Inhalt der Abrechnung

Die Rechtsprechung unterscheidet bei der Prüfung einer Betriebskostenabrechnung zwischen formellen und materiellen Fehlern. Liegen Fehler vor, die der formellen Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung entgegenstehen, ist diese unwirksam und damit unbeachtlich; eine solche kann keinen Nachzahlungsanspruch gegenüber dem Mieter begründen. Sind in der Betriebskostenabrechnung materielle Fehler enthalten, so kann diese lediglich in den fehlerhaften Punkten der Korrektur unterliegen.

Die Abgrenzung zwischen formeller Wirksamkeit einer Betriebskostenabrechnung einerseits und deren inhaltlicher Richtigkeit andererseits richtet sich danach, ob der Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen (formelle Wirksamkeit). Ob die abgerechneten Positionen dem Ansatz und der Höhe nach zu Recht bestehen oder ob sonstige Mängel der Abrechnung vorliegen, etwa ein falscher Anteil an den Gesamtkosten zugrunde gelegt wird, betrifft die inhaltliche Richtigkeit (materielle Wirksamkeit).

Der Bundesgerichtshof geht davon aus, dass eine formell ordnungsgemäße Abrechnung i. S. d. § 259 BGB vorliegt, wenn zumindest die nachgenannten 4 Punkte erfüllt sind:

  1. eine geordnete und verständliche Zusammenstellung der Gesamtkosten
  2. die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels
  3. die Berechnung des Anteils des Mieters
  4. der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Fristen

Der Vermieter ist verpflichtet, dem Mieter spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung vorzulegen, § 556 Abs. 3 BGB. Für das Jahr 2017 muss diese also beispielsweise bis spätestens den 31.12.2018 vorliegen. Kommt der Vermieter dieser Verpflichtung nicht nach, so kann er später keine Nachzahlung mehr geltend machen, selbst wenn eine Nachzahlungsforderung eigentlich berechtigt gewesen wäre. Zugleich ist der Mieter aber verpflichtet, eine erhaltene Betriebskostenabrechnung innerhalb eines Jahres zu prüfen. Unterlässt er dies, so kann er später nicht mehr mit Aussicht auf Erfolg gegen mögliche Abrechnungsfehler vorgehen.

Einsicht in Abrechnungsbelege

Des Weiteren hat der Mieter einen Anspruch darauf, Einsicht in die Abrechnungsbelege des Vermieters zu nehmen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Vermieter ihm diese aushändigen muss. Vielmehr richtet sich der Anspruch allein darauf, dass der Mieter – oder dessen Rechtsanwalt – diese in den Räumlichkeiten des Vermieters einsehen und so gegebenenfalls die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung überprüfen kann.

Zudem darf sich der Mieter auf eigene Kosten Kopien und Scans anfertigen, solange die Belege nicht beschädigt werden. Dementsprechend wird generell auch das Abfotografieren der Dokumente sowie das Erstellen von handschriftlichen Notizen für zulässig erachtet.

4. Schlusswort

Die einschlägigen gesetzlichen Regelungen sowie die Rechtsprechung in Bezug auf Betriebskosten-abrechnungen sind komplex und oft schwer zu überblicken. Deswegen ist es in diesem Bereich dringend angezeigt, sich von einem fachkundigen Rechtsanwalt beraten zu lassen. Hierbei stehe ich Ihnen als Rechtsanwalt mit mehrjähriger Erfahrung im Mietrecht gern zur Seite.

Liebich

Rechtsanwalt