Arbeitszeugnis-Ratgeber: Was Sie rund um das Arbeitszeugnis wissen sollten

Verfasst von unserer Rechtsanwältin Uta Ordemann

(Lesezeit: ca. 20 Minuten)

Ein Zeugnis stellt eine wichtige Visitenkarte für den Arbeitnehmer dar. Nach einer Studie der Universität Erlangen-Nürnberg aus dem Jahr 2011 weisen mehr als 87 % aller Zeugnisse die Note „gut“ oder „sehr gut“ auf. Bei Auswahlverfahren entscheidet meist der erste Blick auf die zusammenfassende Leistungsbeurteilung darüber, ob der Bewerber in die engere Wahl kommt. Daher ist es für das berufliche Fortkommen von großer Bedeutung, dass ein Zeugnis möglichst gut ausfällt.

Auf der anderen Seite muss ein Zeugnis auch der Wahrheit entsprechen. Hat der Arbeitnehmer nur unterdurchschnittliche Leistungen erbracht und auch erhebliche Defizite in seinem Verhalten gezeigt, muss dies in dem Zeugnis zum Ausdruck kommen, wenn ein potentieller neuer Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran hat, dies zu erfahren.

Wegen dieser großen praktischen Bedeutung von Zeugnissen ist es daher oft ratsam, das Zeugnis von einem Experten erstellen oder überprüfen zu lassen. Was auf den ersten Blick vielleicht ganz gut klingen mag, muss in der Zeugnissprache nicht unbedingt eine wohlwollende und berufsfördernde Botschaft sein.

Inhalt

1. Zeugnisarten
   1.1 Zwischenzeugnis und Schlusszeugnis
   1.2 Einfaches und qualifiziertes Zeugnis
2. Zeugnisanspruch
   2.1 Gesetzlicher Anspruch
   2.2 Anspruch auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses
   2.3 Ausstellung eines vorläufigen Zeugnisses
3. Ausschluss- und Verjährungsfristen
   3.1 (Tarif-)Vertragliche Ausschlussfristen
   3.2 Verjährungsfristen
4. Anspruch auf Zeugnisberichtigung
   4.1 Außergerichtliche oder gerichtliche Geltendmachung
   4.2 Beweislast
5. Grundsätze für die Zeugniserstellung
   5.1 Grundsatz der Zeugnisklarheit
   5.2 Grundsatz der Zeugniswahrheit
   5.3 Grundsatz des Wohlwollens
   5.4 Wahrheit versus Wohlwollen
6. Verschlüsselungstechniken und Zeugnissprache
   6.1 Leerstellentechnik ("beredtes Schweigen")
   6.2 Passivierungstechnik
   6.3 Relativierungen
   6.4 Negationstechnik
   6.5 Ironische Formulierungen
   6.6 Mehrdeutige Formulierungen
7. Die äußere Form des Zeugnisses
   7.1 Ausdruck auf offiziellem Geschäftspapier
   7.2 Originalunterschrift
   7.3 Unversehrtheit des Zeugnisses
   7.4 Abholpflicht
8. Inhaltliche Anforderungen an ein Zeugnis
   8.1 Darstellung des Unternehmens
   8.2 Genaue Beschreibung der Tätigkeit
   8.3 Beurteilung der Leistung des Arbeitnehmers
   8.4 Bewertung der Führung des Arbeitnehmers im Betrieb
   8.5 Anspruch auf die Schlussformel?
   8.6 Ausstellungsdatum
9. Beispiel für ein qualifiziertes Zeugnis mit der Note "sehr gut"

1. Zeugnisarten

1.1 Zwischenzeugnis und Schlusszeugnis

Es wird unterschieden zwischen dem Schlusszeugnis, das bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird und dem Zwischenzeugnis, das während des bestehenden Arbeitsverhältnisses meist aus einem konkreten Anlass erstellt wird.

1.2 Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis

Zudem gibt es das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Das einfache Arbeitszeugnis enthält nur Angaben über Art und Dauer der Tätigkeit, ohne dass auf die Leistungen eingegangen wird. Dieses Zeugnis wird in der Regel dann erteilt, wenn ein Arbeitnehmer nur sehr kurze Zeit in dem Unternehmen tätig war und eine Leistungsbeurteilung daher nicht möglich ist. Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält darüber hinaus auch Ausführungen zur Bewertung von Leistung und Führung des Arbeitnehmers.

2. Zeugnisanspruch

2.1 Gesetzlicher Anspruch

Der Zeugnisanspruch des Arbeitnehmers ergibt sich aus § 109 der Gewerbeordnung, der wie folgt lautet:

(1) Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.

(2) Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

(3) Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Für Auszubildende folgt der Zeugnisanspruch hingegen aus § 16 BBiG, aus dem sich aber keine grundlegenden sachlichen Unterschiede ergeben.

Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich immer Anspruch auf Erteilung eines qualifizierten Zeugnisses, es sei denn, dass er nur sehr kurze Zeit bei dem Arbeitgeber beschäftigt war und eine Bewertung seiner Leistung und Führung damit nicht möglich ist.

2.2 Anspruch auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses

Auch wenn dies im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt ist, hat der Arbeitnehmer grundsätzlich auch Anspruch auf Erteilung eines Zwischenzeugnisses. Zum Teil wird die Ansicht vertreten, dass für die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers gegeben sein muss. Ein solches Interesse wird auch dann bejaht, wenn sich der Arbeitnehmer beruflich verändern möchte. Dies muss er gegenüber dem Arbeitgeber aber nicht offen legen. Damit kann er letztlich jederzeit auch ohne Angabe eines Grundes die Erteilung eines Zwischenzeugnisses von seinem Arbeitgeber verlangen. In der Praxis werden Zwischenzeugnisse meist bei einem Wechsel des Vorgesetzten, einer Versetzung des Mitarbeiters oder Änderungen in seinem Aufgabenbereich ausgestellt.

2.3 Austellung eines vorläufigen Zeugnisses

Davon zu unterscheiden ist die Frage, wann der Arbeitnehmer im Falle einer Kündigung ein (Schluss-)Zeugnis verlangen kann; denn in diesem Fall benötigt er möglicherweise schon vor Ablauf der Kündigungsfrist ein Zeugnis, um sich frühzeitig bewerben zu können. Der Arbeitnehmer kann dann verlangen, dass ihm bereits vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein (Schluss-)Zeugnis ausgestellt wird, das der Arbeitgeber als vorläufiges Zeugnis bezeichnen darf. In der Praxis wird dieses vorläufige Zeugnis häufig auch als Zwischenzeugnis betitelt.

3. Ausschluss- und Verjährungsfristen

3.1 (Tarif-)Vertragliche Ausschlussfristen

In den meisten Arbeitsverträgen oder auch Tarifverträgen, auf die in Arbeitsverträgen Bezug genommen wird, sind Ausschlussfristen für die Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis enthalten. Danach sind die Ansprüche in der Regel spätestens innerhalb von 2 oder 3 Monaten nach ihrer Fälligkeit bzw. Entstehung geltend zu machen. Da der Anspruch auf Zeugniserteilung gemäß § 109 der Gewerbeordnung mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entsteht, muss der Anspruch dann auch innerhalb der vertraglichen Ausschlussfrist geltend gemacht werden.

Macht der Arbeitnehmer den Anspruch innerhalb der vertraglich vereinbarten Ausschlussfrist nicht geltend, kann sich der Arbeitgeber darauf berufen, dass der Anspruch verwirkt ist. Er ist dann nicht mehr verpflichtet, das Zeugnis auszustellen. Daher ist unbedingt zu empfehlen, den Anspruch gleich bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend zu machen.

3.2 Verjährungsfristen

Enthält der Arbeitsvertrag oder der geltende Tarifvertrag keine Ausschlussfrist für die Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Arbeitsvertrag, verjährt der Zeugnisanspruch innerhalb von 3 Jahren gemäß § 195 BGB. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis geendet hat. Viele Arbeitsgerichte sehen den Anspruch aber bereits vor Ablauf der Verjährungsfrist als verwirkt an, wenn er nicht spätestens innerhalb von 5 oder 6 Monaten nach Beendigung geltend gemacht worden ist. Der Anspruch kann auch vor Ablauf der Verjährungsfrist erlöschen, wenn es dem früheren Arbeitgeber nicht mehr möglich ist, ein wahrheitsgemäßes Zeugnis auszustellen. Daher ist es unbedingt ratsam, den Zeugnisanspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend zu machen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, das Zeugnis von sich aus zu erstellen.

4. Anspruch auf Zeugnisberichtigung

4.1 Außergerichtliche oder gerichtliche Geltendmachung

Falls der Arbeitnehmer mit dem Zeugnistext nicht einverstanden und der Auffassung ist, dass er z.B. tatsächlich eine bessere Leistung erbracht hat, sollte zunächst versucht werden, mit dem Arbeitgeber eine außergerichtliche Einigung zu erzielen. In den meisten Fällen gelingt dies. Der Zeugnisberichtigungsanspruch kann von dem Arbeitnehmer auch gerichtlich geltend gemacht werden. In diesem Fall sollte er in seiner Klage bereits konkret darlegen, welche Formulierungen er in seinem Zeugnis berichtigt und wie er diese konkret formuliert haben möchte.

4.2 Beweislast

Ist der Arbeitnehmer der Ansicht, dass er tatsächlich eine bessere Leistung erbracht und die Note 2 oder 1 verdient hat, ist er hierfür darlegungs- und beweispflichtig. Der Beweis kann zum Beispiel anhand von Zwischenzeugnissen, Zeugen, Arbeitsdokumentationen oder Kundenbewertungen erbracht werden. In der Praxis ist der Beweis aber oft nicht einfach zu erbringen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn es bereits ein Zwischenzeugnis mit einer besseren Note gibt, an das der Arbeitgeber dann in der Regel gebunden ist. Er darf hiervon nur aus sachlichem Grund abweichen. Ein solcher sachlicher Grund kann zum Beispiel dann gegeben sein, wenn seit der Erstellung des Zwischenzeugnisses Umstände eingetreten sind, die eine schlechtere Bewertung rechtfertigen. Hierfür ist dann aber wiederum der Arbeitgeber beweispflichtig.

Der Arbeitgeber trägt bei einem Zeugnisrechtsstreit hingegen dann die Darlegungs- und Beweislast für die Richtigkeit der von ihm vorgenommenen Bewertungen, wenn er ein unterdurchschnittliches Zeugnis ausgestellt hat. Daher ist ein Arbeitgeber grundsätzlich auf der „sicheren Seite“, wenn er ein durchschnittliches Zeugnis mit der Note 3 ausgestellt hat. In diesem Fall ist der Arbeitnehmer dann darlegungs- und beweispflichtig dafür, dass er tatsächlich eine bessere Leistung erbracht und damit eine bessere Note verdient hat.

5. Grundsätze für die Zeugniserstellung

5.1 Grundsatz der Zeugnisklarheit

Aus dem Grundsatz der Zeugnisklarheit folgt, dass das Zeugnis vollständig und klar formuliert sein muss, damit ein potentieller zukünftiger Arbeitgeber sich ein klares Bild von der Person des Bewerbers machen kann. Das Zeugnis muss damit in sich schlüssig und ohne Widersprüche sein. Das bedeutet zum Beispiel, dass die Gesamtnote in der zusammenfassenden Leistungsbeurteilung mit den Einzelbenotungen in den verschiedenen Passagen des Zeugnisses im Wesentlichen übereinstimmen muss. Würde die zusammenfassende Leistungsbeurteilung zum Beispiel die Note „sehr gut“ aufweisen, die Arbeitsweise des Arbeitnehmers aber mit einem „mangelhaft“ bewertet, wäre das Zeugnis in sich widersprüchlich. Es würde damit nicht den Anforderungen des § 109 Abs. 2 GewO genügen.

Aus dem Grundsatz der Zeugnisklarheit gemäß § 109 Abs. 2 GewO folgt auch, dass Verschlüsselungen oder Geheimcodes, die eine versteckte negative Aussage enthalten, in einem Zeugnis unzulässig sind (siehe hierzu im Einzelnen Ziffer 6.)

5.2 Grundsatz der Zeugniswahrheit

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hatte bereits im Jahr 1960 (Urteil vom 23.06.1960 – 5 AZR 560/58) entschieden, dass als „oberster Grundsatz der Zeugniserteilung“ gelte, dass ein Zeugnis wahr sein muss. Dies ergebe sich – so das BAG - aus dem Folgenden:

„Das Zeugnis soll einerseits dem Arbeitnehmer als Unterlage für eine neue Bewerbung dienen; seine Belange sind gefährdet, wenn er unterbewertet wird. Andererseits soll das Zeugnis zur Unterrichtung eines Dritten dienen, der die Einstellung des Arbeitnehmers in Erwägung zieht; dessen Belange sind gefährdet, wenn der Arbeitnehmer überbewertet wird.“

Das bedeutet, dass ein Zeugnis alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen enthalten muss, die für die Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers von Bedeutung sind. Das Zeugnis darf aber nur Tatsachen und keine Behauptungen, Annahmen oder Verdächtigungen enthalten. Der Arbeitgeber darf aber auch keine wesentlichen Tatsachen oder Bewertungen auslassen, an denen ein künftiger Arbeitgeber ein berechtigtes und verständiges Interesse haben kann. Er darf und muss diese dann erwähnen.

Ist ein Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel gegenüber den Geschäftspartnern und Kunden seines Arbeitgebers immer äußerst unhöflich und damit geschäftsschädigend aufgetreten, darf und muss dies in dem Zeugnis durch entsprechende Formulierungen bzw. Noten zum Ausdruck kommen. Die Formulierung „gegenüber unseren Geschäftspartnern und Kunden war er stets um Höflichkeit bemüht“ wäre in diesem Fall rechtlich nicht zu beanstanden, auch wenn hierdurch ein „mangelhaft“ ausgedrückt wird. Falls sich dieser Arbeitnehmer auf eine Verkaufs- oder Vertriebsstelle bei einem anderen Unternehmen bewirbt, hat der potentielle neue Arbeitgeber in diesem Fall durchaus ein berechtigtes Interesse daran zu erfahren, wenn der Bewerber in seinem Verhalten gegenüber den Kunden erhebliche Defizite gezeigt hat. Die Formulierung „Sein Verhalten gegenüber den Kunden war stets vorbildlich“ wäre in diesem Fall nicht wahrheitsgemäß. Der bisherige Arbeitgeber könnte sich im Extremfall dann gegenüber dem neuen Arbeitgeber sogar schadenersatzpflichtig machen, wenn dem neuen Arbeitgeber durch die Einstellung des in dem Zeugnis wahrheitswidrig hoch gelobten Mitarbeiters ein Schaden entstanden ist.

5.3 Grundsatz des Wohlwollens

Ein Zeugnis soll zugleich immer von verständigem Wohlwollen geprägt sein. Das bedeutet, dass es grundsätzlich so zu erstellen ist, dass der Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen gefördert bzw. dies zumindest nicht unnötig erschwert wird. Die klassische Formulierung „er war stets bemüht“ ist nicht wohlwollend. Sie bedeutet, dass der Arbeitnehmer sich zwar redlich bemüht hat, aber nichts dabei herausgekommen ist.

5.4 Wahrheit versus Wohlwollen

Der Grundsatz der Zeugniswahrheit kann in der Praxis mit dem Grundsatz, dass ein Zeugnis wohlwollend verfasst sein soll, kollidieren. Bei der Zeugniserteilung gilt es dann, den Spagat zu meistern, einerseits wohlwollende Formulierungen zu wählen und andererseits durch entsprechende sprachliche Nuancierungen wahrheitsgemäß zum Ausdruck zu bringen, dass es Defizite bei der Leistung und / oder der Führung des Mitarbeiters gegeben hat.

Häufig kommt es gerade dann zu arbeitsgerichtlichen Streitigkeiten, wenn ein Zeugnis nicht so wohlwollend und berufsfördernd ausgefallen ist und der Arbeitnehmer daher eine Zeugnisberichtigung erwirken möchte. Um eine rechtliche Auseinandersetzung möglichst zu vermeiden, empfiehlt es sich in vielen Fällen, bei der Zeugniserstellung oder -prüfung frühzeitig professionellen Rat in Anspruch zu nehmen. Hierdurch lassen sich dann oft langwierige rechtliche Auseinandersetzungen, die viele Kapazitäten binden, vermeiden.

6. Verschlüsselungstechniken und Zeugnissprache

Mangelhafte Leistungen werden oft mit einer unzulässigen Verschlüsselungstechnik „verpackt“. Allerdings kommt es in der Praxis auch immer wieder vor, dass bestimmte Formulierungen verwendet werden, ohne dass dem Verfasser tatsächlich bewusst ist, dass hierdurch ein „mangelhaft“ zum Ausdruck kommt.

6.1 Leerstellentechnik ("beredtes Schweigen")

Das BAG hat mit Urteil vom 12.08.2008 (9 AZR 632/07) entschieden, dass - soweit für eine Berufsgruppe der allgemeine Brauch besteht - bestimmte Leistungen oder Eigenschaften des Arbeitnehmers im Zeugnis zu erwähnen, deren Auslassung ein (versteckter) Hinweis für den Zeugnisleser ist, dass der Arbeitnehmer in diesem Merkmal unterdurchschnittlich oder allenfalls durchschnittlich zu bewerten ist (beredtes Schweigen). Der Arbeitnehmer hat dann einen Anspruch darauf, dass ihm ein ergänztes Zeugnis erteilt wird.

Findet sich bei einer Führungsperson zum Beispiel keine Aussage zu seinen Führungseigenschaften im Zeugnis, lässt dieses „beredte Schweigen“ darauf schließen, dass seine Führungsqualitäten nicht sehr ausgeprägt waren. Wird bei einem Außendienstmitarbeiter sein Verhalten gegenüber Kunden nicht bewertet, deutet dies darauf hin, dass dies sehr kritikwürdig war und daher besser nicht erwähnt worden ist. Fehlt bei einer Buchhalterin die Aussage im Zeugnis, dass sie immer absolut sorgfältig, gewissenhaft und genau gearbeitet hat, kann diese fehlende Aussage auch darauf hindeuten, dass sie keineswegs immer die nötige Sorgfalt und Genauigkeit hat walten lassen.

6.2 Passivierungstechnik

In einem Zeugnis sollte möglichst immer die Aktivform gewählt werden, wie z.B. „er hat sich in neue Aufgaben immer mit großem Engagement eingearbeitet“. Negativ sind z.B. Formulierungen wie „ihm wurden neue Aufgaben zugeteilt, die er systematisch nach Anweisung erledigte“. Diese Formulierung deutet auf ein sehr passives Arbeitsverhalten hin.

6.3 Relativierungen

Einschränkende Formulierungen wie „er hat seine Aufgaben im Wesentlichen zu unserer Zufriedenheit erfüllt“, sind ebenfalls negativ in einem Zeugnis. Das bedeutet, dass er seine Aufgaben keineswegs immer zur Zufriedenheit erledigt hat und seine Arbeitsleistung damit „mangelhaft“ war. Der Arbeitnehmer muss solche Formulierungen nicht hinnehmen, wenn sie nicht der Wahrheit entsprechen.

6.4 Negationstechnik

Auch doppelte Verneinungen sind zu vermeiden. Die Formulierung „er trug nicht unerheblich zu dem Erfolg bei“ bedeutet, dass sein Beitrag aber auch nicht erheblich war. Das Gleiche gilt für „seine Leistungen waren nicht zu beanstanden“. Sie waren damit aber auch nicht tadellos. Derartige Formulierungen sollten unbedingt vermieden werden.

6.5 Ironische Formulierungen

Auch ironische Formulierungen wie „er hat sich stets redlich bemüht“ oder „er zeigte durchaus Interesse für seine Aufgabe“ sind zu vermeiden.

Allerdings darf und muss der Arbeitgeber in dem Zeugnis wahrheitsgemäß zum Ausdruck bringen, wenn zum Beispiel das Verhalten des Mitarbeiters gegenüber den Kunden sehr kritikwürdig war. Dann darf er Formulierungen wählen, mit denen dieses Verhalten wahrheitsgemäß dargestellt wird, wie zum Beispiel: „Er war stets um ein höfliches Verhalten gegenüber den Kunden bemüht.“

6.6 Mehrdeutige Formulierungen

Mehrdeutige Formulierungen wie z.B. „er arbeitete mit der ihm eigenen Sorgfalt“ sollten ebenfalls vermieden werden. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer seine ganz eigene Vorstellung von Sorgfalt hatte, die nicht unbedingt mit den Anforderungen des Unternehmens übereinstimmte.

Es gibt damit viele Stolpersteine bei den Formulierungen in Zeugnistexten, die oft auch unwissentlich verwendet werden. Wegen der hohen praktischen Relevanz eines Zeugnisses im Berufsleben empfiehlt es sich daher, gerade auch in Zweifelsfällen immer den Rat eines Experten einzuholen. Dann ist man auf der sicheren Seite, dass das Geschriebene auch dem tatsächlich Gewollten entspricht.

7. Die äußere Form des Zeugnisses

7.1 Ausdruck auf offiziellem Geschäftspapier

Das Zeugnis wird immer auf dem offiziellen Geschäftspapier des Arbeitgebers ausgestellt, wobei das Anschriftenfeld frei bleiben muss. Die Adresse des Mitarbeiters darf daher – wie dies in der Praxis fälschlicherweise des Öfteren geschieht – in dem Anschriftenfeld nicht aufgeführt werden. Das Zeugnis darf auch nicht auf einem Blankopapier gedruckt werden, wie dies auch immer wieder vorkommt. Der Arbeitgeber mit genauer Firmierung und Anschrift muss sich eindeutig aus dem Briefkopf ergeben.

7.2 Originalunterschrift

Das Zeugnis muss gemäß § 109 Abs. 1 der Gewerbeordnung schriftlich erteilt werden. Die elektronische Form ist gemäß Abs. 3 dieser Vorschrift ausgeschlossen. Es darf dem Mitarbeiter damit nicht per E-Mail zugestellt werden. Es muss vom Arbeitgeber oder seinem Vertreter wie z.B. dem Personal- oder Abteilungsleiter vielmehr im Original unterschrieben werden. Der Unterzeichnende muss auch immer ein Dienstvorgesetzter sein. Das Zeugnis darf nicht durch eine Person, die auf derselben Hierarchiestufe wie der Arbeitnehmer steht, unterzeichnet werden. Die Unterschriften dürfen auch nicht „verstellt“ sein. Das bedeutet, dass eindeutig erkennbar sein muss, von wem das Zeugnis unterzeichnet worden ist und dass es sich auch um die Unterschrift des in Maschinenschrift angegebenen Unterzeichners handelt.

7.3 Unversehrtheit des Zeugnisses

Das Zeugnis muss zudem sauber und ordentlich sein, d.h. es darf keine Flecken, Durchstreichungen, abgerissene Ecken o.ä. aufweisen. Auch hat der Arbeitnehmer nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts einen Anspruch darauf, dass es in einer einheitlichen Maschinenschrift abgefasst wird. Das Zeugnis darf auch keine unzulässigen Hervorhebungen wie z.B. Ausrufezeichen, Fettgedrucktes oder Unterstreichungen enthalten, da diese eine positive oder negative Wertung beinhalten können. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts darf das Zeugnis für den Versand auch geknickt werden, wenn die Falte auf einer Kopie nicht erkennbar ist. Um von vornherein Streitigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich aber, dem Arbeitnehmer ein Zeugnis, das nicht gefaltet ist, zur Verfügung zu stellen.

7.4 Abholpflicht

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG-Urteil vom 08.03.1995 – 5 AZR 848/93) hat ein Arbeitnehmer seine Arbeitspapiere, zu denen auch das Arbeitszeugnis gehört, mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses grundsätzlich beim Arbeitgeber abzuholen. Dies ergibt sich auch aus § 269 Abs. 2 BGB, wonach Leistungsort der Sitz der Niederlassung des Betriebs ist, sofern nicht etwas anderes vereinbart ist oder sich aus den Umständen ergibt. Etwas anderes kann nur dann gelten, wenn die Abholung mit einem unverhältnismäßigen Aufwand für den Arbeitnehmer verbunden wäre.

8. Inhaltliche Anforderungen an ein Zeugnis

Die folgenden inhaltlichen Angaben gehören in ein Zeugnis, damit es vollständig ist:

a) Der Einleitungsabsatz mit

• dem vollständigen Namen und dem Geburtsdatum (optional auch dem Geburtsort) des Arbeitnehmers
• der Position des Arbeitnehmers in dem Unternehmen (laut Arbeitsvertrag)
• der Dauer der Beschäftigung, d.h. die Angabe des genauen Eintrittsdatums bei Zwischenzeugnissen und des genauen Ein- und Austrittsdatums bei Schlusszeugnissen

b) Kurze Beschreibung des Unternehmens (optional)

c) Genaue Beschreibung der Tätigkeit des Arbeitnehmers

d) Beurteilung der Leistung des Arbeitnehmers

e) Bewertung der Führung des Arbeitnehmers im Betrieb

f) Schlussformel (kein Rechtsanspruch!)

Zu den genannten Punkten ist im Einzelnen Folgendes anzumerken:

8.1 Darstellung des Unternehmens

Die Beschreibung des Unternehmens dient dazu, dem Leser einen kurzen Überblick über die Branche, in der der Arbeitnehmer tätig war bzw. ist und die Bedeutung des Unternehmens z.B. unter Angabe der Mitarbeiter- und Umsatzzahlen zu geben. Dieser Punkt ist optional und muss damit nicht zwingend in ein Zeugnis aufgenommen werden. War der Arbeitnehmer zum Beispiel in einem bekannten großen Möbelhaus beschäftigt und ergibt sich dies bereits aus dem Namen des Arbeitgebers im Briefkopf, ist eine Darstellung des Unternehmens in dem Zeugnis entbehrlich.

8.2 Genaue Beschreibung der Tätigkeit

In der Beschreibung der Tätigkeit des Arbeitnehmers sind die wesentlichen Aufgaben darzustellen. Oft ist eine abschließende Darstellung der wesentlichen Aufgaben jedoch nicht möglich, da dies den Rahmen sprengen würde. In diesen Fällen empfiehlt es sich, in dem Obersatz die folgende Formulierung zu wählen, die auf eine nicht abschließende Aufzählung hinweist:

„Zu den Aufgaben von Herrn / Frau………….. gehörten insbesondere:“

Aus Gründen der Übersichtlichkeit bietet es sich zudem an, die Aufgaben in Form einer Aufzählung darzustellen. Falls es Sonderprojekte oder -aufgaben gegeben hat, die besonders hervorzuheben sind, sollten diese auch erwähnt werden. Diese können aber auch bei den Arbeitserfolgen in der Leistungsbeurteilung erwähnt werden, wenn diese Arbeitsergebnisse besonders hervorgehoben werden sollen.

8.3 Beurteilung der Leistung des Arbeitnehmers

Die Leistungsbeurteilung ist der wichtigste Teil in einem Zeugnis. Daher sollte auf die dort enthaltenen Formulierungen immer ein besonderes Augenmerk gerichtet werden. Die Leistungsbeurteilung setzt sich aus den folgenden Elementen zusammen, die alle in einem qualifizierten Zeugnis behandelt werden müssen, damit es vollständig ist:

• Arbeitsbereitschaft (Wollen) und Arbeitsbefähigung (Können)
• Wissen und Weiterbildung
• Arbeitsweise
• Arbeitserfolge
• Führungsleistung (bei Mitarbeitern mit Personalverantwortung)
• Zusammenfassende Leistungsbeurteilung

Die wichtigste Formulierung in einem Zeugnis ist die zusammenfassende Leistungsbeurteilung, auf die Personalentscheider bei der Durchsicht von Zeugnissen immer besonders achten. Hier gibt es sehr gängige Formulierungen in der Zeugnissprache, die möglichst in dem Zeugnis enthalten sein sollten. Die folgende Formulierung wird am häufigsten in den verschiedenen Varianten verwendet:

• ...die Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt = Note 1
• ...die Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt = Note 2
• ...die Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt = Note 3
• ...die Aufgaben zur Zufriedenheit erfüllt = Note 4
• ...die Aufgaben weitgehend zur Zufriedenheit = Note 5
• ...hat sich stets bemüht, die Aufgaben zur Zufriedenheit zu erfüllen = Note 6

Wenn die Note 1 in einem Zeugnis zum Ausdruck kommen soll, ist immer der Superlativ durch entsprechende Adjektive oder Adverbien zu verwenden (z.B. sehr hohe Leistungsbereitschaft, bestens geeignet, ausgezeichnete Arbeitsmoral, hervorragende Fachkenntnisse etc.) Gleichzeitig muss deutlich werden, dass auch durchgängig sehr gute Leistungen erbracht worden sind. Dies geschieht durch die Einfügung der Worte „stets“, „immer“ und „jederzeit“ und „in jeder Hinsicht“. Fehlen diese Betonungen oder Hervorhebungen durch Adjektive und Adverbien, stellt dies eine Abschwächung in der Benotung dar. Typische Formulierungen mit den entsprechenden Hervorhebungen für die Arbeitsbereitschaft und Arbeitsbefähigung, das Wissen und die Weiterbildung sowie die Arbeitsweise und Arbeitserfolge und das Führungsverhalten sind zum Beispiel:

• Er / sie war stets hochmotiviert und hat sich immer sehr sicher und schnell in neue Aufgaben eingearbeitet. (Wollen und Können)
• Er / sie verfügt über ein sehr gutes Fachwissen, das er / sie laufend mit großem Erfolg in seinem / ihrem Aufgabengebiet anwendete (Wissen)
• Er / sie hielt sein / ihr Wissen stets auf dem aktuellsten Stand und hat die von uns gebotenen Möglichkeiten der beruflichen Weiterbildung stets zum Wohle des Unternehmens genutzt (Weiterbildung)
• Er / sie arbeitete immer vollkommen selbstständig und mit größter Sorgfalt und Genauigkeit (Arbeitsweise) und erzielte stets sehr gute Arbeitsergebnisse (Arbeitserfolge)
• Er / sie verstand es jederzeit hervorragend, seine / ihre Mitarbeiter zu überzeugen und zu konstant hohen Leistungen zu motivieren (Führungsverhalten)

8.4 Bewertung der Führung des Arbeitnehmers im Betrieb

An die Leistungsbeurteilung schließt sich die Bewertung der Führung des Arbeitnehmers an. Dabei geht es um die Bewertung seines (Sozial-)Verhaltens im Betrieb. Bei der Bewertung des Sozialverhaltens wird immer zwischen dem Verhalten gegenüber Internen (Vorgesetzte, Kollegen und - falls zugleich Vorgesetzter - auch gegenüber Mitarbeitern) und dem Verhalten gegenüber Externen (Kunden und allen anderen externen Gesprächspartnern) unterschieden.

Bei der Bewertung der Führung des Arbeitnehmers bzw. seines Sozialverhaltens gibt es ebenfalls sehr gängige Begriffe, die sich in einem Zeugnis möglichst wiederfinden sollten. Dies sind die Worte „vorbildlich“ und „einwandfrei“ in den folgenden Nuancierungen:

• Sein Verhalten war stets vorbildlich / war stets einwandfrei / war stets sehr gut = Note 1
• Sein Verhalten war einwandfrei / war stets gut = Note 2
• Sein Verhalten war gut = Note 3
• Sein Verhalten war zufriedenstellend = Note 4
• Sein Verhalten war im Wesentlichen einwandfrei = Note 5

Man kann die Formulierungen „war stets vorbildlich“ durch das Wort „absolut“ noch stärker betonen („war stets absolut vorbildlich“). Hierdurch wird die Note 1 noch unterstrichen.

Wichtig ist auch immer die Reihenfolge: Die Vorgesetzten müssen immer als Erste erwähnt werden. Erst dann folgen die Kollegen und ggf. auch die Mitarbeiter, falls der Arbeitnehmer zugleich auch eine Vorgesetztenfunktion innehatte. Werden in einem Zeugnis als Erste die Kollegen erwähnt und dann erst die Vorgesetzten, kann dies darauf hindeuten, dass der Mitarbeiter mit den Kollegen besser zu Recht gekommen ist als mit den Vorgesetzten. Daher sollte die vorgenannte Reihenfolge immer eingehalten werden. Werden die Vorgesetzten gar nicht erwähnt, stellt dies eine versteckte negative Botschaft dar, die unzulässig ist.

8.5 Anspruch auf die Schlussformel?

Häufig wird bei der Prüfung von Zeugnissen auch die Frage aufgeworfen, ob der Schlussabsatz nicht hätte positiver formuliert werden müssen und ob dieser Anspruch gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht bzw. durchgesetzt werden kann.

Das Bundesarbeitsgericht hat in einer Entscheidung vom 11.12.2012 (9 AZR 227 /11) erneut bekräftigt, dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die Aufnahme einer Dankes- und Wunschformel am Schluss des Zeugnisses hat. Es hat damit seine Entscheidung aus dem Jahr 2001 bestätigt (BAG-Urteil vom 20.02.2001 - 9 AZR 44/00).

Allerdings ist die Dankes- und Wunschformel in Zeugnissen heute so weit verbreitet, dass nach Ansicht vieler Experten ihr Fehlen durchaus als negatives Indiz zu werten ist. Zumindest erscheint ein Zeugnis ohne eine positive Schlussformel nicht höflich und wohlwollend formuliert. Auch wenn nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts damit kein Rechtsanspruch auf die Dankes- und Wunschformel besteht, sollte darauf geachtet werden, dass eine positive Schlussformel möglichst in einem Zeugnis enthalten ist. Ein Beispiel für eine wohlwollende Schlussformel ist:

„Herr / Frau….scheidet zum…. auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus. Wir bedauern sein / ihr Ausscheiden sehr und danken ihm / ihr für seine / ihre stets sehr guten Leistungen und die immer äußerst angenehme Zusammenarbeit. Für seinen / ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihm / ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“

Wichtig ist im letzten Satz auch der Passus „weiterhin viel Erfolg“, da dies impliziert, dass der Arbeitnehmer bei dem Unternehmen Erfolg hatte und man ihm diesen weiterhin wünscht. Falls dort nur stünde, dass man ihm für die Zukunft viel Erfolg wünscht, bedeutet dies, dass er in der Vergangenheit bei dem Arbeitgeber keinen Erfolg hatte. Daher ist unbedingt auf das Wort „weiterhin“ zu achten.

8.6 Ausstellungsdatum

Das Ausstellungsdatum sollte grundsätzlich immer mit dem Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen. Trägt es z.B. ein früheres Datum, kann dies auf eine vorherige Freistellung des Arbeitnehmers und auf ein Zerwürfnis der Parteien hindeuten. Daher sollte ein Zeugnis, das vor dem offiziellen Beendigungstermin des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird, immer als Zwischenzeugnis oder vorläufiges Zeugnis deklariert werden. Das Schlusszeugnis wird dann unter dem Datum der endgültigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellt.

9. Beispiel für ein qualifiziertes Zeugnis mit der Note "sehr gut"

Frau Marina Meistermann, geboren am………………….., war vom 01.03.2012 bis zum 31.12.2017 als Assistentin der Geschäftsleitung in unserem Unternehmen tätig.

(kurze Darstellung des Unternehmens- optional)

Zu den Aufgaben von Frau Meistermann gehörten insbesondere:

• Die Wahrnehmung des gesamten Office Management der Geschäftsleitung
• Die Erledigung der gesamten Geschäftsleitungskorrespondenz in deutscher, englischer und französischer Sprache
• Die Koordination und Vorbereitung aller in- und externen Termine
• Die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Konferenzen
• Die Erstellung von Präsentationsunterlagen für Vorträge
• Die Protokollführung auf Sitzungen und Konferenzen
• Die Betreuung von in- und ausländischen Gästen
• Die Vorbereitung und Buchung von Geschäftsreisen
• Die Durchführung von Reisekostenabrechnungen
• Die gesamte Dokumentenverwaltung einschließlich der Überwachung von Terminen und Fristen

Frau Meistermann zeigte immer eine ausgezeichnete Leistungsmotivation und fand sich in neuen Situationen stets sicher und sehr gut zurecht. Sie identifizierte sich jederzeit voll mit ihren vielfältigen Aufgaben und arbeitete stets mit großer Einsatzfreude auch über die übliche Arbeitszeit hinaus. Sie war bestens qualifiziert und erfüllte immer die fachlich sehr hohen Anforderungen, die sie an sich selbst stellte. Auch bei erheblicher Arbeitsbelastung und hohem Termindruck war sie stets außerordentlich belastbar und behielt immer den Überblick. Ihre Arbeitsbefähigung war stets und in jeder Hinsicht sehr gut.

Frau Meistermann verfügt über eine beachtliche Berufserfahrung in der Leitung von Geschäftsleitungsbüros und über sehr gute Fachkenntnisse, die sie laufend mit großem Erfolg in ihrem Arbeitsgebiet anwendete. Hervorzuheben sind auch ihre hervorragenden Kenntnisse der englischen und französischen Sprache, die sie bei unseren vielfältigen internationalen Kontakten immer sehr sicher und souverän einsetzte. Sie hielt ihr Wissen immer auf dem aktuellsten Stand und nutzte auch die von uns gebotenen Möglichkeiten der beruflichen Weiterbildung immer zum Wohle des Unternehmens.

Frau Meistermann erledigte ihre Aufgaben stets mit größter Sorgfalt und Umsicht. Sie arbeitete immer sehr systematisch, planvoll durchdacht sowie ziel- und terminorientiert. Hervorzuheben sind auch ihre sehr guten kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten, die sie immer äußerst gekonnt in der Praxis einsetzte. Frau Meistermann zeichnete sich jederzeit durch größte Zuverlässigkeit und ein sehr hohes Verantwortungs- und Pflichtbewusstsein aus. Man konnte sich jederzeit absolut auf sie verlassen. Sie hat alle Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt.

Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war immer absolut vorbildlich. Mit ihrer stets sehr verbindlichen, kooperativen und hilfsbereiten Art war sie bei ihren Vorgesetzten und Kollegen gleichermaßen sehr anerkannt und beliebt. Sie trug jederzeit zu einer hervorragenden Teamatmosphäre bei. Gegenüber unseren Geschäftspartnern und Kunden trat sie immer äußerst zuvorkommend und höflich auf. Aufgrund dieser herausragenden Charaktereigenschaften und ihrer hohen Fachkompetenz war sie auch bei allen externen Gesprächspartnern immer hoch anerkannt und geschätzt. Sie hat unser Unternehmen stets vorbildlich repräsentiert.

Frau Meistermann verlässt unser Unternehmen zum 31.12.2017 auf eigenen Wunsch, um eine neue Aufgabe zu übernehmen. Wir bedauern ihr Ausscheiden sehr und danken ihr für ihre stets sehr guten Leistungen und die immer äußerst angenehme Zusammenarbeit. Für ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

 

(Ort), den 31.12.2017 _______________________ Max Mustermann (Geschäftsführer)

Bildnachweise: © fotolia.com - Ben / © fotolia.com - WavebreakMediaMicro

Verfasser dieses Ratgebers

Rechtsanwältin Uta Ordemann

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Ich bin seit 30 Jahren mit Schwerpunkt im ARBEITSRECHT tätig (Leiterin Personal und Recht eines Verlages; Geschäftsführerin von Wirtschafts- und Arbeitgeberverbänden; RAin für Arbeitsrecht) und berate Sie gern umfassend in Ihren rechtlichen Fragen. Mehr...

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