Zusätzlich zum Honorar für eine Dienstleistung erhalten Freiberufler häufig von ihren Auftraggebern auch Geldzahlungen für anfallende Kosten z.B. Reisekosten.

Um diese steuerlich korrekt zu berücksichtigen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

Variante 1 (Rechnungstellung mit USt ohne Weitergabe von Originalbelegen):
Maria Frank aus Köln ist freie Kinder- und Jugendbuchautorin. Die Stadtbibliothek in Beispielstadt engagiert sie für mehrere gut bezahlte Lesungen im bayrischen Wald. Zusätzlich zum Honorar ist die Übernahme der Reise- und Fahrtkosten vereinbart.

Maria Frank benötigt für die Fahrt zu den Leseorten einen Mietwagen, ÖPNV-Tickets und ein Hotelzimmer für 4 Nächte. Sie bucht und zahlt diese Ausgaben selber. Die Rechnungen weisen, soweit vorgesehen, ihren eigenen Namen und Anschrift aus.

Rechnungsstellung:
Die Reise- und Fahrtkosten die in Zusammenhang mit den Lesungen entstanden sind, gelten als Nebenleistungen der Hauptleistungen, den Lesungen.
Soweit die Rechnungen als Leistungsempfänger ‚Maria Frank‘ ausweisen, muss sie diese per Rechnung  an die Stadtbibliothek weiterberechnen.
Dabei teilen die Nebenleistungen umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung.
In der Rechnung müssen alle Netto-Beträge gelistet und addiert sein, auf die Gesamtsumme muss dann der für die Hauptleistung gültige Steuersatz aufgeschlagen und ausgewiesen werden  (7 % oder 19%).
Dabei ist nicht relevant, dass die ursprünglichen Nebenleistungen mit 7% (Hotel, ÖPNV) oder 19% (Mietwagen) Umsatzsteuer berechnet wurden. Die Weiterberechnung darf nur den für die Hauptleistung gültigen USt-Satz ausweisen.

Die Originalrechnungen müssen bei dieser Variante auf jeden Fall bei Maria Frank verbleiben. Denn nur der Besitz der Originalbelege garantiert, dass sie die darin enthaltene Vorsteuer geltend machen kann. Wenn die Stadtbibliothek Belege als Nachweis der Aufwendungen verlangt, müssen Rechnungskopien ausreichen.

Variante 2 (Keine Rechnungstellung mit USt, Weitergabe von Originalbelegen):
Maria Frank hat mit der Stadtbibliothek vereinbart, dass sie die Reisekosten nur vorab auslegen soll, diese werden nach Vorlage der Originalbelege erstattet.
Damit dies steuerlich korrekt ist, sollten alle Rechnungen, soweit vorgesehen, auch die Stadtbibliothek als Leistungsempfänger ausweisen.
Denn nur dann kann die Stadtbibliothek diese ihrerseits als Betriebsausgaben problemlos geltend machen.
Es handelt sich für Maria Frank dann um einen sogenannten  ‚Durchlaufenden Posten‘, der in der steuerlichen Gewinnermittlung nicht mehr auftaucht.
Trotzdem sollten Kopien der Belege vorgehalten werden um später nachweisen zu können, dass es sich tatsächlich um Auslagen handelt.
Für das Lesehonorar muss Maria Frank eine gesonderte Rechnung mit USt-Ausweis stellen. Es ist auch möglich die Auslagenerstattung zusätzlich ohne USt-Ausweis auf der gesonderten Honorarrechnung auszuweisen.

Obwohl die Variante 1 wegen der leichteren Umsetzbarkeit empfehlenswerter ist, kommt es häufig vor, dass Auftraggeber auf die Variante 2 bestehen.
Es muss besonders darauf geachtet werden, dass bei Anwendung der Variante 1 keine Originalbelege weitergegeben werden, weil sonst die Möglichkeit des eigenen Vorsteuerabzuges verloren geht.

Anmerkung für Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz unter 22.000,- EUR:
Die Anwendung der Variante A (allerdings ohne Ausweis der USt) führt bei Kleinunternehmern zu einer Erhöhung des Jahresumsatzes, während der Umsatz bei Anwendung der Variante 2 unberührt bleibt. Deshalb sollten Kleinunternehmer, die nahe an der Grenze von 22.000,- EUR liegen, grundsätzlich von einer Weiterberechnung per Rechnung absehen.