Durchlaufende Posten (Anzahlung, Rückstellungen, Ausland, Privatanteil)
Beantwortet von Steuerberater Knut Christiansen
Fragestellung
Sehr geehrter Herr Christiansen,
ich bin bereits häufiger mit Ihnen über diese Plattform in Kontakt getreten. Heute bitte ich Sie mich bei der Thematik der durchlaufenden Posten zu unterstützen.
Ich bin als Einzelunternehmer bei einem deutschen Finanzamt gemeldet und erbringe meinen Kunden IT-Dienstleistungen. Die Versteuerung erfolgt bei mir nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung). Die Buchhaltung übernehme ich selbst, wobei ich nach DATEV SKR03 kontiere. Den rechnerischen Abschluss eines Wirtschaftsjahres erledige ich mit einer Einnahmeüberschussrechnung (EÜR).
Im Februar 2022 beabsichtige ich eine längere beruflich veranlasste Fortbildung in Südafrika (Kapstadt) zu absolvieren, welche über einen in Deutschland akkreditierten Bildungsanbieter organisiert wird. Der Bildungsanbieter hat den Teilnehmern eingeräumt Kontaktdaten zu tauschen, um sich vorab für die Reise zu organisieren (An-/Abreise, Unterkunft, Abendaktivitäten etc.).
Ich habe mich mit vier anderen Teilnehmern zusammengeschlossen und eine gemeinsame Unterkunft in Kapstadt über die Plattform Airbnb gebucht. Drei Teilnehmer sind angestellt tätig, zwei (inkl. mir) sind unternehmerisch tätig. Da ich als Unternehmer in der Lage bin Rechnungen zu schreiben, habe ich mich bereiterklärt die Wohnung über Airbnb zu buchen. Nun möchte ich gerne an jeden Mitbewohner eine Rechnung mit den anteiligen Wohnungskosten ausstellen. Die Mitbewohner sollen mit der von mir ausgestellten Rechnung in der Lage sein den beruflichen Anteil bei ihrer Steuererklärung anzusetzen (die Angestellten als Werbungskosten, die Unternehmer als Betriebsausgabe in Form von Reisekosten).
Die Gesamtkosten für die Wohnung belaufen sich auf ca. 6200€ zzgl. einer Airbnb Servicegebühr von ca. 800€ inkl. 19% USt., insgesamt also ca. 7000€.
Im Oktober 2021 wurde eine nicht erstattbare Anzahlung für die Wohnung in Kapstadt über ca. 5400€ inkl. der vollständigen Airbnb Servicegebühr fällig (Anzahlung Wohnung: ca. 4600€, gesamte Airbnb Servicegebühr: 800€ inkl. 19% USt).
Die verbleibenden Wohnungskosten über ca. 1600€ werden im Februar von Airbnb über meine Kreditkarte eingezogen.
Kurz vor der Buchung der Wohnung habe ich eine Validierung als Unternehmer mit meiner USt-IdNr. auf der Airbnb Plattform angestrebt, was jedoch technisch nicht funktionierte. So beinhaltet die Rechnung für die Airbnb Servicegebühr nun eine Umsatzsteuer mit deutschem Steuersatz, die ich jedoch nicht als Vorsteuer geltend machen darf, da die Rechnung aus Irland kommt. Nachträgliche Änderungen der Rechnung schließt Airbnb aus.
== Setting ==
- Anzahlung Wohnung in Kapstadt (Oktober 2021): ca. 4800€
- gesamte Airbnb Servicegebühr (Oktober 2021): ca. 800€ inkl. 19% USt.
- Restzahlung Wohnung in Kapstadt (Februar 2022): ca. 1600€
- ich als deutscher Unternehmer bezahle alle Rechnungen von Airbnb.
- bei meinem Anteil handelt es sich um betriebliche Ausgaben: ca. 1600€
Die Wohnungskosten und die Airbnb Servicegebühr werden anteilig umgelegt auf:
1x deutscher Unternehmer (ich)
1 x weiterer deutscher Unternehmer (bekommt Rechnung von mir)
2 x Deutsche Angestellte (bekommen Rechnungen von mir)
1 x Schweizer Angestellter (bekommt Rechnung von mir)
Die Rechnungen an die Mitbewohner sollen die durchlaufenden Posten (Wohnungsmiete, Airbnb-Servicegebühr) ohne ausgewiesene Umsatzsteuer (Steuersatz 0%) beinhaltet. Dass es sich um durchlaufende Posten von Rechnungen von Airbnb handelt, vermerke ich klar auf den Rechnungen an die Mitbewohner.
Mir ist bewusst, dass durchlaufende Posten nicht als Betriebseinnahmen oder -ausgaben gelten und damit keinen Einfluss auf die Gewinnermittlung haben.
Ich will jegliche steuerlichen Nachteile für mich als Unternehmer vermeiden.
== Besonderheiten ==
A) Anzahlung für Wohnung getätigt in 2021, Restbetrag wird in 2022 fällig, Mietbeginn in 2022
B) Anmietung einer Wohnung über Airbnb in Irland im EU-Ausland (Südafrika)
C) Rechnung über Airbnb Servicegebühr kommt aus Irland, deutscher Steuersatz (19% USt.)
D) Die Ausgaben gelten teilweise als durchlaufende Posten, teilweise nutze ich sie selbst
E) Durch Verlängerung des Aufenthalts nach der Fortbildung, wird die Wohnung auch privat genutzt
F) Eine Rechnung mit durchlaufendem Posten erfolgt an einen Angestellten mit Wohnsitz Schweiz
== Identifizierte Konten (SKR03) ==
Bank (Anderkonto): 1250
Durchlaufende Posten: 1590
Übernachtungs- und Reisenebenkosten: 4676
== Fragen ==
1.) Buche ich die nicht erstattbare Anzahlung für die Wohnungsmiete im Jahr 2021 für meine anteiligen Kosten als Betriebsausgabe und anteilig für die Mitbewohner als durchlaufender Posten, oder muss ich hierzu bis zur Leistungserbringung (Mietbeginn) in 2022 warten?
2.) Unter Berücksichtigung, dass ich meine anteiligen Kosten für die Wohnung als Betriebsausgabe geltend machen will, und die Anteile der Mitbewohner als durchlaufende Posten gelten, wie kontiere ich richtig?
3.) Gelten freie Tage (z.B. Wochenende) während der Fortbildung (Workshops) als Privataufenthalt und sind diese Tage damit anteilig bei der Wohnungsmiete herauszurechnen? Wie ist der Privatanteil zu kontieren?
4.) Muss das Konto für durchlaufende Posten am Ende eines Wirtschaftsjahres ausgeglichen sein, oder kann das Begleichen der angefallenen Kosten im Folgejahr passieren?
5.) Kann ich als Einzelunternehmer in 2022 je Mitbewohner eine Gesamtrechnung erstellen?
Diese Gesamtrechnung beinhaltet dann (jeweils anteilig pro Mitbewohner):
- die Mietanzahlung aus 2021
- die Airbnb-Servicegebühr aus 2021
- die Restmietzahlung in 2022
6.) Ist je geleisteter Zahlung durch mich an Airbnb ein durchlaufender Posten mit anteiligem Betrag auf der Rechnung an jeden Mitbewohner zu erstellen, oder kann ich Positionen zusammenfassen?
7.) Ist hinsichtlich der Rechnung an den Angestellten in der Schweiz etwas zu beachten?
8.) Gibt es sonst noch etwas zu beachten? Wie mache ich es mir am einfachsten?
Vielen Dank und viele Grüße
Hinweis: Die Frage und Antwort wurde anonymisiert und mit Erlaubnis des Kunden veröffentlicht. Ihre eigene Frage wird standardmäßig nicht veröffentlicht.
Antwort von Steuerberater Knut Christiansen
Guten Morgen und vielen Dank für die erneute Anfrage! Zu Ihren Fragen gebe ich Ihnen gerne folgende Rückmeldungen:
1) Da Sie eine EÜR erstellen, gilt bei Ihnen das Abflussprinzip. Sie behandeln also Ihren Kostenanteil als Aufwand und den Anteil der "Mitbewohner" als durchlaufenden Posten.
2) Ihren Anteil buchen Sie wie folgt: 4646 an 1250 und den Anteil der Mitbewohner per 1590 an 1250
3) Bei Fortbildung mit privaten Anteilen (geM.te Aufwendungen) im Ausland müssen Sie grundsätzlich die Kosten aufteilen. Zum einen kann hier das allgemeine Fortbildungsprogramm herangezogen werden und zum anderen dann ggfs. die verlängerte Reisezeit, weil am Ende z.B. der Aufenthalt verlängert wird. Wenn z.B. die Fortbildung nachweislich zu 100% beruflich ist, gehören auch die Wochenende zum betrieblichen Anteil. Schließt sich dann im Rahmen einer Verlängerung ein privater Aufenthalt an, so wären die Kosten entsprechend der Tage aufzuteilen.
Die privaten Nutzungsanteile buchen Sie dann per 1800 an 4676 (wenn dort vorher 100% der Kosten hin gebucht wurden). Alternativ können Sie von vornherein nur die betrieblichen Anteile per 4676 an 1250 und den privaten Anteil per 1800 an 1250 buchen.
4) Das Konto 1590 darf über den Jahreswechsel einen Saldo aufweisen und kann auch erst im Folgejahr ausgeglichen werden.
5) Sie können grundsätzlich eine Gesamtrechnung ausstellen. Wobei es hier ja keine Rechnung im Sinne einer Leistung geht (= Betriebseinnahme), sondern um die Erstattung von verauslagten Kosten.
6) Sie sollten jede Zahlung an Airbnb einzeln buchen und dann der Übersichtlichkeit halber auch so buchen, dass es jedem Mitbewohner zugeordnet werden kann. Das ich keine buchhalterische "Verpflichtung", sondern eine Empfehlung.
7) Da Sie auch hier nur die verauslagten Kosten berechnen, wäre hier nichts besonders zu beachten, weil Sie ja keine eigene Leistung erbringen. Sie sollten grundsätzlich dann auch nicht den Begriff "Rechnung" verwenden, sondern in einem gesonderten Schreiben um die Erstattung verauslagter Kosten gem. Anlage bitten.
8) Ich würde mir hier eine Excelübersicht je Mitbewohner oder ähnliches erstellen und diese dann als Anlage zu dem Schreiben beifügen. Wichtig ist wie gesagt die Abgrenzung für Sie zwischen betrieblichem Anteil der Fortbildung und privatem Anteil. Das sollte gut dokumentiert sein (ggfs. mit einer Art Tagebuch während des Aufenthalts).
Ich hoffe Ihre Fragen damit beantwortet zu haben, sonst stellen Sie gerne kostenfreie Rückfragen ein.
Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass dieses Forum eine ausführliche und persönliche steuerliche Beratung nicht ersetzen kann, sondern vor allem dafür gedacht ist, eine erste steuerliche Einschätzung zu ermöglichen. Durch Hinzufügen oder Weglassen relevanter Informationen könnte die rechtliche Beurteilung Ihres Anliegens anders ausfallen.
Mit freundlichen Grüßen
Knut Christiansen
Steuerberater
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