Für kleinere, bargeldintensive Unternehmen ist es häufig nicht sinnvoll ein elektronisches Kassensystem zur Aufzeichnung aller Bargeschäfte anzuschaffen. Für diese Unternehmen steht trotz einiger rechtlicher Änderungen in den letzten Jahren die Möglichkeit offen ein Kassenbuch von Hand zu führen (offene Ladenkasse). Wann die Führung einer offenen Ladenkasse erforderlich ist und was dabei zu beachten ist, möchte ich Ihnen im Folgenden kurz darstellen:
Wann muss ein Kassenbuch geführt werden?
Unternehmen sind dazu verpflichtet ihre Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen. Für Bargeschäfte ist somit ein Kassenbuch zu führen. Eine Ausnahme von dieser Einzelaufzeichnungspflicht besteht für Unternehmen, die eine Vielzahl von Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. Das ist z.B. bei vielen Unternehmen des Einzelhandels der Fall.
Bis auf ein paar Ausnahmen müssen somit in jedem Unternehmen die Bargeschäfte durch Führung eines Kassenbuches aufzeichnen.
In welcher Form muss ein Kassenbuch geführt werden?
Kurz gesagt, ist ein Kassenbuch so zu führen, dass sich eine sachverständige Person in einer angemessenen Zeit durch die Aufzeichnungen des Kassenbuchs einen Überblick über die Bargeschäfte eines Unternehmens verschaffen kann. Es wurden deshalb einige Anforderungen formuliert, die ein Kassenbuch erfüllen muss. Es handelt sich hierbei um folgende Daten:
- Datum des Geschäftsvorfalls
- fortlaufende Nummer für jeden Geschäftsvorfall
- Buchungstext zu jedem Geschäftsvorfall
- Betrag
- Umsatzsteuersatz
- aktueller Kassenstand
So führen Sie ein Kassenbuch richtig von Hand
Das Kassenbuch mit den oben genannten Mindestaufzeichnungen sollte täglich am Ende eines Geschäftstages geführt werden, so dass das Kassenbuch möglichst aktuell den tatsächlichen Kassenbestand abbildet.
Das Kassenbuch sollte so geführt werden, dass nachträglich vorgenommene Änderungen nachvollzogen werden können. Das bedeutet, dass die Aufzeichnungen nicht mit Bleistift geführt werden sollten. Die Führung eines Kassenbuchs in einer Excel-Tabelle ist aus diesem Grund ausgeschlossen.
Am Ende jedes Geschäftstages sollte ein Kassenbericht erstellt werden. Mit dem Kassenbericht wird dargestellt wie hoch die Tageseinnahmen waren. Der Kassenbericht ist daher zwingend retrograd zu führen. Es muss zudem gewährleistet werden, dass die Kassenberichte Vollständig vorliegen. Deshalb sollten die Kassenberichte datiert und fortlaufend nummeriert sein.
Ein Kassenbericht kann etwa wie folgt aussehen:
Endbestand lt. Auszählung
./. Einlagen
+ Entnahmen
+ Ausgaben
./. Anfangsbestand
= Tageseinnahmen
Sie sollten am Ende eines Geschäftstages den tatsächlichen Kassenbestand auszählen und mit dem aufgezeichneten Bestand lt. Kassenbuch vergleichen. Wenn sich hierbei Abweichungen ergeben (Fehlbeträge), sollten diese durch gesonderte Aufzeichnung dokumentiert werden. Zudem ist der Fehlbetrag in das Kassenbuch aufzunehmen, so dass der Bestand des Kassenbuches mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmt.
Was ist noch zu beachten?
Bitte beachten Sie, dass für alle in einem Kassenbuch aufgezeichneten Geschäftsvorfälle ein Beleg vorhanden sein muss. Machen Sie etwa eine Barzahlung, muss hierzu die passende Rechnung vorliegen. Wenn Sie sich für private Zwecke etwas aus Ihrer Kasse entnehmen, empfiehlt es sich einen sog. Eigenbeleg anzufertigen. Hierauf ist zu verzeichnen wann welcher Betrag zu welchem Zweck von wem aus der Kasse entnommen wurde.
Die Kassenbücher müssen 10 Jahre geordnet aufbewahrt werden. Dies betrifft auch sämtliche Belege die mit den Aufzeichnungen eines Kassenbuchs zusammenhängen.
Gibt es Hilfsmittel zur Führung einer offenen Ladenkasse?
Ja die gibt es. Sie können sich vorgedruckte Kassenbücher in jeden gut sortierten Schreibwarengeschäft kaufen. Ebenfalls gibt es zahlreiche Anbieter Cloudbasierter Online Kassenbücher die meist sehr benutzerfreundlich sind. Ein Vorteil hierbei ist ebenfalls, dass Sie kein Kassenbuch mehr in Papierform haben, welches aufbewahrt werden muss. Zudem haben Sie jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf Ihr Kassenbuch.
