Passwort Datenschutz im Unternehmen

Sehr geehrter Fragesteller,

Herzlichen Dank für ihre Anfrage und das damit entgegengebrachte Vertrauen.

Ihre Fragen darf ich wie folgt beantworten:

Ich halte die Vorgehensweise des Arbeitgebers für nicht richtig, wenn allgemein bekannt ist, wie sich die Passwörter der einzelnen Mitarbeiter zusammensetzen und damit jeder Mitarbeiter theoretisch auf die Accounts der andere Mitarbeiter zugreifen kann. Insofern wäre eine Vergabe von Passwörtern überhaupt nicht notwendig.

Ob dies einen Anspruch darauf gibt, dass Sie selbst besT.men können, wie Ihr Passwort aufgebaut ist, hängt jedoch hiervon nicht ab, da es grundsätzlich dem Arbeitgeber obliegt, ob und wie er die Sicherung von Accounts der Mitarbeiter vornimmt. Hat der Arbeitgeber Kenntnis darüber, dass die Passwörter allesamt unsicher bzw. bekannt sind, so muss er sich an möglichen Schäden, die dadurch, gegebenenfalls durch andere Mitarbeiter entstehen, festhalten lassen und darf dies grundsätzlich nicht auf den einzelnen Mitarbeiter abwälzen. Dieser könnte sich sogar bei Vorliegen eines möglichen Schadens eben auf diese Passwörter bzw. Vergaberichtlinien berufen.

Von daher halte ich es für angebracht, hierüber mit dem Arbeitgeber zu sprechen und Ihrem Vorschlag zu folgen, dass selbst gewählte Passwörter, die allerdings dem Arbeitgeber bekannt sein können und gegebenenfalls müssen, zu wählen. Allerdings haben Sie keinen eigenen arbeitsvertraglichen Anspruch darauf, wenn der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts vorgibt, wie die Passwörter gestaltet sein sollen.

Dies führt unter anderem auch dazu, dass, wenn eine entsprechende Vorgabe des Arbeitgebers hinsichtlich der Passwörter besteht, sie auch nicht eigenmächtig grundsätzlich eine entsprechende Änderung des Passwortes nach Ihrem Belieben vornehmen dürfen. Allerdings kommt es dabei auch weiter darauf an, wie die Vorschriften über die Passwörter durch den Arbeitgeber aussehen, ob es sich hier lediglich um eine Weisung oder auch um eine arbeitsvertragliche Verpflichtung handelt. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird dies eine Weisung sein. Dabei sind aber auch arbeitsvertragliche Regelungen einzubeziehen, wie der Umgang mit Passwörtern zu erfolgen hat und insgesamt wie die Sicherheit des Betriebes aufgebaut ist. Der Arbeitgeber kann sich sodann zum Beispiel nicht auf Verstöße im Datensicherungsbereich berufen, wenn ihm bewusst ist, dass die Passwörter selbst unsicher sind.

Insofern bleibt Ihnen zunächst hier nicht mehr viel übrig, als den Arbeitgeber, gegebenenfalls schriftlich darauf hinzuweisen, dass hier Probleme im oben genannten Bereich entstehen können und Sie wünschen, ein entsprechendes eigenes Passwort zu vergeben, was aber dem Arbeitgeber grundsätzlich bekannt sein muss, sofern er nicht sowieso allgemeinen Zugang auf die Accounts der Arbeitnehmer mittels eines Masterkennworts oder eines Administrationsbereiches hat.
Anders sähe dies dann aus, wenn auch der Account oder die E-Mails privat genutzt werden würden. Dann hätte der Arbeitgeber grundsätzlich nur in besonderen Fällen, zum Beispiel Krankheit des Arbeitnehmers, einen Anspruch darauf, auf den Account zuzugreifen. Sofern allerdings eben nur und ausschließlich betriebliche Belange in dem Account abgewickelt werden, dürfte ein solcher Schutzanspruch des Arbeitnehmers hier nicht bestehen.

Dies würde gegebenenfalls dann der Fall sein, wenn andere denkbare nicht betriebliche Dinge, hier im Rahmen des Accounts an Dritte weitergegeben werden könnten, die hier Dritten nicht zur Kenntnis zustehen würden im Hinblick auf die Eigenschaft des Arbeitnehmers. Sofern allerdings lediglich auf einzelne Projekte oder Arbeitsstände geschaut werden kann, dürfte dies, wenn dies dem Arbeitgeber bekannt ist und er dies billigt, nicht zu einer Änderung des Passwortes führen, wenn der Arbeitnehmer hierdurch nicht in seiner Arbeit beeinträchtigt wird. Liegt eine Beeinträchtigung vor, sei es auch aus subjektiver Hinsicht, sollte man sich ebenfalls an den Arbeitgeber wenden, wenn gemeint wird, dass ein Ausspähen durch Kollegen möglich ist. Dann sollte hier auf der Arbeitgeber grundsätzlich reagieren. Aber auch hier dürfte ein Anspruch des Arbeitnehmers alleine zunächst nicht vorliegen.

Ich hoffe, dass ich Ihnen bis hierhin hilfreich antworten konnte und stehe Ihnen selbstverständlich für Nachfragen gerne zur Verfügung.

Konnte ich Ihnen weiterhelfen, würde ich mich über eine anschließende positive Bewertung freuen.

Viele Grüße