Freiberufler, Hotelrechnung, Erstattung vom Kunden.

Sehr geehrter Ratsuchender,


es sind nachfolgend genannte Abrechnungsmöglichkeiten gegeben, die sich auch nach dem Vertrag richten.


Es besteht die Möglichkeit des umsatzfreien Auslagenersatzes, nicht zu verwechseln, mit der Besonderheit, dass Sie möglicherweise von der Umsatzsteuer befreit sind.


Die Aufwendungen, wie Reisekosten, Spesen etc. führen Sie in Ihrer Abrechnung auf. Diese sind dann nur durchlaufende Posten.


Da aber in den Reisekosten etc. Bereits Umsatzsteuer enthalten ist, möchte der Auftraggeber seine Möglichkeit des Vorsteuerabzuges wahrnehmen. Die Quittungen etc. müssten dann auf den Namen des Auftraggebers lauten und dieser hat dann auch ein Recht auf die Originalbelege.


Wenn Sie diese Kosten als Betriebsausgaben gebucht haben, werden nach Zahlung als Erstattung dann wieder gebucht.


Wenn Sie nun die Gewinnermittlung machen, heben sich die Ausgabe und die dann erfolgte Erstattung dieser Kosten quasi wieder auf.


Sie können aber die Kosten in Ihrer Rechnung aufnehmen.


Wenn Sie tatsächlich nicht Umsatzsteuerpflichtig sind, dazu unten mehr, müssen Sie diese nicht ausweisen. Dann können sie auch die Originalquittung behalten. Für Sie wirkt sich aber die letztgenannte Möglichkeit gar nicht aus, da mit der Erstattung wieder die Betriebsausgaben aufgehoben werden.


Da Sie aber keine eigene Umsatzsteuer ausweisen können, wird Ihrem Auftraggeber daran gelegen sein, dass Sie nach der ersten Variante abrechnen und er die Originale erhält und Sie Kopien behalten. Dieses Vorgehen wird aus den Nebenpflichten des Vertrages auch nicht zu beanstanden sein.


Die Umsatzsteuerbefreiung gilt ja bekanntermaßen nach § 4 Nr. 14 UStG nur für die sich aus dem Gesetz ergebenden Tätigkeiten.


Handelt es sich bei Ihrer Tätigkeit um andere Aufgaben z.B. Vorträge oder z.B. Ernährungsberatung etc. sind Sie für diese Tätigkeiten umsatzsteuerpflichtig.


Dann könnten Sie wie in der zweiten Variante auch Ihre eigene Umsatzsteuer ausweisen und könnten die Originalbelege behalten.

Sie haben also bei beiden Varianten die Möglichkeit die Ausgabe als Betriebskosten auszuweisen. Dazu reichen dann bei Ihnen im ersten Fall auch die Kopie der Belege.


Im ersten Fall ist es dann aber eine „Nullvariante“, da Sie auch die Erstattung buchen müssen.


In der zweiten Variante wäre nur wegen der Umsatzsteuer etwas anders zu beurteilen. Hinsichtlich der Betriebskosten steht diesen dann auch die Erstattung gegenüber.


Mit freundlichen Grüßen


Rechtsanwältin

Sylvia True-Bohle