zur Handhabung eines Fahrtenbuchs möchte ich Ihnen folgende Hilfestellungen geben damit das Fahrtenbuch auch vom Finanzamt anerkannt werden kann.

Durch ein Fahrtenbuch sollen die einzelnen Fahrten der betrieblichen oder privaten Sphäre zugeordnet werden. Es muss sich um ein Buch handeln, das laufend geführt wird (BMF vom 18.11.2009, BStBl I 2009, 1326, RZ. 21).

Die private Mitbenutzung kann entweder pauschal im Wege der Listenpreisregelung (die sog. 1%-Regelung) oder anhand der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden (BFH Urteil vom 3.8.2000, III R 2/00, BStBl II 2001, 332).

Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie für Familienheimfahrten sind auch bei der Fahrtenbuchmethode nur 0,30 € je Entfernungskilometer abzugsfähig, deswegen sind diese Fahrten in einer dritten Spalte gesondert aufzuzeichnen.

Für die Anwendung der 1%-Regelung ist es erforderlich, dass des KFZ zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird. Die Fahrtenbuchmethode ist bei jedem Nutzungsverhältnis anwendbar. Gerade bei einer 100%-igen betrieblichen Nutzung ist die Führung eines Fahrtenbuchs zu empfehlen.

Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten (s.a. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR und RZ. 24 des BMF-Schreibens vom 18.11.2009, BStBl I 2009, 1326):

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt,
  • Reiseziel,
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner mit Straße,
  • Umwegfahrten.

Nach dem BMF-Schreiben vom 18.11.2009 sind folgende berufsspezifisch bedingte Erleichterungen möglich (RZ. 25 bis 29).

Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen, können Angaben machen zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner (welche Kunden an welchem Ort besucht wurden). Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich. Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet“ o. ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden. Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner „Lehrfahrten“, „Fahrschulfahrten“ o. ä. anzugeben.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z.B. bei Lieferverkehr, und werden die Kunden mit Name und (Liefer-)Adresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt, unter der sie später identifiziert werden können, bestehen keine Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Das Kundenverzeichnis ist dann dem Fahrtenbuch beizufügen (RZ. 28).

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk für den Reisezweck im Fahrtenbuch.

Nach der BFH-Rechtsprechung muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Lose Notizzettel können daher schon in begrifflicher Hinsicht kein »Fahrtenbuch« sein.

Das Fahrtenbuch muss eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen bieten, sodass der zu versteuernde Anteil (Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) an der Gesamtfahrleistung mit vertretbarem Aufwand überprüft werden kann. Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch zeitnah und fortlaufend in einer geordneten, lesbaren und geschlossenen äußeren Form geführt wird, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden lässt. Demnach reichen etwa laufend, aber lose gefertigte Aufzeichnungen nicht aus. Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs. Differenzen zwischen eingetragenen Streckenlängen und Kilometerständen von insgesamt 14 km an zwei Tagen und Abweichungen der Streckenlängen von den Ergebnissen eines Routenplaners mit einer Quote von 1,5% führen nicht zur Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs (rkr., FG Düsseldorf Urteil vom 7.11.2008, 12 K 4479/07 E).

Der BFH fasst in seinem Urteil vom 16.3.2006 (VI R 87/04) die erforderlichen Angaben eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs wie folgt zusammen:

  1. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.
  2. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.
  3. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstandes zu dokumentieren.
  4. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Wird die Ordnungsmäßigkeit der Führung eines Fahrtenbuches von der Finanzverwaltung z. B. anlässlich einer Betriebsprüfung nicht anerkannt, ist der private Nutzungsanteil nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG mit der 1%-Regelung zu bewerten, soweit die betriebliche Nutzung mehr als 50 % beträgt. Andernfalls dürfen nur 0,30 € je betrieblich gefahrenen Kilometer abgezogen werden.

Abschließend möchte ich zur besseren Abgrenzung auf ein BFH-Urteil hinweisen, das die Probleme der Praxis verdeutlicht.

Tenor

Der BFH hat mit Urteil vom 1.3.2012 (VI R 33/10) entschieden, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss und dass diesen Anforderungen nicht entsprochen ist, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind, auch wenn diese Angaben anhand nachträglich erstellter Auflistungen präzisiert werden.

Sachverhalt

Die Klägerin, eine GmbH, hatte ihrem Gesellschaftergeschäftsführer F einen Dienstwagen überlassen. Sie begehrte im Rahmen der von ihr als Arbeitgeberin durchzuführenden Lohnsteueranmeldung, den für die Dienstwagenüberlassung anzusetzenden geldwerten Vorteil nicht mit der 1 %-Regelung, sondern auf Grundlage der von F geführten Fahrtenbücher zu versteuern. Die Fahrtenbücher wiesen allerdings neben dem jeweiligen Datum zumeist nur Ortsangaben auf (z.B. F - A-Straße - F, F - B-Straße - F), gelegentlich auch die Namen von Kunden (z.B. F - XY - F, Firma - Z - F) oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z.B. F - Tanken - F), außerdem den Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer. Diese Angaben ergänzte die Klägerin nachträglich durch eine Auflistung, die sie auf Grundlage eines von F handschriftlich geführten Tageskalenders erstellt hatte. Diese Auflistung enthielt Datum, Standort und Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt sowie den Grund und das Ziel der Fahrt.

Einspruchsentscheidung und FG

Während das FA das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß i. S. d. § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG beurteilte, war die dagegen vor dem FG erhobene Klage erfolgreich (FG Berlin-Brandenburg Urteil vom 14.4.2010, 12 K 1204/09). Das FG hielt das Fahrtenbuch für ordnungsgemäß. Die Kombination aus handschriftlich in einem geschlossenen Buch eingetragenen Daten und der zusätzlichen, per Computerdatei erstellten erläuternden Auflistung reiche noch aus, um den durch die Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs anzusetzenden geldwerten Vorteil individuell zu berechnen.

Revision des BFH

Die dagegen gerichtete Revision des FA war erfolgreich. Der BFH verwarf das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß, weil die Fahrten darin nicht vollständig aufgezeichnet sind. Eine solche vollständige Aufzeichnung verlangt grundsätzlich Angaben zu Ausgangs- und Endpunkt jeder einzelnen Fahrt im Fahrtenbuch selbst. Dem genügten die Angaben im Streitfall nicht, da sich aus ihnen weder die Zieladresse noch der konkret besuchte Kunde ergaben. Bei dieser Art der Aufzeichnung waren weder Vollständigkeit noch Richtigkeit der Eintragungen gewährleistet. Angesichts dessen konnte es auch nicht ausreichen, die fehlenden Angaben durch eine erst nachträglich erstellte Auflistung nachzuholen (Pressemitteilung des BFH Nr. 36/12 vom 23.5.2012).

Mit besten Grüßen

Sascha Blum