Steuerliche Anerkennung und Absetzbarkeit von Bürokosten
Fragestellung
Steuerliche Anerkennung und Absetzbarkeit von Bürokosten
Situation:
Selbständiger Gewerbebetrieb :
Einnahmen 70.000 EUR pro Jahr ( in 2019 circa 110.000 EUR)
Ehefrau zusätzlich als angestellte Aushilfe bei einem Fremdarbeitgeber angestellt 70 - 80 Stunden im Monat, Gehalt 12.000.- brutto pro Jahr.
Ehemann ( nicht erwerbstätig) unterstützt die Ehefrau AD / Büro ohne Entgelt.
Arbeitszeit im Büro - Ehemann 120 Stunden im Monat, Ehefrau 100 Stunden im Monat.
Zzgl. Arbeitszeit vom Ehemann im Außendienst für den Gewerbebetrieb (im Monat 25 Stunden) .
Unternehmenstätigkeit:
Einkaufsgemeinschaft und Fuhrpark Beratung bzw. Kostenoptimierung für gewerbliche Fuhrparks
Generiert folgende Einnahmen:
a ) durch Partnerschaftbeiträge der einzelnen Unternehmen ( Kunden)
b ) durch Vermittlungsprovision der Lieferanten
Büro Nutzung:
- 2-8 Lieferanten und Kunden Besuche im Büro pro Woche
- Abwicklung Lieferantenverträge, gesamte Angebotseinholung und Angebotsabgabe im Büro ( pro Tag im Schnitt 50 Telefonate und 25 eingehende und 20 ausgehende Mails)
- Fuhrparkverwaltung und Fuhrpark Kostenanalyse für 25 Partnerunternehmen
Pro Partnerbetrieb existieren circa 70 Fahrzeuge, die Fahrzeugunterlagen ( pro Fahrzeug mit Verträgen und Werkstattrechnungen usw. 1.800 Ordner)
(werden im 2. Büroraum gelagert und ständig benötigt bzw. benutzt.
Die Private Meldeadresse ist 22 KM vom Büro entfernt
Die Gewerbeanmeldung / Büro ist auf eine Mietwohnung ( 4 Zimmer, kein gewerblicher Mietvertrag, modernes Mehrfamilienhaus) ausgestellt.
Gesamtmietkosten der Wohnung 2.230,00 EUR pro Monat
Mittlerweile wird die Mietwohnung an Werktagen auch zum Übernachten genutzt.
Meine Fragen:
- Sind die Bürokosten komplett nicht absetzbar?
- Ist evtl. nur die 1.200 EUR Pauschale für ein häusliches Arbeitszimmer absetzbar?
- Sind die beiden ausschließlich dokumentierbar als Büro und Verwaltung genutzten Räume anteilig an den Gesamtmietkosten absetzbar?
- Wie lautet Ihre ergänzende Empfehlung zur steuerlichen Anerkennung der gewerblich genutzten Büroräume?
Herzlichen Dank im Voraus!
Hinweis: Die Frage und Antwort wurde anonymisiert und mit Erlaubnis des Kunden veröffentlicht. Ihre eigene Frage wird standardmäßig nicht veröffentlicht.
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Antwort von Steuerberater Knut Christiansen
Guten Morgen und nochmals vielen Dank für die Beauftragung bei yourXpert. Ihre Anfrage möchte ich im Rahmen einer Erstberatung gerne wie folgt beantworten.
Grundsätzlich kann ein kompletter Abzug der Kosten für betriebliche Räume erfolgen, wenn es sich um eine Betriebsstätte oder um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handelt und bzgl. der ausgeübten Tätigkeit, kein anderer Raum zur Verfügung steht.
Eine Wohnung wiederum kann nur Betriebsstätte sein, wenn diese ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht derer eines Büros ähneln. Weiterhin ist reger Publikumsverkehr ein Anhaltspunkt für eine Betriebsstätte.
Aufgrund der von Ihnen gemachten Angaben spricht daher wenig dafür, dass die Wohnung als Betriebsstätte gelten kann. Insbesondere die Tatsache, dass es sich um eine teilweise als Büro ausgestattete Wohnung handelt spricht dagegen.
Somit wäre zu prüfen, ob ein außerhäusliches Arbeitszimmer vorliegen könnte. Grundsätzlich steht Ihrer Frau lt. Sachverhalt für die gewerbliche Tätigkeit ja kein anderes Büro zur Verfügung. Damit wäre diese Voraussetzung erfüllt. Allerdings ist hier weiterhin Voraussetzung, dass das außerhäusliche Arbeitszimmer deutlich vom privaten Wohnbereich abgegrenzt ist. Dies ist hier durch die private Nutzung der anderen Räumlichkeiten (z.B. Übernachtung) nicht gegeben. Unter diesen Aspekten wäre dann nur die Jahrespauschale in Höhe von 1.250,- EUR p.a. abzugsfähig. Ein anteiliger Abzug der Gesamtkosten im Verhältnis der Nutzflächen wäre hier nicht möglich.
Grundsätzlich wäre meine Empfehlung daher, die private Nutzung der angemieteten Wohnung zu unterlassen, damit dann ein vollständiger Abzug der Kosten erreicht werden kann. Ansonsten wäre lediglich ein Betrag von 1.250,- EUR als Betriebsausgabe möglich. Der Mietvertrag sollte dann auch nur auf den Namen Ihrer Frau lauten. Weiterhin ist dem Finanzamt, möglicherweise auch durch einen Vor-Ort-Termin, nachzuweisen, dass die Nutzung nur zu betrieblichen Zwecken erfolgt. Hier wären dann die beiden verbleibenden Zimmer entweder auch betrieblich einzurichten oder aber leer zu lassen.
Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass dieses Forum eine ausführliche und persönliche steuerliche Beratung nicht ersetzen kann, sondern vor allem dafür gedacht ist, eine erste steuerliche Einschätzung zu ermöglichen. Durch Hinzufügen oder Weglassen relevanter Informationen könnte die rechtliche Beurteilung Ihres Anliegens anders ausfallen.
Ich hoffe Ihre Frage damit beantwortet zu haben. Ansonsten stellen Sie gerne kostenfreie Rückfragen ein.
Mit freundlichen Grüßen
Knut Christiansen
Steuerberater
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