Reisekostenabrechnung - Reisekostenerstattung
Beantwortet von Steuerberater Dipl. Finanzwirt Ulrich Hiller
Fragestellung
Sehr geehrte Herr Hiller,
in einem gemeinnützigen Verein, der ein Gesundheitsprojekt in Afrika betreut, bin ich der Kassierer.
Anfragen möchte ich ein Problem, welches scheinbar recht häufig ist, aber sich für mich im Detail nicht aus Internetrecherche klären lässt.
Unser Vorsitzender und ein weiteres Mitglied reisen mindestens einmal im Jahr nach Afrika, um dort das Projekt zu betreuen. Die Kosten tragen sie selbst. Prinzipiell erhalten deutsche Mitglieder oder andere Reisende keine Vergütungen oder Erstattungen für diese Aufenthalte. Dies gilt besonders für Ärzte, Schwestern und Studenten, die ein Praktikum absolvieren oder aus Interesse eine gewisse Zeit dort ehrenamtlich arbeiten und dies oft mit einem Urlaubsaufenthalt verbinden.
Die genannten beiden Personen reisen ausschliesslich zur Betreuung der laufenden Projekte, sprechen mit den Partnern vor Ort, erledigen Bankgeschäfte und Behördengänge. Die Kosten für Flug, Unterkunft und Transferkosten würden wir daher gern ersetzen bzw. die beiden Personen würden diesen Betrag gegen den Erhalt einer Spendenquittung dem Verein spenden.
Wie muß der Anspruch für Vergütung von Projektreisen festgehalten werden – ist ein Vorstandsbeschluss ausreichend oder muß die Mitgliederversammlung entscheiden, ggf. die Satzung geändert werden? Die Satzung enthält bisher nur die Formulierung: „Zuwendungen an Mitglieder sind ausgeschlossen“, zu Aufwandsentschädigungen ist nichts festgelegt.
Wenn die Ausstellung eines Spendenbelegs erlaubt ist, handelt es sich dann um eine Geldspende oder einen Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen?
Geld muß meines Wissens bei einer Spende auf diesem Weg nicht fliessen, die Reisenden würden ihre Belege vorlegen mit einer schriftlichen Erklärung, den Betrag spenden zu wollen. Muß der Betrag trotzdem als Einnahme und Ausgabe gebucht werden?
Natürlich soll dies keine interne Regelung zur Abrechnung von Reisekosten gegen Spendenbeleg sein, die tatsächliche Erstattung von Flugtickets oder anderer Kosten ist ebenso möglich.
Es wäre schön, wenn Sie mich in dieser Angelegenheit beraten könnten.
Vielen Dank und freundliche Grüße –
Andreas Schultz
Hinweis: Die Frage und Antwort wurde anonymisiert und mit Erlaubnis des Kunden veröffentlicht. Ihre eigene Frage wird standardmäßig nicht veröffentlicht.
Antwort von Steuerberater Dipl. Finanzwirt Ulrich Hiller
Sehr geehrter Herr Schultz,
vielen Dank für Ihre Frage, nun möchte ich diese gern beantworten.
Vorausschicken möchte ich, dass ich die Fragestellungen zu allererst aus steuerrechtlicher (einschl. buchhalterischer) Sicht beantworte. Es gibt allerdings viele Berührungspunkte mit dem Vereinsrecht, die ich ebenso sorgfältig beantworten möchte, für die ich aber als "Nichtjurist" kein ausgesprochener Fachmann bin.
Für Sie steht im Vordergrund, dass die Projektreisen von Mitgliedern des Vorstands und ggf. anderen Mitgliedern sauber abgerechnet und diesen Personen die Kosten erstattet werden können. Der Verzicht auf Aufwendungsersatz kommt ohnehin nur in Betracht, wenn die betreffende Person einen Rechtsanspruch auf diesen Aufwendungsersatz hat, so dass die Voraussetzungen für "Barerstattung" und "Verzicht gegen Zuwendungsbestätigung/Spendenbescheinigung" identisch sind.
Als Weg zu einem sauberen Abrechnungsmodus möchte ich Ihnen daher eine möglichst detaillierte Reisekostenregelung empfehlen. Hierbei kann es sich natürlich um eine Erweiterung der Satzung handeln; allerdings würde diese dabei wohl ziemlich aufgebläht. Ich schlage daher vor, dass Sie Ihre Satzung um einen Passus erweitern, z.B.
"Aufwandsersatz, insb. Reisekosten, für Mitglieder des Vorstands [und sonstige Mitglieder] werden nach Maßgabe einer Reisekostenordnung (RKO) gezahlt."
Alternativ sollten Sie dann festlegen, dass entweder
a) der Vorstand die RKO entwirft und der Mitgliederversammlung vorlegt, die diese dann beschließt ODER
b) der Vorstand durch die Satzung (d.h. indirekt durch die Mitgliederversammlung) ermächtigt wird, die RKO aufzustellen (d.h. diese entfaltet dann ihre Rechtskraft durch Vorstandsbeschluss)
Die Satzungsänderung muss auf jeden Fall von der Mitgliederversammlung beschlossen werden.
Die RKO sollte so detailliert wie möglich regeln, welche Kosten in welcher Höhe erstattet werden können. Zur Vermeidung von Missverständnissen kann festgelegt werden, dass eine Reise (und die voraussichtlichen Kosten) im Voraus genehmigt werden müssen.
Vereinsrechtlich und steuerrechtlich (Gemeinnützigkeit) unbedenklich dürfte es sein, wenn die RKO die (maximale) Erstattung nach den steuerlichen Sätzen vorsieht. Dazu gehören Fahrtkosten (30 ct/km), Bahn- und Flugtickets, Übernachtungskosten (tatsächliche Kosten bzw. steuerliche Auslands-Ü-Pauschalen) und Verpflegungsmehraufwendungen (gestaffelt nach Stunden der Abwesenheit). Von dem Reisenden geltend gemachte Kosten sollten von einem Dritten (Kassierer?) objektiv geprüft und freigegeben werden.
Man könnte einen standardisierten Fragebogen (RK-Antrag) entwerfen und diese Aufwendungen damit vordruckmäßig zusammenfassen. Durch Ankreuzen kann sodann der Reisende wählen, ob er die Erstattung auf sein Konto wünscht oder ob er die RK-Erstattung dem Verein als Spende (Verzicht auf Aufwendungsersatz) zuwenden möchte. Damit wird zugleich dokumentiert, dass es insoweit keinen "Automatismus" gibt, sondern der Betreffende frei entscheiden kann.
In der Buchhaltung sollten Sie diese Vorgänge immer "brutto" darstellen und auf gar keinen Fall Kosten und Spenden saldieren:
1. als Reisekosten werden die o.g. Aufwendungen gebucht und der RK-Antrag zusammen mit den Einzelbelegen und dem Genehmigungsvermerk als Beleg zur Buchführung genommen
2. ENTWEDER gibt es dann eine Erstattung auf das Bankkonto
(Buchung: Reisekosten AN Bank)
ODER es gibt eine Einnahme aus Spende
(Buchung: Reisekosten AN Einnahmen aus Spenden)
Ich hoffe, dass ich alle Ihre Fragen beantworten konnte und die wesentlichen Punkte beleuchtet habe. Falls etwas unklar ist, nutzen Sie bitte die Rückfragefunktion auf dieser Seite. Ansonsten freue ich mich über eine positive Bewertung und wünsche Ihnen für Ihre Vereins- und Projektarbeit alles Gute!
Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Hiller
Steuerberater
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vielen Dank für die ausführliche Antwort, die mir sher weiter hilft.
Hiermit möchte ich zwei Punkte rückfragen:
Ist unbedingt eine Regelung der Reisekostenordnug über eine Satzungsänderung erforderlich oder reicht ein Beschluss der Mitgliederversammlung?
(Es geht mir hierbei um die nächste bevorstehende Reise, die Mitgliederversammlung findet davor statt, die Satzungsänderung bekommen wir zeitlich nicht mehr durch. Perspektivisch können wir natürlich die Satzung durch diesen Passus ergänzen).
Wie genau muß die Buchung der Beträge aussehen, wenn bei Spende kein Geld auf das Vereinskonto fließt?
Im Kassenbuch werden auf der Ausgabenseite die eingereichten Kosten als Ausgabe gebucht und dann wieder auf der Habenseite als Einnahme als Spende, womit sich der Kontostand wieder auf Null stellt?
Vielen Dank im Voraus und freundliche Grüße -
Andreas Schultz
1. Ja, ich würde eine Regelung der RKO über die Mitgliederversammlung (einschl. Satzungsänderung, wichtig wegen der Gemeinnützigkeit!) dringend anraten. Wenn Eile geboten ist, können Sie die RK ja unter Vorbehalt der späteren Regelung zahlen. Formulieren Sie die RKO dann so, dass die vorherige Reise bereits in den zeitlichen Geltungsbereich fällt (Rückwirkung, z.B. auf den 1.1.2014), das dürfte unproblematisch sein, wenn nicht allzu viele Reisen betroffen sind.
2. Tut mir leid, mein Buchungshinweis bezog sich auf eine kaufmännische (doppelte) Buchführung, daran habe ich nicht gedacht. Wenn Sie nur ein Kassenbuch führen, würde ich es tatsächlich so machen, wie Sie es vorgeschlagen haben, d.h. die RK als Ausgabe und die Spende als Einnahme zeigen.
Ich hoffe,dass ich Ihre Fragen nun zufriedenstellend beantworten konnte!
Viele Grüße
Ulrich Hiller
StB
ja,die Verfahrensweise ist nun klar und die Frage beantwortet.
Vielen Dank für Ihre Antworten.
Mit freundlichen Grüßen -
A.Schultz