EÜR: Buchung Vorauszahlung über Jahresgrenze mit Aufteilung privat/geschäftlich
Beantwortet von Dipl.-Bw. (FH) / Steuerberater Ralph Arens
Fragestellung
Wie sind die folgende Sachverhalte bei Verwendung von SKR03 (ohne Automatikfunktionen, keine DATEV-Software) korrekt zu verbuchen? In welchem Jahr sind welche Teile der Ausgaben in die UStVA / EÜR / USt-Erklärung einzutragen und ggf. in welche Felder?
Grundlagen:
- Freiberufliche Tätigkeit, keine Buchführungspflicht
- EÜR (EStG § 4 Abs. 3)
- USt Ist-Versteuerung, monatliche UStVA
Sachverhalt 1 (Übernachtungskosten):
- Für das Folgejahr (hier 2019) ist ein Hotelaufenthalt gebucht; ich teile mir ein Doppelzimmer mit einer zweiten Person. Die Reise ist für mich geschäftlich veranlasst (Kundenbesuch), die zweite Person kommt privat mit. Im Anschluss verbringen wir noch einen weiteren Tag rein privat im Hotel. Es muss also eine Aufteilung geschäftlich vs. privat sowohl nach Personen als auch nach Tagen stattfinden.
- Im "alten" Jahr (hier 2018) wird der Aufenthalt vorausbezahlt. Gleichzeitig mit der Vorauszahlung geht eine Rechnung ein ("Anzahlungsrechnung") in der die USt ausgewiesen ist aber ohne Aufteilung auf Personen oder Tage.
- Im Folgejahr geht während des Aufenthalts eine Rechnung ein ("Schlussrechnung"), in der sowohl die USt ausgewiesen ist als auch eine Aufteilung auf einzelne Tage erfolgt und der Aufpreis für die 2. Person ersichtlich ist. Mit Eingang dieser Rechnung ist eine korrekte Aufteilung geschäftlich/privat möglich.
- Beispielwerte zum Rechnen (fiktiv, auf 2 Tage verkürzt):
- 1. Nacht (Geschäftsreise), 1. Person (Freiberufler): 50€
- 1. Nacht (Geschäftsreise), Aufpreis 2. Person (privat): 10€
- 2. Nacht (privat), 1. Person (Freiberufler): 40€
- 2. Nacht (privat), Aufpreis 2. Person (privat): 10€
- USt 7%: 7.70€
Sachverhalt 2 (GWG):
- Im alten Jahr (hier 2018) wird für einen meiner Arbeitnehmer ein Tablet für 400€ angeschafft (GWG). Die Zahlung passiert per Vorauskasse. Lieferschein (mit Name und Adresse des Arbeitnehmers) und ein Kassenbon mit ausgewiesener USt aber ohne meinen Namen liegen bereits in 2018 vor. Eine Rechnung auf meinen Namen geht erst Januar 2019 ein, mit Rechnungsdatum in 2018.
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Antwort von Dipl.-Bw. (FH) / Steuerberater Ralph Arens
Sehr geehrter Ratsuchender,
zum Sachverhalt 1 empfehle ich folgende Buchungen:
2018
4676 RK Unternehmer 60,00 Euro
1571 Vorsteuer 7% 4,20 Euro an 1200 Bank 117,70 Euro
1800 Privatentnahme 53,20 Euro
Da Sie in 2018 noch nicht genau bestimmen können, wie hoch der Privatanteil für die erste ÜN ist, würde ich diesen Weg wählen. Zudem nicht sicher ist, ob tatsächlich die 2. Person mitkommt. Es gilt das Zu- und Abflussprinzip, eine Rechnung liegt vor. Also Ausgabe und Umsatzsteuer in 2018 wie angegeben.
2019
Der Sachverhalt ist nun konkretisiert.
1880 Unentgeltliche Wertabgaben 10,70 Euro an
8915 Entnahme UN außerh. d. U. 10 Euro
1771 Umsatzsteuer 7% 0,70 Euro
Zusätzlich ist davon auszugehen, dass am Anreisetag und am ersten Tag nach der ÜN die Verpflegungspauschale nutzbar ist:
4674 Verpflegungsmehraufwand 24 Euro an 1890 Privateinlage 24 Euro (2 Tage a 8 h)
Sachverhalt 2
Das GWG wurde in 2018 angeschafft und bezahlt. Im Moment der ersten Erfassung liegt zwar kein ordnungsgemäßer Beleg vor, um die Vorsteuer zu ziehen.
4855 Sofortabschreibung GWG 400,00 an 1000 Kasse
Später Korrektur in der Buchungsperiode 2018, da nun die korrekte Rechnung vorliegt.
1576 Vorsteuer 19% 63,87 Euro an 4855 Sofortabschreibung GWG
Herzliche Grüße
Ralph Arens
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1. Sachverhalt 2: Soll die Vorsteuer tatsächlich noch im Buch für 2018 eingetragen werden? Hier ist ja dann eine Korrektur des Anfang Januar erfolgten Jahresabschluss incl. Korrektur der nach 2019 übertragenen Kontostände (insbesondere 1792 Verrechnungskonto USt / 1790 Umsatzsteuer Vorjahr) nötig. Wäre dann auch eine korrigierte UStVA für 2018 abzugeben? Die zum Vorsteuerabzug berechtigende, gültige Rechnung lag ja 2018 noch gar nicht vor.
Falls es sich um einen Tippfehler handelt und 2019 gemeint war: Zu Jahresbeginn ist der Kontostand von 4855 wieder auf 0; durch die Aufteilung würde er dann negativ werden. Falls in 2019 keine GWG > 250€ angeschafft werden wäre in der EÜR für 2019 ein negativer Betrag bei Kz. 132 Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter einzutragen. Das Online-Formular lehnt aber negative Beträge ab.
2. (Kann ich gerne als separate Frage stellen, falls es den Rahmen sprengt) Wie müssten die Buchungen bei Sachverhalt 1 (Hotel) aussehen, wenn die erste Rechnung bereits deutlich vor der Zahlung eingeht (> 10 Tage oder anderer Monat)? Ist es bei EÜR zulässig (d.h. mit GoBD vereinbar), die Rechnung zunächst nur zu speichern und erst bei tatsächlich erfolgter Zahlung zu verbuchen?
Die schreiben, dass die Rechnung zwar im.Januar 2019 gesendet wurde, aber mit Rechnungsdatum 12/18.
Also haben Sie den VSt Abzug in 2018. Nach Gesetz im engeren Sinne also wie von mir geschrieben korrekt.
Um die diskrepanzen aufgrund des schnellen Abschlusses zu vermeiden gibt es auch eine pragmatische Lösung.
Sie korrigieren in der Buchungsperiodr Januar 2019 die Rechnung und buchen einen sonstigen betrieblichen Ertrag:
1576 an 2700
Bis 28.7. bin ich im Urlaub. Danach gerne alle weiteren Fragen.
Herzliche Grüße
Ralph Arens