Schulessen: Vertrag und Rechnung vom Anbieter erst nach 15 Monaten ?

Unsere Tochter hat eine Stoffwechselstörung (PKU), die eine normale Schulkost ausschließt.
Im August 2015 gab es unsererseits eine mündliche Anfrage bezüglich der Möglichkeit des Anbietens einer Sonderkost vom Schulcaterer. Diese wurde vorsichtig positiv in Aussicht gestellt.
Es folgte ein persönliches Gespräch, das die Anforderung an eine geeignete Kost klären sollte. Das Ergebnis: „Die Sonderkost kann angeboten werden, wohl zum Preis einer Normalkost“, so die wage Aussage des Caterers. Es beginnt in Kürze eine Probeversorgung der Tochter, die bei Gefallen im hoffentlich besten Fall zur permanenten Essensversorgung wird.
Unserer Tochter schmeckte die angebotene Sonderkost und so wurde das Essen weitergeliefert. Unsere Tochter erhielt in der Schulzeit mutmaßlich 4 mal wöchentlich in der Schule ihr persönliches Essen. Nach der Probeversorgungszeit jedoch brach der Kontakt zum Caterer trotz vielfacher Kontaktversuche jä ab (16.09.2015 / Wechsel des Personals?)!

Das Problem: Trotz mehrmaliger Aufforderungen an unsere Kontaktpersonen per Email , einen Vertrag und monatliche Rechnungen zu erstellen, ist der Dienstleister dieser Forderung bis Anfang November 2016 (!) nicht nachgekommen.
Erst am 07.11.2016 – ca. 15 Monate nach Beginn der Probe-Essenslieferung, sendete der Caterer eine email mit folgender Forderungen an uns:
1. einen Vertrag für die Versorgung zu unterzeichnen ab August 2015, und zusätzlich für die Reinigung des Geschirrs von 0,80 Euro pro Essen (wurde vorher nie erwähnt), und
2. die Aufforderung an uns, nachzuweisen, wann unsere Tochter seit August 2015 Essen erhalten hat. Wir sollen alle Tage, an denen kein Essen bestellt oder abgemeldet wurde (z.B. Kranktage, Exkursionen, Hitzefrei , Klassenausflüge, Termine Stoffwechselambulanz etc. ) auflisten. Ansonsten stelle man uns alle Schultage seit August 2015 in Rechnung.

Wir finden dieses Vorgehen vollkommen unangebracht. Wir sehen uns nicht in der Lage, alle Essen der letzten 15 Monate aufzulisten oder auszuschließen. Die Datenerhebung hierzu sehen wir in der Pflicht des Anbieters. (üblich ist eine Chipkarte zur Erfassung – diese wurde jedoch nicht ausgehändigt oder erwägt, dies zu tun – auch nicht auf unsere damilige Nachfrage).
Weiterhin hat der Caterer offensichtlich selber keinerlei Informationen und/oder Daten aus denen hervorgeht, wann in den letzten 15 Monaten eine Essenslieferung an unsere Tochter erfolgt ist.

Fragen:
1. Ist dieses Vorgehen des Caterers angebracht und gerechtfertigt? Im Speziellen:
 Müssen wir einen schriftlicher Vertrag akzeptieren, der 15 Monaten zurückdatiert werden soll ?
 Sind wir als Eltern verpflichtet, die Daten der Tage mit Essensversorgung nachzuweisen? Wir haben über die tatsächliche Ausgabe des Essens keinerlei Kontrolle, denn wir sind nicht dabei! Eine Chipkarte, die diese Daten erheben würde, wurde vom Caterer abgelehnt (siehe email vom 16.09.2015)
 Muss ich eine spätere Rechnung akzeptieren, die nicht auf harten Fakten beruht (genaue personengebundene Essensabrechnung des Anbieters)?
 Im jetzt vorgelegten Vertrag sind kostenpflichtige Elemente vorhanden, von den wir bis jetzt nichts wußten. (Dienstleistung Spülen Geschirr 0,80E/Tag). Auch diese sollen 15 Monate rückwirkend erhoben werden.

2. Welches Vorgehen ist alternativ angemessen. Wir sind sehr froh, dass wir das Essen für unser Kind erhalten. Wir wollen uns auch keine Leistungen erschleichen. Offensichtlich wurde ja Essen extra für unsere Tochter zubereitet! Wie könnte ein Kompromiss aussehen?


ANHANG: Kontaktdaten zum Caterer/Versorger

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