Einmalige Rechnungsnummern
Beantwortet von Steuerberaterin und Rechtsanwältin Ira von Cölln in unter 2 Stunden
Fragestellung
Sehr geehrte Damen und Herren,
kann ich die Rechnungsnummern so ausstellen: 0001, 0002, 0003 usw. und wenn das Jahr rum ist, wieder mit 0001 anfangen (ohne Angaben 0001-16 bzw. 0001-17)?
Die Rechnungen werden nach dem erfüllten Auftrag ausgestellt, in der Regel innerhalb eines Monats bezahlt und im nächsten Monat beim Finanzamt eingereicht und bearbeitet. Es kommt also nicht zu Überschneidungen und alles ist sauber abgespeichert und dokumentiert.
Meine E-Mail Adresse: I.@adria-sprachenservice.de
Vielen Dank im Voraus
I. I.
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Antwort von Steuerberaterin und Rechtsanwältin Ira von Cölln
Sehr geehrte Ratsuchende,
Ihre Anfrage und weitere Erläuterung möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen wie folgt beantworten:
Nach dem Umsatzsteuergesetz muss eine Rechnung folgendes enthalten:
§ 14 USTG: "Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)."
Nach diesen Regeln glauben viele Leute nach wie vor, dass Rechnungsnummern mit einer durchgängigen Zahlenfolge gemäß dem Muster Nr. 1, Nr. 2, Nr. 3 erstellt werden müssen.
Doch das stimmt so nicht:
• Rechnungsnummern müssen nicht aufeinander folgend, aber einmalig sein. Jede Rechnungsnummer darf also nur ein einziges Mal vergeben werden und muss eindeutig zugeordnet werden können.
Beispiel: Man hat eine Rechnung mit der Nummer RE-0001 erstellt. Die nächste darauffolgende Rechnung muss nicht unbedingt RE-0002 heißen, sondern kann beispielsweise RE-0009 sein.
• Rechnungen können jedes Jahr von Neuem bei 1 anfangen. Solange die Jahre/Monate durchnummeriert werden.!!!!
Beispiel: Eine Rechnung aus dem Jahr 2012 (RE-2012-0001) ist eindeutig von einer Rechnung aus dem Jahr 2013 (RE-2013-0001) zu unterscheiden.
• Rechnungsnummern müssen NICHT reine Nummern sein. Es ist zulässig, beliebige Buchstaben- und Zahlenkombinationen zu verwenden (Abschnitt 185 Abs. 10 USt.-Recht). Die Rechnungsnummern sollten dennoch einer Form entsprechen, die für Sie selber Sinn macht und die Sie konsistent fortführen können.
Beispiel für mögliche Nummern:
RE-0002 (kritisch, da ohne eine Datumsangabe die Rechnungsnummern nicht eindeutig ist)
RE-2013-SEP-10-0002
10.09.2013.0002
RE-WEBPAGE-SEP-2013-0002
• Bei der Erstellung einer Rechnungsnummer spielt die Länge keine Rolle. Aber wer mag schon lange Nummern?
3. Bei Rechnungen auf Vollständigkeit und Korrektheit achten
Eine unvollständige oder inkorrekte Rechnung müssen Empfänger nicht bezahlen. Darunter fällt auch die korrekte Angabe der Rechnungsnummer. Kunden haben das Recht, dass an sie gerichtete Rechnungen sämtliche Angaben nach § 14 (4) enthalten. Achten Sie deswegen auf die Korrektheit und Vollständigkeit Ihrer Rechnungen! Umgekehrt bedeutet dies auch, dass die Rechnungen von den von Ihnen in Anspruch genommenen Lieferanten und Dienstleistern diesen Vorschriften entsprechen sollten!
Eine fortlaufende Nummerieung reicht also nicht, wenn Sie immer wieder mit 1 anfangen. 2017-1 wäre ok.
Falls Sie im letzten Jahr so abgerechnet haben, würde ich jetzt die Rechnungen nicht korrigieren, sondern in 2017 mit ordnungsgemäßen Rechnungen beginnen. Das Finanzamt stört sich nicht, wenn im Erstjahr die Rechnungen so vergeben wurden, dann kann man sie ja von 2017 abgrenzen.
Ich weise in jeder Beatnwortung daraufhin, dass das Zurückhalten relevanter Informationen die rechtliche Beurteilung radikal verändern kann. Diese Beurteilung ist lediglich eine erste rechtliche Orientierung.
Mit freundlichen Grüßen
RA StB Ira von Cölln, LL.M.
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