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Sehr geehrter Ratsuchender,

die steuerliche Abzugsfähigkeit für eine Bürogemeinschaft ist davon abhängig, für welche Zwecke die Mitglieder der Bürogemeinschaft das Büro nutzen. In einem Vertrag über die Bürogemeinschaft (u.a. https://www.iww.de/wvv/archiv/zwei-agenturen-unter-einem-dach-die-gruendung-einer-buerogemeinschaft-f7936) sollte alles wesentliche festgehalten werden. So Z.B. die Aufteilungsschlüssel der gemeinsam getragenen Kosten. Dies kann auch genutzt werden, um zu dokumentieren auf welcher Grundlage die Aufteilungsschlüssel bestimmt worden sind (u.a. Nutzungszeiten).

Die Aufwendungen werden einem Mitglied der Bürogemeinschaft berechnet. Anschließend müssen die Kosten aufgrund der festgelegten Umlageschlüssel weiterbelastet werden. Diese Umlage kann ohne Umsatzsteuer erfolgen, solange die Umsätze vom weiterberechnenden Mitglied einschließlich der Umlagen an die anderen Mitglieder unter 17.500 € im Kalenderjahr liegen. Sollte dieser Betrag darüber liegen müsste geprüft werden inwiefern einzelne Kosten umsatzsteuerpflichtig sind. So ist z.B. die Nutzungsüberlassung an einer Immobilie grundsätzlich umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG). Auf diese Steuerbefreiung kann jedoch im Mietvertrag mit dem Vermieter verzichtet werden. Diejenigen Kosten, die übliche Nebenkosten der Vermietung darstellen, können dann genauso behandelt werden. 

Die so jedem Mitglied zugeordneten Aufwendungen können steuerlich (bei natürlichen Personen Einkommensteuer) abzugsfähig sein. Dies setzt voraus, dass die Verwendung der Büroräume, bezogen auf das einzelne Mitglied, zur Erzielung von steuerpflichtigen Einkünften erfolgt. Eine Ausnahme hierzu wäre die Erzielung von Einkünften aus Kapitalvermögen (§ 20 EStG). Hier ist ein individueller Werbungskostenabzug seit Einführung der Abgeltungssteuer ausgeschlossen.

Bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) wird in der Regel der steuerliche Abzug von Aufwendungen für ein Büro nur bei wesentlichem Immobilienbestand zugelassen. Denn nur dann kann die tatsächliche zeitliche Nutzung des Büros in einem angemessenem Verhältnis zur gezahlten Miete stehen. Wenn die tatsächliche Nutzung jedoch dokumentiert wird und vom Mitglied die Zwecke der Nutzung festgehalten wird, kann ich mir auch bei der Verwaltung nur von wenigen Eigentumswohnungen einen steuerlichen Abzug vorstellen, weil dann eine direkte Zuordnung der Aufwendungen zur Nutzung zum Zwecke der Erzielung von steuerpflichtigen Einnahmen nachweisbar ist.

Jedoch begrenzt § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG den steuerlichen Abzug von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient (>BFH-Urteile vom 19. September 2002 - VI R 70/01 -, BStBl II 2003 S. 139 und vom 16. Oktober 2002 - XI R 89/00 -, BStBl II 2003 S. 185). Dies betrifft nicht nur die Wohnräume, sondern ebenso Zubehörräume (>BFH-Urteile vom 26. Februar 2003 - VI R 130/01 -, BStBl II 2004 S. 74 und vom 19. September 2002 - VI R 70/01 -, BStBl II 2003 S. 139). So kann auch ein Raum z. B. im Keller (>BFH-Urteil vom 11. November 2014 - VIII R 3/12 -, BStBl II 2015 S. 382) oder unter dem Dach (Mansarde) des Wohnhauses, in dem der Steuerpflichtige seine Wohnung hat, ein häusliches Arbeitszimmer sein, wenn die Räumlichkeiten aufgrund der unmittelbaren Nähe mit den privaten Wohnräumen des Steuerpflichtigen als gemeinsame Wohneinheit verbunden sind. 

Dagegen kann es sich bei einem im Keller oder Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses befindlichen Raum, der nicht zur Privatwohnung des Steuerpflichtigen gehört, sondern zusätzlich angemietet wurde, um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handeln (>BFH-Urteile vom 26. Februar 2003 - VI R 160/99 -, BStBl II S. 515 und vom 18. August 2005 - VI R 39/04 -, BStBl II 2006 S. 428). Maßgebend ist, ob eine innere häusliche Verbindung des Arbeitszimmers mit der privaten Lebenssphäre des Steuerpflichtigen besteht. 

Nicht unter die Abzugsbeschränkung des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b EStG fallen Räume, die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen (z. B. Betriebsräume, Lagerräume, Ausstellungsräume), selbst wenn diese ihrer Lage nach mit dem Wohnraum des Steuerpflichtigen verbunden und so in dessen häusliche Sphäre eingebunden sind (>BFH-Urteile vom 28. August 2003 - IV R 53/01 -, BStBl II 2004 S. 55 und vom 26. März 2009 - VI R 15/07 - BStBl II S. 598). 

Diese o.a. Auffassung der Finanzverwaltung unterstreicht das wesentliche Kriterium, dass nur dann der Abzug der Aufwendungen für ein Büro / Arbeitszimmer eingeschränkt ist, wenn die Räumlichkeiten in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen (bzw. des Mitgliedes der Bürogemeinschaft) eingebunden sind. Dies ist bei einer gesonderten Anmietung von Büroräumen, die sich nicht an derselben Adresse wie die entsprechenden Wohnräume des Mitglieds befinden, ausgeschlossen. 

Folglich ist der Abzug der Kosten für die gemeinschaftlichen Büroräume lediglich davon abhängig, wie deren Nutzung erfolgt. Die Nutzung muss durch die Erzielung von steuerpflichtigen Einnahmen veranlasst sein. Bei nur geringen tatsächlichen Nutzungsanteilen sollte durch Dokumentation der Zeitanteile sowie des Nutzungszwecks Sorge getragen werden, dass der notwendige Veranlassungszusammenhang der Aufwendungen ersichtlich ist.

Der Gegenstandswert für den Antrag auf Verbindliche Auskunft beim Finanzamt, richtet sich nach dem Wert des Interesses. Dieses liegt in der Minderung der Steuerbelastung durch die Erreichung der Abzugsfähigkeit der Bürokosten. Dieser Wert beläuft sich bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 40 % auf 4.272 € (10.680,00 € x 40 %)  für die gesamten Kosten. Dieser reduziert sich jedoch in Abhängigkeit der vereinbarten Nutzungsanteile durch die einzelnen Mitglieder der Bürogemeinschaft.

Gemäß § 89 Abs. 5 AO beträgt die Gebühr 0 €, wenn der Gegenstandswert geringer als 10.000 € ist. Dies trifft hier zu. Im Antrag auf verbindliche Auskunft müssten zur verbindlichen Bestätigung der steuerlichen Abzugsfähigkeit die einzelnen Zwecke der Nutzung der Büroräume offengelegt werden. Die beabsichtigten vertraglichen Regelungen müssen genauso dargestellt werden (Vertrag über die Bürogemeinschaft - ggf. Entwurf). Diese sehr formelle Darstellung ist erforderlich, dass die Finanzverwaltung den / die Sachverhalte verbindlich beurteilen kann. Hierbei ist auch die eigene steuerliche Beurteilung zu begründen. Dies kann vorliegend erst dann abschließend erfolgen, wenn die jeweilige Nutzung (+ Umfang/ggf. Dokumentation) wie auch die damit zusammenhängende Einkünfteerzielung dargelegt wird.

Ich hoffe, dass ich Ihnen mit diesen Ausführungen weiterhelfen konnte. Für weitere Rückfragen stehe ich Ihnen gerne per Kommentarfunktion zur Verfügung. Über eine positive Bewertung würde ich mich sehr freuen.

Mit freundlichen Grüßen,

Björn Balluff