Aufwandsspenden f. gefahrene Kilometer
Beantwortet von Steuerberaterin und Rechtsanwältin Ira von Cölln
Fragestellung
Wir sind ein ehrenamtlich/gemeinnütziger Verein ihm Rettungshundewesen. Da wir hierzu sehr häufig und z.T. weit mit Privat-KFZ zu Übungsgebieten fahren, prüfen wir, wie wir den Mitgliedern finanzielle Erleichterungern verschaffen können.
Ein Vereinsmitglied (selbst Steuerberater) kam auf mich zu mit folgendem Vorschlag, um Mitgliedern die Fahrtkosten zu Übungen als Spenden anzuerkennen:
Wir sollten in die Satzung einen Passus aufnehmen im Sinne von „Der Verein kann Mitgliedern Kosten für Auslagen erstatten Auslagen, die im Sinne des Vereinszweckes erfolgen, soweit es ihm finanziell möglich ist.“
Seiner Auffassung nach könnte man auf dieser Basis Mitgliedern Spendenquittungen für einen Verzicht auf entsprechende Erstattungen ausstellen (vor allem gefahrene Kilometer zu Übungen/Einsätzen etc. ) und trotzdem das Vereinsvermögen ausreichend vor zu hohen Ansprüchen der Mitglieder absichern. In seinem vorherigen Verein hätten sie das genauso gemacht.
Meiner Ansicht nach ergibt sich aus der „Kann“ Regelung kein ausreichender klarer Anspruch, auf dem ich begründet eine Spendenquittung ausstellen kann.
Ich könnte mir höchstens vorstellen, dass es auf folgendem Weg geht:
Kassenbestand des Vereins 2.000€
1. Formulierung etwa wie oben in die Satzung
2. Mitglied A beantragt auf dieser Basis die Erstattung (Auszahlung!) der gefahrenen KM in Höhe von 1.500€
3. Vorstand prüft ob sachlich gerechtfertigt und ob Auszahlung zu diesem Zeit für den Verein möglich wäre (Ergebnis > ja)
4. Vorstand beschließt Auszahlung (dokumentiert in VS Protokoll >> Damit ist der „Anspruch“ gegeben)
5. Mitglied A verzichtet auf Auszahlung und bekommt eine entsprechende Spendenquittung
6. Mitglied B beantragt Erstattung in Höhe von 1500€……
Auf diese Weise könnte jeder einzelne Anspruch einzeln bestätigt / verzichtet werden und somit auch die steuerrechtlichen Anforderungen an eine Ausstellung der Spendenquittung erfüllen.
Fragen, die sich mit aber stellen sind: ist könnte sowas vom Finanzamt beanstandet werden, weil ja
a) Keine Gleichbehandlung gegeben sein kann (Falls Mitglied A nicht verzichtet, hätte Mitglieder B keine Chance mehr auf Auszahlung)
b) In Summe trotz eine Vereinsvermögens von nur 2000€ deutlich höhere Spendenquittungen ausgestellt wird
Wie sehen Sie den Vorschlag unseres Mitglieds bzw. meine Einschätzung?
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Antwort von Steuerberaterin und Rechtsanwältin Ira von Cölln
Sehr geehrter Ratsuchender,
Ihre Anfrage und weitere Erläuterung möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen wie folgt beantworten:
Ihr Steuerberater hat Recht und es ist möglich Spenden auszustellen. Die Finanzverwaltung stellt jedoch an „Aufwandsspenden“ strenge Bedingungen und prüft diese auch intensiv.
Bei einer Aufwandspende wird nicht eine erbrachte Leistung oder Aufwendung, sondern der Erstattungsanspruch dafür gegeben. Es handelt sich also um eine Geldspende. Die Besonderheit dabei ist, dass keine Zahlung (Rückspende des erstatteten Betrags) erfolgt, sondern schon der Verzicht auf die Erstattung als Spende behandelt wird.
Um Aufwandsverzicht oder Nutzungen und Leistungen als Spenden behandeln zu können, muss der „Spender“ einen Ersatzanspruch gehabt haben. Untersucht werden müssen deshalb drei Fälle:
• 1. Unentgeltliche Nutzungen und Leistungen.
• 2. Der Verzicht auf die Erstattung übernommener Aufwendungen.
• 3. Der Verzicht auf vereinbarte Entgelte für Leistungen.
Ihr Fall ist der Fall 2, der Verzicht auf die Erstattung übernommener Aufwendungen.
Maßgeblich ist, dass der Erstattungsanspruch in der Satzung oder vertraglich festgehalten ist.
§ 10b Absatz 3 Satz 4 EStG:
„Aufwendungen zugunsten einer Körperschaft, die zum Empfang steuerlich abziehbarer Zuwendungen berechtigt ist, können nur abgezogen werden, wenn ein Anspruch auf die Erstattung der Aufwendungen durch Vertrag oder Satzung eingeräumt und auf die Erstattung verzichtet worden ist.“
Die Kann-Regelung wäre ausreichend.
Das von Ihnen vorgeschlagene Modell ist meines Erachtens zu aufwändig und nicht erforderlich. Da Sie vertraglich verpflichtet sein müssten, jedem diese Aufwandsentschädigung zu zahlen, müssen Sie im Rahmen des Gleichbehandlungsgrundsatzes prüfen, ob Sie das leisten können. Wenn nicht, dann sollten Sie die Aufwandsentschädigungen auf einen Maximalanspruch pro Mitglied begrenzen. Damit sind die Schwierigkeiten für die Finanzverwaltung abgeschafft.
Also zusammengefasst:
Fahrtkosten sind dafür ideal. 0.30 Cent pro Entfernungskilometer sind angemessen.
• Es muss ein Rechtsanspruch auf Zahlung der Vergütung bestehen (in Satzung bereits wie oben angemerkt)
• Die Höhe der vereinbarten Vergütung muss angemessen sein.
• Der Vergütungsanspruch muss ernsthaft eingeräumt sein. Es darf kein Vorabverzicht erfolgt sein.
• Der Verein muss wirtschaftlich in der Lage sein, die Vergütung auszuzahlen.
Der Verzicht auf Erstattung muss zeitnah erfolgen.
Der Vorschlag des Mitglieds erscheint mir praktikabler und verstößt nicht gegen Gleichheitsgrundsätze.
Beispiel für eine Satzungsänderung:
Mitglieder - soweit sie vom Vorstand beauftragt wurden - und Vorstandsmitglieder haben einen Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen, die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Verein entstanden sind. Dazu gehören insbesondere Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Porto und Kommunikationskosten.
Der Nachweis erfolgt über entsprechende Einzelbelege und ist spätestens sechs Wochen nach Ende des jeweiligen Kalenderjahres geltend zu machen. Soweit für den Aufwandsersatz steuerliche Pauschalen und steuerfreie Höchstgrenzen bestehen, erfolgt ein Ersatz nur in dieser Höhe.
Für Nachfragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Das Zurückhalten relevanter Informationen kann die rechtliche Beurteilung radikal verändern. Diese Beurteilung ist lediglich eine erste rechtliche Orientierung.
Mit freundlichen Grüßen
RA StB Ira von Cölln, LL.M.
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