Urlaubssperre – wann ist sie erlaubt?

Ratgeber: Urlaubssperre – wann ist sie gesetzlich zulässig?

(Lesezeit ca. 6 Minuten)

Die Urlaubstage stellen für viele Beschäftigte die schönste Zeit im Jahr da. Bei der Urlaubsplanung sind die Wünsche der Beschäftigten von Arbeitgebern*innen zu berücksichtigen. Doch große und unerwartete Aufträge, sowie der Andrang in der Hochsaison, stellen ein häufiges Problem für Arbeitgeber*innen da. Es wird jede*r einzelne*r Mitarbeiter*in gebraucht und um den Betrieb am Laufen zuhalten wird häufig eine Urlaubssperre verhängt. Doch ist eine Urlaubssperre rechtens? Welche gesetzlichen Regelungen gelten für die Urlaubssperre und wie lange darf diese verhängt werden? Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Urlaubssperre ist nur aus dringenden betrieblichen Gründen zulässig.
• Die Gründe der Urlaubssperre müssen genannt werden und müssen nachvollziehbar sein.
• Es gibt keine gesetzlich festgelegte Höchstdauer, aber sie muss verhältnismäßig sein.
• Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte.
• Bereits genehmigter Urlaub kann i.d.R. nicht zurück genommen werden.
• Ein*e Arbeitnehmer*in muss im Urlaub nicht erreichbar sein.
• Eine allgemeine Urlaubssperre besteht während der Probezeit nicht.
• Es ist möglich, Urlaub auch während einer Wiedereingliederung zu nehmen

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Urlaubssperre?
2. Wann sind Urlaubssperren erlaubt?
3. Welche dringenden betrieblichen Belange gibt es?
4. Wie muss die Urlaubssperre von der*dem Arbeitgeber*in benannt werden?
5. Wie lange dürfen Urlaubsverbote verhängt werden und zu welchem Zeitpunkt?
6. Ist der Betriebsrat bei Urlaubssperren zu informieren?
7. Muss eine Urlaubssperre schriftlich erfolgen?
8. Was gilt für den Urlaub der schon genehmigt wurde?
9. Was passiert wenn ein*e Arbeitnehmer*in bereits angetretenen Urlaub abbricht?
10. Was passiert mit den Urlaubstagen, wenn Beschäftigte Urlaub abbrechen?
11. Was passiert, wenn Arbeitnehmer*innen sich selbst beurlauben?
12. Besteht in der Probezeit eine allgemeine Urlaubssperre?
13. Kann man Urlaub während einer Wiedereingliederung nehmen?
14. Was gilt für Urlaubssperren im öffentlichen Dienst?
15. Fazit: Kostenlose anwaltliche Ersteinschätzung

Was ist eine Urlaubssperre?

Die gesetzliche Grundlage für den jährlichen Urlaubsanspruch ergibt sich aus dem Bundesurlaubsgesetz und beträgt bei sechs Werktagen mindestens 24 Urlaubstage. Dabei ist es grundsätzlich der beschäftigten Person überlassen, in welchem Zeitraum der Urlaub beansprucht wird.

Jedoch ist es möglich, dass Arbeitgeber*innen ein Urlaubsverbot für einen bestimmten Zeitraum verhängen. Die sogenannte Urlaubssperre verhindert also, dass der *die Arbeitnehmer*in in diesem bestimmten Zeitraum seinen*ihren Urlaub beanspruchen kann.

Wann sind Urlaubssperren erlaubt?

Solche Urlaubssperren sind jedoch nur aus „dringenden betrieblichen Gründen“ erlaubt. Dies ergibt sich aus § 7 BUrlG.

Das bedeutet, dass aufgrund eines dringenden betrieblichen Grundes, die Anwesenheit des*der Arbeitnehmer*in dringend erforderlich sein muss. Die beschäftigte Person darf also nicht durch andere Arbeitnehmer*innen zu ersetzen sein. Auch die Krankheit eine*r Arbeitnehmer*in berechtigt den*die Arbeitgeber nicht, den Urlaub zu verweigern, da die Krankheitstage nicht vom Urlaub abzuziehen sind.

Welche dringenden betrieblichen Belange gibt es?

Typische Beispiele sind

• Saisonandrang (z.B. Einzelhandel in der Vorweihnachtszeit)
• Personalmangel (z.B Teilung des Arbeitsplatzes mit anderer Teilzeitkraft)
• Spezielles Fachwissen eines*er Arbeitnehmer*in (z.B. IT-Sicherheitsexperte mit Adminstrator-Codes)
• Drohende Insolvenz (z.B. Existenz hängt von Erfüllung des Auftrags ab)
• Einhalten von wichtigen Deadlines (z.B. Bei Nichteinhaltung Drohung von hohen Vertragsstrafen)
• Große und unerwartete Aufträge

Diese Auflistung ist nicht abschließend. Ist gibt weitere Fälle, in denen im Einzelfall eine Urlaubssperre möglich ist.

Wie muss die Urlaubssperre vom dem*der Arbeitgeber*in benannt werden?

Der Grund der Urlaubssperre muss unbedingt genannt werden. Er muss nachvollziehbar und transparent sein. Ein bloßer Hinweis reicht nicht, sondern es bedarf einer besonderen Begründung. In dieser Begründung müssen die konkreten Aufträge, der kalkulierte Personalaufwand und die Begründung warum gerade die Anwesenheit dieses*r Arbeitnehmer*in erforderlich ist, angegeben werden.

Im Zweifel sollte man die Formulierungen anwaltlich prüfen lassen, da kleine Fehler zu einer Unwirksamkeit der Urlaubssperre führen können und einzelne Formulierungsfehler immer wieder Gegenstand arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen sind.

Wie lange dürfen Urlaubsverbote verhängt werden und zu welchem Zeitpunkt?

Gesetzlich ist keine maximale Dauer vorgeschrieben. Allerdings muss der dringende betriebliche Grund die Dauer der Urlaubssperre rechtfertigen. Endet der dringende betriebliche Grund, muss auch die solang angeordnete Urlaubssperre enden. Je nach Branche und Art des Betriebs kann die Sperre zwischen Wochen und Monaten variieren. Üblich sind ein bis zwei Wochen. In speziellen Branchen ist es üblich und auch bekannt über bestimmte Zeiträume Urlaubssperren zu verhängen.

Zum Beispiel haben Wirtschaftsprüfer regelmäßig Urlaubssperren zur Zeit des Jahresabschlusses oder auch der Einzelhandel in der Vorweihnachtszeit. In gewissen Saisonbetrieben kann die Urlaubssperre in der Hochsaison auch mehrere Monate betragen. Zu beachten ist jedoch das Verhältnismäßigkeitsprinzip, wonach Urlaubssperren nicht unbegrenzt oder für den überwiegenden Teil eines Jahres verhängt werden dürfen. Im Zweifel kann ein Anwalt die Zulässigkeit der Urlaubssperre prüfen, über die Rechtslage informieren und unterstützen.

Ist der Betriebsrat bei Urlaubssperren zu informieren?

Existiert in dem Unternehmen ein Betriebsrat, ist dieser zunächst zu informieren und anzuhören. Der Betriebsrat hat bei der Festlegung der Urlaubssperre darüber hinaus ein Mitbestimmungsrecht gem. § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG.

Muss eine Urlaubssperre schriftlich erfolgen?

Gegenüber den Arbeitnehmern*innen reicht eine mündliche Mitteilung. Aufgrund der Nachweisbarkeit ist jedoch eine schriftliche, rechtssicher formulierte Mitteilung zu empfehlen.

Was gilt für den Urlaub der schon genehmigt wurde?

Für schon genehmigten Urlaub gilt, dass dieser i.d.R. nicht zurückgenommen werden kann. Dies gilt auch bei kurzfristigen Urlaubssperren. Die Ausnahme stellen absolute Notfälle. Also Notfälle, in denen sich der Betrieb sonst nicht aufrecht erhalten würde. Reine Personalengpässe fallen gerade nicht darunter. Falls sich der genehmigte Urlaub doch widerrufen lässt, sind die Kosten von dem*der Arbeitgeber*in zu erstatten (z.B. Stornogebühren für Flüge oder Hotels).

Was passiert wenn ein*e Arbeitnehmer*in bereits angetretenen Urlaub abbricht?

Grundsätzlich gilt das der*die Arbeitnehmer im Urlaub nicht zu erreichen sein muss. Der Urlaub dient der Erholung und der*die Arbeitnehmer*in hat ein Recht auf Ruhe. Der*die Arbeitnehmer*in muss also nicht per SMS, Telefon oder E-Mail zu erreichen sein und auch nicht darauf reagieren.

Nichtsdestotrotz kann der*die Arbeitnehmer auf freiwilliger Basis zurückkehren. In diesem Fall, hat der*die Arbeitgeber*in die Reisekosten und anfallende Stornogebühren zu ersetzen.

Was passiert mit den Urlaubstagen, wenn Beschäftigte Urlaub abbrechen?

Die Urlaubstage gehen in solchen Fällen nicht verloren, sondern können im laufenden Jahr weiter beansprucht werden oder falls dies nicht mehr möglich ist, auf das nächste Jahr übertragen werden. Zu beachten ist, dass der Urlaub erneut beantragt werden muss. Bei einer Übertragung auf das nächste Jahr, muss dieser anschließend innerhalb der ersten drei Monate des neues Jahres gewährt und genommen werden.

Was passiert, wenn Arbeitnehmer*innen sich selbst beurlauben?

Davon ist dringend abzuraten. Dadurch verletzen Beschäftigte ihre arbeitsvertragliche Hauptpflichten. Der*die Arbeitnehmer*in kann dadurch abgemahnt und in manchen Fällen sogar direkt, fristlos gekündigt werden.

Abmahnung oder Kündigung des Arbeitsvertrags erhalten? Hier erhalten Sie eine kostenlose anwaltliche Ersteinschätzung.

Falls die Urlaubssperre unbegründet sein sollte, sollte zuerst das Gespräch mit dem*der Arbeitgeber*in gesucht werden. Weigert sich der*die Arbeitgeber*in weiterhin den Urlaub zu bewilligen, ist es möglich eine Klage auf Bewilligung des Urlaubs zu erheben.

Besteht in der Probezeit eine allgemeine Urlaubssperre?

Wie oftmals irrtümlich angenommen, besteht während der Probezeit keine allgemeine Urlaubssperre. Auch wenn der volle Urlaubsanspruch erst ab dem 6. Monat beginnt, besteht ein Teilurlaubsanspruch ab dem 1. Monat seit Beschäftigungsbeginn. Dies wird aus § 4 BUrlG abgeleitet. Es besteht also jeden Monat 1/12 des Jahresurlaubsanspruches.

Betrieblich verordnete Urlaubssperren gelten aber selbstverständlich auch für Beschäftigte, die sich in der Probezeit befinden.

Kann man Urlaub während einer Wiedereingliederung nehmen?

Eine Wiedereingliederung oder auch betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) genannt, findet statt, wenn der*die Arbeitnehmer*in innerhalb der letzten sechs Monate länger als sechs Wochen krank war. Eine solche Wiedereingliederung hat den Sinn und Zweck den*die Arbeitnehmer*in wieder stufenweise an den Job zurückzuführen und ihn*sie schrittweise wieder ins Arbeitsleben zu führen. Deshalb ist Urlaub während der Wiedereingliederung wenig sinnvoll und nicht vorgesehen.

Aber wenn der Urlaub die Rückführung nicht beeinträchtigt oder gefährdet, können Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber*in gemeinsam die Wiedereingliederung unterbrechen. Es ist also möglich auch während einer Wiedereingliederung Urlaub zu nehmen.

Was gilt für Urlaubssperren im öffentlichen Dienst?

Für Beschäftige mit einem TVöD gelten grundsätzlich keine Besonderheiten, es sei denn, es sind Abweichungen in dem TVöD geregelt.

Fazit: Kostenlose anwaltliche Ersteinschätzung

Urlaubssperren können für Arbeitnehmer*innen sehr ungünstig und unpassend zukommen. Jedoch dienen sie im Interesse des*der Arbeitgebers*in den betrieblichen Ablauf aufrecht zu erhalten. Ihnen liegen strenge Anforderungen zu Grunde und können bei Nichterfüllung zu unrecht verhängt worden sein. Um zu prüfen, ob eine Urlaubssperre rechtens ist, empfiehlt es sich einen erfahrenen Fachanwalt für Arbeitsrecht zu kontaktieren.

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