Abmahnung Arbeitsrecht schreiben

Ratgeber: Arbeitsrechtliche Abmahnung - ein vielseitiges Instrument!

(Lesezeit ca. 6 Minuten)

Das Wichtigste in Kürze

• Die arbeitsrechtliche Abmahnung ist ein wichtiges Instrument des Arbeitgebers, um seinen Arbeitnehmer vor gravierenden Konsequenzen bei wiederholten Fehltritten zu warnen.
• Zwar gibt es keine starren Fristen zur Abmahnung, allerdings sollte auch nicht zu schnell abgemahnt werden, um weitergehende Rechte nicht zu verlieren.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine arbeitsrechtliche Abmahnung und wofür brauche ich sie?
2. Welche Voraussetzungen hat eine Abmahnung?
3. Gibt es für mich als Arbeitgeber Fristen für eine Abmahnung?
4. Was beinhaltet eine sichere Abmahnung?
5. Welche Möglichkeiten hat der Arbeitnehmer, sich gegen die Abmahnung zu wehren?
6. Warum sollte ich eine Abmahnung nicht selbst verfassen?

1. Was ist eine arbeitsrechtliche Abmahnung?

Die arbeitsrechtliche Abmahnung (in Abgrenzung zur urheberrechtlichen Abmahnung, welche hier behandelt wird) ist das wichtigste Mittel des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer zu ermahnen. Allerdings ist die Abmahnung gleichzeitig auch das gravierendste Mittel, welches der Arbeitgeber zur Ermahnung einsetzen kann. Die Abmahnung ist insbesondere von der einfachen Ermahnung abzugrenzen - welche im Vergleich das mildere Mittel darstellt. 

Der Ermahnung fehlt es an der klassischen "Warnfunktion", welche die Abmahnung mit sich bringt. Insofern fehlt es der Ermahnung an der Androhung von arbeitsrechtlichen Folgen (insbesondere der Kündigung). Der Unterschied besteht also gerade nicht darin, dass die Ermahnung meist mündlich und die Abmahnung prinzipiell immer schriftlich erfolgt. Im Gegenteil: Auch eine Abmahnung kann mündlich erfolgen, genauso wie eine Ermahnung schriftlich erfolgen kann. Sie unterscheiden sich maßgeblich in der Funktionsweise. 

Die Abmahnung bezweckt vor allem die Warnung an den Arbeitnehmer, dass dieser sein Verhalten ändern muss - sonst droht ihm die Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Dies wird rechtlich als "Warnfunktion" umschrieben. Daneben erfüllt die Abmahnung noch zwei weitere wichtige Funktionen: Zum einen eine "Dokumentationsfunktion", auch umschrieben als "Beweisfunktion". Das bedeutet, dass die Abmahnung als (häufig) eine der Kündigung vorhergehende Voraussetzung auch als Beweis dienen kann. Der Arbeitnehmer wurde gemahnt, sein Verhalten zu ändern - daher ist es auch ratsam, eine Abmahnung schriftlich erfolgen zu lassen. Andernfalls könnte der Beweiszweck sich schwierig gestalten. Des Weiteren hat die Abmahnung auch eine "Hinweisfunktion". Mittels der Hinweisfunktion soll dem Arbeitnehmer aufgezeigt werden, dass ein ganz bestimmtes Verhalten seinerseits vom Arbeitgeber als Verletzung seiner vertraglichen Pflichten angesehen wird. 

Die rechtliche Grundlage für Abmahnungen findet sich in § 314 Abs. 2 Satz 1 BGB. Die einzelnen Anforderungen an die Kündigung sind allerdings dort nicht niedergelegt. Wie so vieles im Arbeitsrecht, ist auch dieses nicht durch Gesetz festgelegt worden, sondern durch höchstrichterliche Rechtsprechung. 

Zusammengefasst: Die Ermahnung zeigt dem Arbeitnehmer ein Fehlverhalten auf, ohne die Kündigung anzudrohen - ihr mangelt es an der wichtigen Warnfunktion. Die Abmahnung hingegen ist eine (meist) schriftliche Mahnung an den Arbeitnehmer, dass ihm bei wiederholten Fehlverhalten die Kündigung droht. 

2. Welche Voraussetzungen hat eine Abmahnung?

Die Abmahnung im Arbeitsrecht hat mehrere wichtige Voraussetzungen. Die wohl wichtigste und häufig vergessene ist, dass eine Abmahnung nur Wirkung für Umstände hat, die auf dem Verhalten des Arbeitnehmers beruhen. Diese Abgrenzung ist häufig schwierig, wenn doch essentiell. Klare Fälle und entsprechende Schulbeispiele sind das häufige Zu-Spät-Kommen oder das mehrfache Nichteinhalten von Pausenzeiten oder Abgabefristen - kurz: Verhaltensbedingte Pflichtverletzungen. Diese Art der Einteilung findet ihren Ursprung im Kündigungsschutzgesetz (kurz: KSchG). Findet dieses Anwendung, so sind (ordentliche) Kündigungen nur bei sozialer Rechtfertigung möglich - und die soziale Rechtfertigung findet sich in personenbedingten, verhaltensbedingten oder betriebsbedingten Gründen. 

Für verhaltensbedingte Kündigungen ist die Abmahnung in den allermeisten Fällen eine Grundvoraussetzung. Die wenigen Ausnahmen betreffen Fehlverhalten, welches so gravierend ist, dass das Vertrauensverhältnis nachhaltig zerstört ist und das Warten auf Besserung dem Arbeitgeber nicht zuzumuten ist. 

Im Einzelnen muss die Abmahnung nun folgende Anforderungen erfüllen:

• Das Fehlverhalten des Arbeitnehmers muss konkret benannt sein. Beispiel: "Am Mittwoch, den 23.08.2017, sind Sie um 9:43 Uhr zur Arbeit erschienen. Ihre Arbeitszeit beginnt laut Arbeitsvertrag um 9:00 Uhr. Damit haben Sie Ihre Arbeit ohne einen entschuldbaren Grund mit 43 Minuten Verspätung aufgenommen."
• Rüge des Fehlverhaltens: Dem Arbeitnehmer muss klar sein, dass sein Fehlverhalten eine Pflichtverletzung ist. Beispiel: "Diese Verspätung von 43 Minuten verstößt in inakzeptabler Weise gegen § 5 Ihres Arbeitsvertrages." 
• Dringliche Aufforderung, zukünftig die Arbeitspflichten einzuhalten. Beispiel: "Sie sind aufgefordert, in Zukunft Ihre Arbeitszeiten gemäß dem Arbeitsvertrag einzuhalten und pünktlich die Arbeit aufzunehmen."
• Androhung der sonst drohenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Beispiel: "Falls sich dieses Verhalten wiederholt, droht Ihnen die Kündigung."
• Die Abmahnung muss von einer dazu befugten Person ausgesprochen werden. 

Keine Voraussetzung ist die Schriftlichkeit der Abmahnung. Aus Beweisgründen wird aber empfohlen, diese immer schriftlich anzufertigen und sich den Zugang, also die Kenntnisnahme, von dem Arbeitnehmer bestätigen zu lassen. 

3. Gibt es für mich als Arbeitgeber Fristen für eine Abmahnung? 

Hier gilt der typisch juristische Satz: Grundsätzlich nicht. Eine Abmahnung hat keine feste Frist, in der sie ausgesprochen werden muss. Allerdings gibt es gewisse Einschränkungen zu beachten. 

Zum einen sollte die Abmahnung nicht zu schnell ausgesprochen werden. Die Abmahnung beschränkt die weiteren Möglichkeiten des Arbeitgebers, wegen des abgemahnten Ereignisses noch andere arbeitsrechtliche Maßnahmen zu treffen. Hat sich der Arbeitnehmer beispielsweise gravierend vertragswidrig verhalten, sodass schon eine fristlose Kündigung möglich gewesen wäre, der Arbeitgeber aber "nur" eine Abmahnung ausgesprochen, so wäre es unzulässig, sich noch umzuentscheiden und eine Kündigung auszusprechen. Es sollte also ein Verhalten immer tiefgehender evaluiert werden, bevor man sich als Arbeitgeber vorschnell für die eine oder andere Variante entscheidet. 

Zum Anderen sollte bedacht werden, dass auch eine Abmahnung mit der Zeit ihre Wirkung verliert - in zweierlei Hinsicht: Die erste Variante des Wirkungsverlusts betrifft die späte Abmahnung. Hat der Arbeitnehmer sich vertragswidrig verhalten und wurde dieses Verhalten vom Arbeitgeber nicht abgemahnt, so darf sich der Arbeitnehmer darauf verlassen, dass sein konkretes Verhalten zu diesem Zeitpunkt keine Sanktion nach sich ziehen wird. Tritt dieser sogenannte Vertrauenstatbestand ein, wäre eine Abmahnung nicht mehr zulässig. Was genau der Zeitraum ist, bis dieses Vertrauen eintritt, kann pauschal nicht beantwortet werden. Es sei dem Arbeitgeber aber geraten, nicht zu lange zu warten - obwohl für die Abmahnung keine gesetzliche Frist besteht. 

Die zweite Variante betrifft die langfristige Wirkung der Abmahnung. Zwar gibt es auch hier keine starre Frist, in der eine Abmahnung ihre "Warnfunktion" verliert. Liegt das erstmalig abgemahnte Fehlverhalten allerdings mehrere Jahre ohne weiteren Zwischenfall zurück, sollte eine Kündigung wegen eines nun wieder erfolgten, gleichartigen Fehltritts, nicht auf die bereits lang zurückliegende Abmahnung gestützt werden. Auch hier ist eine Einzelfallprüfung vorzunehmen: Einfluss auf die Entscheidung haben verschiedene Faktoren, wie die Schwere des Verstoßes, das zwischenzeitliche Verhalten des Arbeitnehmers, mögliches schützenswertes Vertrauen des Arbeitnehmers auf eine "reparierte" vertragliche Verbindung. 

4. Was beinhaltet eine sichere Abmahnung?

Eine sichere Abmahnung beinhaltet die unter 2. genannten vier Punkte. Der erste dieser Punkte bedarf einer ausführlicheren Beschreibung. 

Das Fehlverhalten des Arbeitnehmers muss so konkret wie möglich beschrieben werden. Eine pauschale Aburteilung (bspw. "Sie sind in letzter Zeit vermehrt zu spät gekommen.") wäre unzulässig. Der Arbeitnehmer muss erkennen können, welches Verhalten von ihm und aus welchen Gründen es als unzulässig erachtet wird. Ohne eine derartig konkretisierte Beschreibung hat die Abmahnung keinen Bestand und muss aus der Personalakte entfernt und zurückgenommen werden. Es reichen auch keine allgemeinen Hinweise auf die "geltenden Richtlinien" oder den "Vertrag", um den Arbeitnehmer zum angemessenen Verhalten anzuhalten. Eine Spezifikation ist unerlässlich. 

5. Welche Möglichkeiten hat der Arbeitnehmer, sich gegen die Abmahnung zu wehren? 

Der Arbeitnehmer hat folgende Optionen, sich gegen die Abmahnung zu wehren:

• Den Arbeitgeber auffordern, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.
• Sofern anwendbar, die Rechte aus dem Betriebsverfassungsgesetz, spezifisch die Gegendarstellung (§ 83 Abs. 2 BetrVG) und die Beschwerde (§§ 84, 85 BetrVG). 
• Im etwaig folgenden Kündigungsschutzprozess die Rechtmäßigkeit der Abmahnung bestreiten. 
• Gerichtliche Anstrengung (Klage), die Abmahnung aus der Akte zu entfernen. 

6. Warum sollte ich eine Abmahnung nicht selbst verfassen? 

Die vorstehenden Erläuterungen zeigen auf, warum die Verfassung einer Abmahnung zwar augenscheinlich schnell erledigt ist, aber mit erheblichen Komplikationen verbunden sein kann. Sie sollte keinesfalls zu leicht genommen werden - weder in der Erstellung, noch in den entstehenden Konsequenzen. Es empfiehlt sich die Hilfe eines Rechtsanwaltes in Anspruch zu nehmen. Nur dann ist eine rechtssichere Abmahnung gewährleistet, die auch vor Gericht Bestand hat.

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